紙質檔案數字化技術規范及歸檔要求研究

陳曉 胡信鴿 襲婕

山東省地方病防治研究所 山東濟南 250014

一、引言

傳統檔案資料的管理都是以紙質的形式來收集、編研、整理和儲存的，但空間環境、氣候環境的變化導致檔案受潮、浸濕以及在管理中出現的人為的丟失、遺漏等原因都會影響紙質檔案保存的完整性。而隨著科學技術的廣泛使用，紙質檔案管理工作也進行了數字化加工處理，使其在保持紙質檔案內在聯系的基礎上，轉化為存儲在磁盤、光盤等載體上的數字副本，并按照紙質檔案的內在聯系建立起與目錄數據和元數據的可靠關聯的處理過程[ 此句話出在《紙質檔案數字化技術規范》]，從而更好的保證檔案資源的完整性、真實性。這不僅是時代發展對檔案管理工作的必然要求，也是單位自身發展的內在需求。

二、紙質檔案實施數字化建設的要求

1、部門配合。檔案數字化建設是一項長期而復雜的系統工程，它是以豐富的醫療資源、用戶強烈的就醫需求及醫療科研成果對社會產生的積極效果為基礎而建成的具有醫療行業特點的檔案信息體系。因此醫療科研機構中各個部門都需要配合和支持該項工作，同時要求檔案室加強與其他機構的合作和交流，借鑒成功經驗，豐富自身的數字化建設。

2、規范的工作標準。醫療科研機構匯集了病歷信息、科研成果、發展歷程、醫療設備等各方各面的資料，形式也包括了多樣的文字、圖像、照片等，管理起來相對困難。因此醫療科研機構要制定出規范的、符合自身發展實際情況的、又充滿人性化的規章、制度來作為管理工作開展的指導、業績考核的標準，以此規范和約束工作人員的管理行為。

3、資料的組織和管理。醫療科研機構中都有相對應的科室，而每個科室所涉及的紙質檔案都要按照國家檔案行業標準中的數字化技術規范掃描入庫，按照檔案種類、科目、內容等設置檢索程序便于查詢、儲存；另外像圖片類的檔案也要根據其是否具有的價值進行存儲；以此讓整個紙質檔案的組織和管理呈現出規范性、整體性。

三、紙質檔案數字化技術規范及歸檔現狀

我們在具體的操作中需要始終注意檔案的安全性和穩定性。因此最基本的操作流程是將文字、圖像等通過掃描進行識別，然后以圖形文件的形式輸入到計算機儲存起來。然而受傳統管理理念和模式的影響，兩者之間出現了脫節，導致歸檔過程中出現了一些新的問題。

1、工作標準的缺失。管理人員對技術標準規范的貫徹和落實程度并不高，技術準則的制定大多趨于理論化和形式化，不能有效的與具體的管理流程相對應，同時紙質檔案的材料、形式的差異性也需要不同的標準來規范，但實際上都是沿用著同一個標準來操作的，數字化技術缺乏全面性、系統性的標準。

2、部門協調的缺失。醫療科研機構科室多、部門多，涉及的檔案信息也多，無法將檔案部門的職責、工作范圍做出具體的劃分。另外數字化技術需要技術性人才，這就要求相關的人員或者專門的技術單位介入到管理工作中，但通常醫療科研機構中普遍存在著部門協調工作落實不到位的問題。

3、安全管理的缺失。紙質檔案的管理工作任務繁重，參與的人員眾多并且變動性大，容易發生檔案資料的丟失、準備不全、交接不好的情況，同時網路數據的開放性，專業技術人員的職業操守以及軟硬件設備的不穩定性都直接影響著檔案信息的安全性。

四、提高紙質檔案數字化水平的建議措施

1、優化過程管理。醫療科研機構要轉變思想，重新定位檔案管理工作，將數字化建設的理論與實踐結合起來，并按照國家有關紙質檔案管理規范的要求和標準開展管理工作，優化數字化建設流程，確保原檔案資料的內容與掃描之后的文件內容一致。對于檔案管理人員，醫療科研機構要制定嚴格的交接制度，規范檔案的交接情況，確保檔案管理工作的完整、有序銜接。其次，向管理人員倡導數字化管理理念，讓他們能夠運用科學的數字化轉化技術和方法，有效地控制檔案數字化建設的每個環節，保證管理的質量和效率。再次，進行管理時也按照不同檔案的類別、數字化掃描的范圍和深度、檔案的使用頻率以及單位的具體情況在計算機中分門別類的設置、存儲。

2、加強技術建設。首先，加大對工作的支持力，加強對從業人員的培訓，以適應更新速度較快的科學技術，提高從業人員的分析、判斷、實踐和應急能力。同時，注重培養一批技術人員，在發現技術問題時可以技術解決，確保設備的正常運用和信息資源的安全性，從整體上提升檔案隊伍的管理水平。其次，要嚴格按照標準對存放磁盤陣列產品的結構和硬件進行組合，讓數字化檔案的管理可以實現在線升級、更新功能，同時定期進行維護，防止載體的老化、黑客入侵等問題的發生。由此增強檔案信息資源的安全性。

3、強化制度標準。首先，醫療科研機構除了要按照國家要求和相關標準建設檔案室外，也要從自身的實際情況出發，制定出符合機構實際需求和特色的管理體系和標準，從而規范檔案數字化的建設及歸檔工作。其次，在文件的管理過程中，加強標準化建設，建立嚴格的檔案數字化管理制度和質量規范。同時，制度的制定不僅涉及檔案管理單個部門，其他部門也要按照這個標準來規范自己科室檔案的管理，并在統一的管理系統上進行資源的傳輸和共享。

五、結語

紙質檔案數字化建設是時代發展的必然要求，也是醫療科研機構提升檔案管理水平和質量、實現檔案服務價值的內在要求。因此醫療科研機構要立足現狀，從不同角度來完善紙質檔案的數字化建設。