關于檔案信息化建設的新思考

朱亞麗

南京市公安局江寧分局，江蘇南京 211100

1 對于檔案信息化建設的理解

隨著科技的進步、社會的發展和新媒體的出現，擴大了人們汲取數據信息量的范圍，加之互聯網的現代化發展，進行檔案信息化建設是一個機關或組織適應時代發展的必然選擇。但在海量的大數據背景之下，多樣的數據模型、不同的數據動態、復雜的數據流轉是傳統的檔案工作已經不適應于現代化的整理，所以這需要我們用發展的眼光和信息化建設的思維來提供于檔案工作方面所需的能力。

當前，檔案信息化建設內容主要有其基礎建設所需歸檔的信息資源建設，信息化應用系統管理建設，信息化建設標準規范，建設人才等。檔案信息化建設涉及范圍廣，需有較多的建設人才和信息化現代化的建設型服務。當然，信息化建設的作用，可以包括有檔案信息傳輸、交換和資源共享等，有利于信息載體的傳播，充分發揮檔案信息化的整體效益和能動性可持續性利用，它也是國家信息化戰略在當今現代化科技發展中在檔案領域的體現。

檔案信息化建設可以有效的整合社會可利用資源，從而發揮國家層面的宏觀控制，甚至高達戰略資源儲備等方面。當然，從小的方面說，檔案信息化建設也可以更有效的記錄日常人們所需要的數據，且便于迅速規整與查閱，對基層群眾的生活帶來了便捷，在此建設的同時，共享與公開一些檔案的部分內容，還可以保證行政等單位的清正廉潔，從而提高政府等機關部門的工作效率。

2 當前檔案信息化建設的現狀及改進策略

2.1 建設管理體制不健全

雖然我國對于信息化檔案建設的方案有較早的起步策劃過程，但發展的速度并不是十分理想，在當前檔案信息化建設，管理體制方面也存在著許多不合理的地方。例如：信息化管理太固體化而失去了本身發展的靈動性，這樣就無法利用和整合信息化資源，從而對于檔案管理工作的不適應，造成了檔案信息化管理水平參差不齊，使應有的服務效率和質量降低。

所以這需要我們完善檔案信息化建設的管理體系：

2.1.1 從政府：政府應提出明確的相關細則，頒布相關法律法規及其文件，召開會議，推行知識講座等。豐富有關于檔案信息化建設的新內容，提高相關專業人士及其基層人民對于檔案信息化建設的認知水平，從個體的思想進行知識的普及，改變這一問題。

2.1.2 從各個組織：各個組織（包括行政單位、事業單位等）應從自身出發，順應時代改變自身檔案管理模式，從實際出發注重檔案信息化本身的能動性，注重總體的策劃方案，并充分考慮可實踐效益。同時要注重相關人員，對于當前信息化檔案建設的理解，定期培訓提高工作人員的理解與實踐能力。

2.2 檔案信息化技術不到位

檔案管理工作是記錄、儲存、整理，一個企業或組織或機關在生產和經營活動中所形成的具有保存價值的有關文檔，圖案的不同形式的工作記錄。在當前大數據背景下的檔案工作，有效的收集與整合，提供、數據檔案的信息化技術還有待提高。

故面對全球信息化高潮，完善檔案信息化建設技術是我們的必然選擇，當然這也離不開信息技術及信息產業的發展。對比在保障了技術的前提下，我們可以用發展的眼光，不斷合理的更新檔案工作的理念，然后積極的探索創新，去嘗試新的發展手段，并進行合理有效的順應社會發展的新形式、新動態，同時也可豐富宣傳檔案工作的內容，使之進一步發展。兩者互利，技術帶動了信息化的管理，信息化的管理也為新的技術的帶動提供了物質基礎，形成雙贏局面。

2.3 檔案信息化歸檔管理有待提高

因為時代背景下的非靜止化數據動態和逐漸提高的數據價值構成了大數據的形態，所以這對檔案信息化歸檔管理細則方面提出了新的挑戰。檔案收集的形式多樣，有文字，圖表等多種，而新媒介的出現又增加了音頻文件等，所需要擋案信息化歸納的內容，又龐大且繁多、零碎。

我們應提高文件歸納管理檔案信息化建設的要求，多途徑多方面的汲取檔案的真實性，完整性，有效性的內容，利用數字化、信息化科技，選擇有條理性的單位進行歸納整理。這樣有利于今后開展事業的檔案信息化調查和審視歷史人類活動的進程等。

2.4 安全意識管理不完善

當今社會多量信息爆炸，科學技術與創新技術給人帶來便捷的同時，我們所涉及的信息化，數字化的安全意識也越來越值得重視。網絡媒介帶給我們便捷的同時，信息化的泄露也十分嚴重，加之當前檔案信息化建設的開展，從小到大，從簡單到繁多的所有數字化信息都儲存于檔案之中，信息泄露問題也很促使了我們安全意識的提高。

完善檔案信息安全體制管理工作已迫在眉睫，有關部門及企業應加強對計算機數字化檔案管理系統的監督與處理，確保檔案數據庫的安全，對于相關管理人員給予安全信息的危機意識，從而確保歸檔電子文件和檔案信息數字化的工作流程的完整無誤，安全可靠，真實有效。同時對于存儲檔案的數據庫，進行防火墻系統監督，或數據備份等安全防護措施。相關執法部門也應頒布有關于觸及瓢取偷盜相關信息檔案的法律法規，從各個方面嚴加管理，確保檔案信息輸入的安全，防止泄露、失密等問題的發生。

3 進行檔案信息化建設的意義

按照全國檔案信息化建設的總體要求，同時以鄧小平理論和“三個代表”的重要思想為指導，我國重視檔案信息化建設，同時也在此方面做出了不懈的努力。以檔案數字化建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，擴大它的開發與利用，整合資源，推進數字化、信息化管理標準的進步，這一過程也促進了檔案信息化建設的快速發展，為我國現科技化現代發展提供了有效的動力。

合理有效的進行檔案信息化建設，可以最大限度的掌握國家的人力資源、社會公共資源等方面的最大化效益利用。同時檔案信息化管理，也便捷了人們的生活，讓人可以在現代數字化的生活當中享受科技給人帶來的方便快捷。檔案管理的規范化，信息利用的合理化，檔案歸納信息的數字化這些處于生活當中的信息化建設，有利之處不僅體現于我們的日常生活，更之它貫穿于我們整個國家的發展當中，檔案信息化建設是涉及在國家戰略政策，實施可行的建設可增加各種檔案在我國的政治，經濟、文化等各個領域中的利用率，從而能動的提高整個國家的綜合實力，有效抵御全球信息化的危機。當然對于本國來說更為之重要，檔案信息化建設的安全保證穩定了社會的和諧發展，整合資源利用率有利于國家實行宏觀調控和經濟化建設，縮小城鄉差距，這也為全面建成小康社會的發展提供了穩固的基礎。