淺析電子檔案的整合共享

郭樹賢 吳昊 高金輝

摘? ?要：隨著社會經濟不斷發展和改革開放不斷深入，傳統的檔案管理模式已經無法滿足要求，構建檔案整合分享越來越迫切。通過對檔案整合共享的內涵及實現方式進行分析得出，分散式檔案整合分享結構簡單且易于實現，但卻無法真正實現檔案信息整合與優化;集中式檔案整合分享因打破了各部門地區之間隔離并徹底破除了“信息孤島”問題而被廣泛應用。

關鍵詞：電子檔案? 整合共享? 數據庫系統

中圖分類號：G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2019）06（a）-0160-02

長期以來，由于計算機、網絡通訊、數據庫服務器等技術手段不夠成熟，我國電子檔案管理發展滯后并存在管理漏洞。譬如，公民的戶籍、人事、學歷等重要檔案無法跨省跨境共享，導致戶籍、人事等檔案遷移辦理程序繁瑣，學歷無法驗證，身份證編號重復等。目前的檔案管理方式和手段已經無法適應高速發展的社會經濟。而電子檔案整合與共享就是解決“信息孤島”的重要對策，其重要性不言而喻。

1? 檔案整合共享內涵

廣義的檔案整合共享囊括了檔案資源、管理制度、法律法規、網絡通訊共享技術、人員配備等多種要素，旨在建立并完善大數據及數據庫、服務器等技術和管理制度等外部因素，從而在宏觀上實現檔案信息資源的整合共享。而狹義的檔案整合共享是從檔案資源展開，以檔案資源的統一存儲并共享為目標，更為重視整合共享的具體實施方案。

宏觀的檔案整合共享主要是從國家頂層設計著眼的，通過技術手段建立國家檔案信息資源的統一共享平臺。中觀層面主要指的是區域內檔案的整合共享，主要的實現方式是建設覆蓋專用文件管理的檔案中心。將文檔管理信息系統和基于云的區域歸檔信息資源整合到共享平臺中。微觀層面上，檔案合并共享主要表現文件的一體化管理、檔案數據庫的建設、文件交換等具體的方式。

在信息化背景下的存檔整合共享沒有固定的涵義，很難形成統一的概念記述。歸檔集成共享在不同的研究級別共享非常豐富的內容，這意味著檔案合并共享也具有復雜的特征。相對地，當前檔案整合共享更為著力于中觀層面的檔案管理。另外，認為電子版資料的綜合共享一般屬于信息綜合共享的范疇，在實體匹配共享的研究中，電子版資料的重要地位常常被忽略。實際上，電子資料集成共享的方案和路徑極大地依賴于電子資料實體管理的集中或分散。因此，應當結合電子資料實體的管理模式來描述電子資料集成共享，而不是僅突出信息層的邏輯組合和共享。

2? 分散式的檔案整合共享

分散式的檔案整合共享，是檔案信息資料實體分散存儲在各個不同單位的檔案管理系統中，并由各單位自我管理。由于分散式檔案整合共享缺乏統籌管理和統一管理平臺，不能真正實現檔案整合共享，其實現方式是通過各單位之間的信息交換。

2.1 異構的檔案管理平臺

歸檔的信息文檔存儲在不同的文件管理系統中，而不是統一的管理和統一的設計，每個數據的存儲體系結構和界面及技術不同。異構文件管理平臺共享歸檔整合是非文件管理平臺的文件整合，很大程度上取決于系統。檔案交換系統實現不同單位之間的檔案管理平臺的接口協調和數據交換，實現異構檔案管理平臺互聯互通。

2.2 同構的檔案管理平臺

由上級單位或檔案館統一規劃，統籌安排，根據不同檔案的管理要求，統一設計數據存儲結構和接口技術，開發集成檔案管理平臺。因此，同機種結構的檔案管理平臺在各單元間、各管理平臺間不存在異型的問題，各平臺間的相互連接和共享變得容易。

