醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的作用探討

董彩紅 淮安市第一人民醫(yī)院第二分院 江蘇淮安 223001

1 引言

在醫(yī)院管理中，醫(yī)院辦公室表現(xiàn)出與其他部門顯著的不同特點，其不僅職能比較特殊和復(fù)雜，而且所涉及的工作面范圍比較廣，在目前新醫(yī)改不斷推進的過程中，不僅要對醫(yī)院的內(nèi)部起到穩(wěn)定作用，而且還要加強與外界的溝通，表現(xiàn)出在醫(yī)院管理過程中的重要作用。同時這也對醫(yī)院辦公室工作人員提出了較高的綜合素質(zhì)要求，要求其在掌握醫(yī)院辦公室特點的同時來發(fā)揮其在醫(yī)院管理中的重要作用。

2 醫(yī)院辦公室的特點

醫(yī)院辦公室首先表現(xiàn)出綜合性的特點。這主要是由于其主要負責(zé)的內(nèi)容包括醫(yī)院的行政事務(wù)，其負責(zé)的內(nèi)容比較復(fù)雜和全面，幾乎涵蓋了其他部門所不負責(zé)的所有事務(wù)，在表現(xiàn)出綜合性的同時，也對醫(yī)院辦公室從業(yè)人員的綜合能力和職業(yè)道德素養(yǎng)提出了更高的要求。其次就是表現(xiàn)出政策性的特點。具體地說就是醫(yī)院辦公室在工作開展中需要嚴格執(zhí)行和落實上級主管部門制定的路線、方針和政策，還有院長的相關(guān)指示等。再次就是表現(xiàn)出較強的服務(wù)性特點。這主要是由于醫(yī)院辦公室是在院長和醫(yī)院各部門的領(lǐng)導(dǎo)下來對醫(yī)院的所有科室和部門進行服務(wù)的部門，為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)、不同部門的領(lǐng)導(dǎo)以及臨床一線和員工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是醫(yī)院辦公室的工作目標(biāo)。最后就是表現(xiàn)出被動性的特點。這主要表現(xiàn)在醫(yī)院辦公室是直接受上級領(lǐng)導(dǎo)管理的部門，也屬于服務(wù)性的部門，需要圍繞領(lǐng)導(dǎo)來開展工作，表現(xiàn)出被動性的特點。但是也需要在工作開展中積極主動跟上領(lǐng)導(dǎo)的思維節(jié)拍，實現(xiàn)工作前瞻性和可預(yù)見性的提高，對被動性特點所帶來的局限起到有效克服的作用來對各種突發(fā)狀況進行有效應(yīng)對和妥善處理。

3 醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的作用

3.1 參謀和服務(wù)的作用

由于醫(yī)院辦公室最主要的職責(zé)內(nèi)容就是實施院領(lǐng)導(dǎo)的政策，不僅經(jīng)常與基層醫(yī)療人員和部門進行聯(lián)系，掌握基層工作中的詳細資料、信息以及具體工作情況，而且可以將這些信息進行統(tǒng)計、整理來作為院領(lǐng)導(dǎo)作出決策的重要依據(jù)。同時還要進行醫(yī)院日常事務(wù)的開展，發(fā)揮其參謀作用來幫助領(lǐng)導(dǎo)做好決策并進行可行方法和方案的提供，還要加強與各部門之間的協(xié)調(diào)溝通，做好決策實施階段中策略方針的靈活調(diào)整，以及通過對變化信息的及時反饋來實現(xiàn)對方案的修正，最后還要在決策實施結(jié)束之后對決策的效果進行總結(jié)和來實現(xiàn)決策的改進。

3.2 協(xié)調(diào)和溝通的作用

醫(yī)院辦公室主要是開展領(lǐng)導(dǎo)和基層員工、不同部門之間以及對外關(guān)系的協(xié)調(diào)，解決部門之間的分歧和摩擦并做好積極有效的協(xié)調(diào)工作，正確處理對外關(guān)系來保證醫(yī)院的形象和信譽。通過對患者及其家屬意見以及建議的收集整理，針對其中的可行性和合理建議進行吸取來進行改進。還要積極熱情和耐心來處理患者及家屬的投訴問題，對患者的不良醫(yī)療經(jīng)驗進行避免，做好對外的溝通和協(xié)調(diào)工作。

