淺論提高文書檔案使用者的歸檔意識

■彭曉雯/上海市黃浦區教育人才服務中心

文書檔案管理工作主要是在企事業單位的生產經營、行政管理等過程中形成的，包括各種會議記錄、工作計劃、工作報告等。

文書檔案的使用者一般定義為對在企事業日常管理過程中，對文書檔案有使用需求的組織或個人，包括檔案工作者與非檔案工作者。

除檔案領域內的專業人員外，較多使用者對文書檔案工作的認知只停留在淺表，觀念傳統而陳舊——即收發辦公室文件，留存龐雜的會議記錄、書面備案材料等。而這些“材料”也常因查閱不便，成為辦公室管理的負擔而并非可靠的工具，導致一些檔案使用者并不能完全意識到自己對文書檔案的需求。如此一來，文書檔案在管理過程中的信息價值，客觀記錄和整合資源的效用至少是被忽視的。文書檔案管理者也常因專業工作不受重視，無法得到配合，造成檔案征集過程中的不順利，甚至重要歸檔材料的缺失，為將來決策過程中相關事實的驗證、借鑒，數據的查詢分析帶來隱患，甚至造成無法預估的損失。

一、文書檔案對檔案使用者的意義

文書檔案的有效使用應被視作文書檔案管理工作的重要導向，并且使用與管理相輔相成，不可分割。

文書檔案記錄了企事業單位日常經營管理過程中形成的各類文件材料（包括程序性文件、決策批復、重要參數等內容），它通常客觀、規律、綜合并具有法律效力。同時，因為業務條系不同、業務關聯對象的不同等，它也能反映出管理的專業性，是往后決策過程中深入分析對比不可缺少的重要組成部分。

任何管理和決策必須依托事實為參考和依據，文書檔案的留存就是為這樣的“事實”提供權威的參考和憑證。因此可以得出無論是有意識或是無意識，管理的參與者、決策者對文書檔案的利用都是有潛在需求的，差別僅在于是否意識到、是否能及時被滿足。

作為具有一定專業背景的使用者，他會主動成為文書檔案管理工作的積極因素。而面對一個沒有檔案使用習慣的人——我們可以視之為文書檔案的潛在使用者，他們可能無法正確表達需求或礙于某些障礙，導致在檔案利用上陷入困境——就需要通過正確的引導，使之體會到合理利用文書檔案給工作上帶來的便利，使文書檔案記錄的客觀事實和有效數據作為促進生產管理活動進一步發展的動力，反向推動文書檔案征集和歸檔的效率，讓其在輔助管理的過程中被不斷富裕新的意義和價值。

二、文書檔案工作的常見困境

（一）檔案工作者本身專業能力不強

檔案管理的成效也影響著檔案的使用。少量的簡單的文書檔案管理或許可以采用兼職的方式，但是在業務量增長、項目增多等因素導致檔案總量增加的前提下，必須采用專業檔案管理人員。非專業檔案管理不僅在文書檔案歸檔過程中容易造成疏漏，而且對于檔案的妥善保管和查詢也會造成一定的影響。兼職的文書檔案管理人員往往不具備相匹配的專業技能和業務敏感性，在該項業務上造成的失誤和損失經常被證明是無法通過后期彌補來解決的。

（二）檔案使用者本身配合度不高，歸檔意識薄弱

此處主要討論的主要是不具有檔案專業背景的使用者的文書檔案歸檔意識。

這類使用者會因所需求的信息資源無法及時從現有歸檔文件中得到滿足，信息的真實性由于歸檔不完全而無法得到驗證等諸多情況，對檔案工作產生“無關緊要”的印象，在歸檔過程中降低配合度。同時，有些部門或單位檔案信息化程度較差，現有檔案的使用及查閱程序繁瑣，電子檔案保密性有待提高、紙質檔案使用不便。這些因素也會降低檔案使用者的體驗。

（三）檔案工作不受重視

檔案工作的特性決定它的默默無聞但不可或缺。這項工作很難像其他業務一樣產生爆點和亮點，需要以規律、安全、平穩、全面為最低標準。在日常管理過程中，部門領導通常狠抓能產生明顯實際效益的業務工作，除非發生重大事件，否則很難關注到檔案工作的重要性。

三、如何提高文書檔案使用者的歸檔意識

（一）專業檔案人員

檔案專業工作人員的培養和激勵需要依仗科學的體系，因為檔案工作者的業務知識和業務技能需要不斷在學習過程中進行總結和提高。定期開展專業的培訓工作，能保證檔案工作者永遠緊跟社會發展的形勢，在夯實業務工作基礎的前提下，始終站在技術前沿，用最新的科技、最有效的方法、不斷刺激文書檔案管理的思路。同時，企事業管理中也必須注重拓展檔案工作者專業上升發展的空間，在單位內部設置合理的崗位晉升條件，以激勵檔案工作者在專業上不斷更進一步深造，以積極的態度去面對日常文書檔案的管理。

檔案工作人員應當主動去了解檔案工作涉及部門具體工作的流程、要點，在滿足各單位文書檔案歸檔總要求的前提下，分別細化各工作條系的文書檔案歸檔操作辦法，并定期向該部門做好歸檔“成果”的反饋工作。在專業指導下的歸檔流程也需要與日俱進，不斷根據業務的發展和變化進行優化調整，將歸檔要求具體細致地深入當業務工作的各個流程，幫助各部門養成良好的歸檔意識和歸檔習慣。

然而，文書檔案歸檔工作最終還是要回歸到提高使用效率這一目的，檔案管理和使用的預期目標需要在不斷有效的溝通中進行明確。文書檔案庫存中數據的數量和真實性是提高使用者滿意度的重要指標。檔案工作者需要有針對性地進行設計，在第一時間鑒別、收集并保存一手信息，并定期對使用滿意度進行調研并反饋。

如此一來，在專業檔案工作者業務敏感性的帶動下，企事業日常管理工作中的文書檔案歸檔優化就能在潛移默化中完成，檔案使用者的歸檔意識會隨著專業工作者的宣傳和指導，在本質上得到增強和提高。

（二）其他檔案使用者

各部門、各條系的具體業務工作者，不一定具有專業檔案知識，但往往會成為文書檔案工作關鍵材料的提供者。他們歸檔意識的增強，可以使檔案采集、甄別的關口前移，避免重要檔案材料的缺損和遺漏。

要達到這一目標，首先需要保證單位主要管理層自上而下地對檔案工作的充分理解和支持。一旦文書檔案工作得到決策者的支持，那么檔案工作人員就能在日常管理過程中較順利地推進各項業務指導，宣傳檔案工作的重要性，主動尋求單位內部檔案使用者的配合。

其次，要降低檔案的使用難度。近幾年來興起的電子檔案管理逐漸與傳統的文書檔案管理平分秋色，甚至有逐漸取代的趨勢。傳統文書檔案管理模式相較電子檔案來說，工作效率低下、工作程序繁多，查閱難度較大。“電子信息檔案突破了地域和時間的束縛，如有需要，工作人員能夠隨時隨地查閱，打破了以往紙質文書的約束。”。使用上的便捷勢必會提高使用的積極性，讓查閱者更傾向于主動配合，豐富文書檔案管理，增加自身在使用文書檔案過程中的收益。

四、結語

每一位企事業日常管理參與者都與文書檔案工作息息相關，都將從文書檔案的高效管理中得到便利。只有當文書檔案的使用者也具有較高的歸檔意識時，文書檔案的日常管理才能真正意義上成為企業決策的可靠依仗。