2.3 檔案交換系統

分散式的檔案整合共享的主要途徑是檔案交換，而檔案交換系統正是提供了標準化、規范化的數據交換接口和技術標準。檔案交換系統就是根據檔案管理共享要求，經由統一的數據標準，在各檔案管理平臺之間實現檔案信息交換，并利用安全技術確保檔案數據的安全性和可靠性，起到檔案交換中轉樞紐和傳輸作用。檔案交換系統必須滿足應用需求，能夠靈活地實現各檔案管理平臺之間的數據格式轉換和信息處理，實現跨單位作業;能夠保證檔案交換過程的安全性、可控性，實現內網、外網和互聯網之間的相互物理隔離;能夠自動驗證交換行為是否規范，并自動記錄檔案交換日志。

2.4 分散式檔案整合共享的利弊

在分散式檔案整合共享模式下，檔案整合與共享往往局限于不同單位之間的檔案交換，并且需要先發出申請，然后審核通過，辦事流程十分復雜。由于分散式檔案整合共享僅在一個或少數幾個單位之間進行共享，其保密性、內向性很好。檔案交換交換的數據非常簡單，分散式檔案整合共享系統結構簡單，易于實現。分散式檔案整合共享所涉及到的各單位權責、合作與利益的協調以及觀念統一等方面是十分有利的，有助于在共享過程中明晰權責。然而檔案交換局限于檔案信息的傳遞與交換，無法真正構建豐富多元化的檔案數據庫，無法真正實現檔案整合與優化，也無法對檔案信息進行更深入的分析和挖掘，分散式檔案整合分享缺乏密切的系統性和關聯性。

3? 集中式檔案整合分享

為適應當前社會的高速發展，中共中央和國務院提出要打破各部門之間的分割，統籌規劃整合同一單位、同一地區以及不同地區之間的檔案信息資源，實現檔案資源高效管理和科學配置。集中式檔案整合分享正是解決問題的鑰匙。集中式檔案整合分享有兩種實現方式：建立檔案整合共享平臺和實行獨立的文件管理中心。

3.1 檔案整合共享平臺

構建檔案整合共享平臺是指在集中存儲檔案的基礎工作上，構建能夠擴展、集成、更換的復合數據庫系統，實現電子文件實體的集中管理和歸檔信息資源的統一共享，為每個單位提供決策支持。

檔案整合共享平臺建設的實現方法主要是以檔案館為核心的“云模型”，即檔案館和歸檔行政管理部門統籌規劃、統一開發出能夠解決異構問題的檔案管理系統。每個設備都有集中化的存儲，但歸檔部門是專用的，通過云構建標準統一存檔資源池，并通過公共云構建統一的應用程序平臺。與在分散式檔案整合分享模式相比，電子資料集成共享平臺保留了現有的文件管理機制，整合和開發不同來源的歸檔信息資源，以整合反映相同主題的歸檔信息資源，可以深度層次使用。在檔案整合共享平臺的特定操作中，通過權限控制分配給不同角色的部門或個人可以提供不同的功能和操作內容。

3.2 構建獨立的文件管理中心

文件管理中心實質上就等同于各個部門、地區的聯合檔案室，實現各單位檔案統一管理和跨單位部門、跨地區檔案信息共享。各部門、各地區電子檔案管理系統與電子文件中心相鏈接，實現電子文件的實時、在線歸檔，實現在歸檔階段就完成電子檔案的集中存儲管理，為更深入的檔案整合共享奠定基礎。電子文件中心兼有集成綜合化的屬性，除了標準規格和信息技術的應用外，電子文件中心有利于單位資料信息資源利用的內容和范圍的擴大。

4? 結語

通過對分散式檔案整合共享和集中式檔案整合共享進行分析，進行比較。總體而言，集中式檔案整合共享從本質上打破了各單位之間的檔案信息異構性，徹底解決了檔案“信息孤島”問題，為今后檔案管理工作帶來了極大的便利。

參考文獻

[1] 李寶玲.我國檔案資源整合研究現狀分析[J].檔案學研究，2010（2）：31-33.

[2] 陳永生，侯衡，蘇煥寧，楊茜茜.電子政務系統中的檔案管理：整合共享[J].檔案學研究，2015（6）：19-26.

[3] 宿昊.電子政務系統中的檔案管理問題與思考[J].辦公室業務，2017（24）：183.