淺談檔案信息化建設(shè)存在的問題及應(yīng)對(duì)措施

仇子越

南京市公安局玄武分局，江蘇南京 210000

1 檔案信息化建設(shè)的概念及現(xiàn)狀

檔案信息化建設(shè)是指利用信息技術(shù)代替人工制作的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，結(jié)合時(shí)間發(fā)展，檔案管理的新形勢(shì)，新原則，新理論，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，更好地進(jìn)行檔案社會(huì)化。信息服務(wù)。實(shí)施檔案信息化建設(shè)主要集中在三個(gè)方面，一是實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，二是實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)站建設(shè)，最后是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)。

用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)勞動(dòng)是現(xiàn)代信息社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。根據(jù)中國檔案館管理部門的要求，對(duì)檔案信息資源的信息化建設(shè)進(jìn)行數(shù)字化管理。現(xiàn)階段，許多單位已開始實(shí)施檔案信息化建設(shè)。例如，建立一個(gè)檔案信息網(wǎng)站，只要能利用互聯(lián)網(wǎng)查詢檔案信息，就可以使人們的工作更快。然而，在檔案信息化建設(shè)過程中，存在著基礎(chǔ)設(shè)施不完善、檔案管理缺乏全面重視等問題。在實(shí)現(xiàn)檔案信息建設(shè)的過程中，檔案管理部門應(yīng)針對(duì)實(shí)際問題尋求解決辦法。

2 檔案信息化建設(shè)的重要性

2.1 使檔案管理效率提高

傳統(tǒng)檔案管理人員用手工進(jìn)行資料收集、編輯、管理，然后提供給單位使用，員工工作量大、工作效率低下、費(fèi)時(shí)費(fèi)力。在實(shí)行信息化后，自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理只需錄入一次便可多次使用，還能通過網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)信息共享。不僅如此，利用計(jì)算機(jī)還能進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)，制作報(bào)表，使檔案管理人員的工作效率更高。

2.2 使信息檢索查詢更方便

傳統(tǒng)的信息檢索方式是由檔案管理人員從紙質(zhì)檔案中找出所需要的信息，信息檢索流程過于復(fù)雜。檔案信息化建設(shè)后，檔案管理人員可以在數(shù)據(jù)庫中快速查詢檔案信息。不僅如此，還可以利用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行模糊查詢、分類查詢，能從眾多的信息中找到有關(guān)聯(lián)的信息，這極大的方便了檔案管理人員的工作。

2.3 提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)

檔案管理的信息化建設(shè)使檔案管理人員在在個(gè)人計(jì)算機(jī)進(jìn)行資料查詢，為信息數(shù)據(jù)的二次利用和科研活動(dòng)提供基礎(chǔ)。檔案管理部門的作用和職能已經(jīng)不再局限于進(jìn)行檔案管理，而是成為了一個(gè)更加重要的信息中心。

3 檔案信息化建設(shè)中的問題分析

3.1 檔案信息化管理觀念落后

目前我國一些管理人員認(rèn)為檔案管理的作用不大，缺乏實(shí)用性，于是造成了檔案管理事業(yè)在先天上的不足，建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不多，檔案信息化建設(shè)也僅僅是處于起步階段。同時(shí)，這也導(dǎo)致了檔案管理人員的工作意識(shí)不強(qiáng)，工作態(tài)度不積極，最終導(dǎo)致了檔案信息化建設(shè)的不完善，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息化的服務(wù)職能。

3.2 檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不完善

實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)要滿足一定的硬件條件，包括計(jì)算機(jī)、區(qū)域網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器等設(shè)備，檔案信息化管理工作需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施的支持，但是這些基礎(chǔ)設(shè)施需要大量的資金投入，目前很多單位對(duì)于檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)施不全或是規(guī)格不同，信息共享和信息服務(wù)質(zhì)量不高。

