檔案管理基礎工作與檔案管理現代化

石巖 國家海洋局大連海洋環境監測中心站

檔案是記載人類文明發展、社會重要實踐活動和科研成果的重要文件，檔案有很高的收藏管理價值，是推動社會發展進步的重要動力。而隨著社會的不斷進步，檔案信息也越來越多，這就給檔案管理者帶來了很大的難度。因此，要結合當前信息時代發展的特點，實現檔案的現代化管理，這就需要將先進的信息技術應用到檔案管理，以此來推動檔案事業的發展。而檔案管理工作離不開基礎工作。

1 檔案管理現代化建設的必要性

檔案管理現代化是檔案工作順應時代發展的需要。傳統的檔案管理工作主要是對檔案實體進行人工收集、整理、保管和利用。但隨著科學技術進步以及社會日新月異發展，電子政務和電子商務逐漸流行起來，政務也已采取全面公開的方式，這就對檔案管理工作提出了更高的要求，傳統的檔案管理方法已經無法適應當前社會的發展，因此要加快檔案管理的現代化工作，做到與時俱進。

實行現代化的檔案管理是社會主義和諧社會對檔案管理提出的新要求，和諧社會要求檔案管理部門既要為政府各項工作提供基礎服務支撐，又要使其成為黨和政府連結廣大人民群眾的橋梁紐帶。檔案管理工作要做到與時俱進，為整個社會服務，在社會主義新農村建設、社會保障體系建設、和諧社區建設等各個方面，發揮服務效能。

檔案管理現代化是檔案管理事業自身發展的必然選擇。在改革開放和現代化建設的過程中檔案事業占有十分重要的地位。在檔案外部環境和內部需要都發生變化的情況下，檔案管理的現代化無疑是奠定檔案事業基礎性地位、實現自身發展的必然趨勢，可以促進傳統檔案管理理念的轉變，有利于新一代管理體制的建立和完善，促進檔案事業持續、協調、有序發展。

2 檔案管理基礎工作存在的主要問題分析

計算機作為一種高效的處理復雜信息和數據的現代化先進工具，其首要特征是要求輸入到計算機中的數據必須是科學的、準確的，所以實行計算機管理的前提條件是要做好信息輸入與數據的收集、整理、著錄等一系列前期的基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術要求。

目前我國的綜合性檔案館大部分都是館藏內容龐雜案卷，數量非常多，而且很多檔案的跨度都比較長，長期以來都是采用封閉式的管理。檔案管理主要的目的是保管，以案卷不丟失為原則。再加上不同時期對于檔案管理的質量有不同的要求，檔案在管理的過程中沒有使用同一管理標準，這也就形成了基礎檔案管理普遍較差的局面。其問題集中起來主要反應在以下幾個方面：一是檔號不規范。傳統的檔案管理僅僅是為了保留檔案，沒有使用目錄和統一的檔號，一卷多冊的現象也比較多。二是案卷標題不規范，有些標題不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；這非常不利于人們的使用，在使用過程中就會出現盲目翻閱的現象，更容易使檔案存放混亂。三是大部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現；五是組卷混亂現象比較嚴重，分組的標準又按照時間來分的，也有按照職能部門管轄權限分的，還有的按照文種來分。六是案卷厚薄不一，由于檔案的內容不同，這就導致案卷的薄厚不同，有的可能一兩頁紙，有的可能上百頁紙才能詳細的記錄一項事件。

總之綜合性檔案館建館時間越長、館藏量越大存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

3 推進檔案管理現代化

3.1 分清主次

檔案管理的最終目的是為了提高檔案數據的利用率，滿足人們對檔案的查閱和研究的要求，更好地為社會服務，但是對于一些比較復雜的檔案案卷來說，有些并沒有很大的使用價值，不是很重要的案卷，而有些則是利用率較高，保管價值大的案卷，因此，在現代檔案管理的過程中就必須按照社會的實際需要分清重點，按照需要的緩急程度順序開展。檔案管理的基礎性工作，需要管理人員綜合社會的發展現狀，利用計算機對重要檔案進行優先處理，這樣才能保證檔案管理工作的高效性。

3.2 著錄分級次

在著錄過程中要注意區分案卷的層次性，一般情況下將案卷分為三個層次，分別是重要文件或反映問題龐雜的文件需要進行文件級著錄；那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄；對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄。這樣將案卷分為不同的層次，方便人們后期的使用查閱，對于檔案管理人員而言，明確檔案的級別也方便檔案的后期更新。

3.3 利用好檔案原基礎

對于一些案卷基礎較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時，可以直接在全引目錄上面分類標引；而對于一些特殊的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，并通過計算機來進行統一的分類。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。

3.4 使用“關鍵詞”

“主題體”雖然具備統一的功效，但是在查找的過程中卻存在一定的弊端，因此，可以將“關鍵詞”取代“主題詞”，通過文件的題目，或是文章中的主題內容，總結出關鍵詞，并進行標識，待錄入計算機時利用計算機批量處理的功能進行處理，這樣不僅可以解決手工標引速度較慢的問題，而且通過關鍵詞來進行查找，可以在一定程度上縮減查找時間，提高效率。

4 結語

總之，在檔案管理中，檔案管理人員務必要遵循相關要求，做好檔案管理基礎工作，提高檔案管理效率，促進我國檔案事業的積極、健康發展。