3.3 橋梁作用

醫(yī)院辦公室在按照院領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)的執(zhí)行來開展工作的過程中，需要按照上級指示來進行工作的規(guī)劃，然后按照要求來進行逐級傳達和落實。也就是說，醫(yī)院辦公室在其中發(fā)揮著將領(lǐng)導(dǎo)的指示和任務(wù)具體化的作用。保證指示落實過程中結(jié)合醫(yī)院的實際情況來保證工作的有效開展。還要在此過程中對指示執(zhí)行過程中不同部門和人員的建議和意見進行收集與整理，并將其作為領(lǐng)導(dǎo)下一步計劃制定的重要依據(jù)。由于醫(yī)院辦公室可以與醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)和基層的醫(yī)療工作人員進行接觸，因此需要發(fā)揮其先天的優(yōu)勢來協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，起到對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和基層工作人員之間關(guān)系的改善，消除基層工作人員對領(lǐng)導(dǎo)的誤解、解決不同部門之間的矛盾和沖突等作用。而且在對領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行進行執(zhí)行和落實的過程中，還要消除執(zhí)行部門的意見和不滿，解決上述過程中的摩擦。

3.4 助手作用

醫(yī)院辦公室不獨立承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)工作，只是發(fā)揮其領(lǐng)導(dǎo)工作助手的作用，就是對領(lǐng)導(dǎo)工作進行執(zhí)行和具體落實，保證領(lǐng)導(dǎo)有更多地精力來對重大問題和決策進行思考和處理。而且還根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需求來做好調(diào)查以及所需要信息資料的收集與整理工作，將其提供給領(lǐng)導(dǎo)來協(xié)助其作出正確的決策。

3.5 信息提供的作用

在目前持續(xù)推進新醫(yī)改的過程中，電子信息化技術(shù)在醫(yī)院工作中不斷引入和發(fā)展，加快了醫(yī)院的工作節(jié)奏和進展，同時也對醫(yī)院辦公室工作提出了信息及時和快速處理等要求。也就是需要醫(yī)院辦公室工作人員在及時掌握動態(tài)的同時，對先進的辦公條件和技術(shù)進行應(yīng)用來對信息進行及時的收集和篩查、加工利用，發(fā)揮好其信息傳遞的作用，確保此信息重要作用的發(fā)揮。通過上情下達和下情上達的集合來加強上下級部門之間以及不同科室之間、醫(yī)患之間以及領(lǐng)導(dǎo)和職工之間的溝通。

4 提升醫(yī)院辦公室工作質(zhì)量的措施

在目前我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)在快速開展的過程中，隨著各種先進技術(shù)的應(yīng)用以及新醫(yī)改的不斷推進，加快了醫(yī)院工作的節(jié)奏，也對醫(yī)院各項工作效率的提高提出了較高的要求。不僅要求在醫(yī)院辦公室工作中的日常事務(wù)處理中要及時、準確且不允許出現(xiàn)疏忽和錯誤，而且還要在明確自身職責(zé)定位的同時來提高醫(yī)院辦公室工作的質(zhì)量。也就是在對各種有價值的醫(yī)院信息進行正確處理的同時來對這些信息進行快速和準確的傳遞來實現(xiàn)醫(yī)院運營效率的提升。同時還需要醫(yī)院辦公室對各種公文工作進行處理，通過對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批示進行有效意見和建議的提供來實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)決策效率的提升。發(fā)揮其在醫(yī)院管理中的樞紐和窗口的作用，通過對醫(yī)院辦公室工作的加強來提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。

5 結(jié)語

在目前新醫(yī)改不斷推進的過程中，為了保證醫(yī)院管理滿足時代快速發(fā)展的要求，需要發(fā)揮醫(yī)院辦公室的特點以及重要作用，通過醫(yī)院辦公室工作質(zhì)量和效率的提升，積極參與政務(wù)并保證業(yè)務(wù)的有效落實和處理，緊緊圍繞醫(yī)院整體利益和中心任務(wù)，實現(xiàn)效率的提升和節(jié)奏的加快，提升醫(yī)院的整理管理水平，并促進醫(yī)院的穩(wěn)步和快速發(fā)展。