3.2 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

文件信息管理需要文件管理人員有更高的信息技術(shù)能力,不僅需要文件管理人員專業(yè)檔案管理知識(shí),還需要掌握電腦。首先,作為現(xiàn)代管理方法,檔案信息管理專業(yè)技術(shù)有更高的要求。然而,大多數(shù)文件管理人員在中國并沒有達(dá)到這個(gè)要求。許多文件管理部門缺乏員工的質(zhì)量和較低的專業(yè)。許多文件管理工作停留在傳統(tǒng)的工作方式,還有現(xiàn)代辦公室了解和接觸太少。其次,有數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理人員和程序員越來越少,這使得檔案信息化建設(shè)水平仍然較低。此外,文件管理工作是一種信息的不斷更新,不斷發(fā)展。在技術(shù)層面上,由于中國檔案信息的管理,它依賴于國外技術(shù),也妨礙了檔案信息化建設(shè)的步伐。

3.4 檔案信息建設(shè)的安全存在隱患

雖然檔案信息處理的好處有很多,也有許多安全風(fēng)險(xiǎn)。首先,檔案信息化建設(shè)應(yīng)處理原始文件。一些珍貴的文件保存了很長一段時(shí)間。如果處理不當(dāng),很容易損壞文件。其次,有很多處印刷錯(cuò)誤,錯(cuò)過了早期的打印文件,所以文件檔案當(dāng)執(zhí)行電子掃描。第三,檔案信息化建設(shè)是基于互聯(lián)網(wǎng)。一旦發(fā)生網(wǎng)絡(luò)故障,如果不及時(shí)備份,文件會(huì)丟失。最后,因?yàn)槲募芾砣藛T的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)不高,這是很容易被黑客攻擊竊取商業(yè)秘密和信息系統(tǒng)。

4 推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

4.1 加快完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，管理者要在思想上重視它，加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入。要配備成套的計(jì)算機(jī)設(shè)施，并安裝專業(yè)的軟件和與檔案信息化管理相關(guān)的掃描、打印等設(shè)備。只有完善軟硬件設(shè)施，才能為檔案信息化建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)保障。

4.2 提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

新時(shí)代下檔案管理人員應(yīng)具備良好的素養(yǎng)，管理者可以定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員服務(wù)意識(shí)與責(zé)任意識(shí)。目前檔案管理專業(yè)人員較少，甚至是通過簡(jiǎn)單培訓(xùn)就上崗工作，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)了解較少，管理者可以招聘專業(yè)的程序設(shè)計(jì)人員或數(shù)據(jù)庫管理人員，但是最好的解決方案是，企業(yè)應(yīng)培養(yǎng)綜合型檔案管理人員，使之具備專業(yè)素質(zhì)。

4.3 做好檔案信息安全工作

檔案信息化建設(shè)過程中的安全性需要人們格外關(guān)注，要保障檔案的安全性，首先要提高檔案管理人員的安全防范意識(shí)，同時(shí)要有相應(yīng)的技術(shù)支持。作為檔案管理人員，要有保密意識(shí)。在技術(shù)層面上，專業(yè)人員要為服務(wù)器安裝更高級(jí)的防火墻，對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，為了防止數(shù)據(jù)的丟失，可以用光盤進(jìn)行備份。

4.4 建立檔案信息化管理體系

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，為了保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，管理者要根據(jù)法律建立一套完整的檔案信息化管理模式，在檔案管理的各個(gè)流程進(jìn)行嚴(yán)格把控。管理者還可以建立檔案信息的獎(jiǎng)懲機(jī)制，以防重要信息丟失或泄露。

結(jié)束語

在檔案信息化建設(shè)過程中，會(huì)出現(xiàn)許多問題。這不僅要求檔案管理人員做好本職工作，而且要求技術(shù)人員積極配合。只有找出檔案信息管理過程中出現(xiàn)的問題，才能有針對(duì)性地加以解決。檔案信息化建設(shè)是檔案管理產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然方向，需要檔案管理者的共同努力。