解析高職院校檔案管理人員的心理表現及解決措施

■王鋒華/濰坊職業學院

一、前言

雖然我國高職教育的發展歷史較短，但其發展速度異常迅速。隨著高校的不斷擴招，高職院校的規模迅速擴大，檔案管理工作的重要性日益凸顯。高校檔案管理是對學生、教工、學校乃至社會都具有保存價值的文字、聲像以及圖標、實物等，是對高職院校的教育、發展全過程進行的原始記錄。檔案管理工作既有普通行政工作的素養要求，又有其特殊性。檔案管理工作者更多地是與檔案實物打交道。

二、高職院校檔案管理人員的心理表現

（一）缺乏對檔案工作的職業認同感

職業認同感是心理學專業術語，員工的積極性、責任感與守信度就是受職業認同感的影響而形成的。在實際調查中發現，高職院校的檔案管理人員缺乏對檔案管理工作的職業認同感，覺得檔案工作可有可無，認為檔案工作沒有發展性，對自己的工作沒有成就感，對自己的未來感到惶惶然，在工作過程中就會尋找機會逃避工作任務，時刻關注各類人事調動信息，尋找機會調整自己的工作崗位。

（二）管理人員存在自卑心理

高職院校領導者重視教學類業務，對檔案管理工作不甚重視，或者將檔案管理工作全權交給檔案管理人員處理，導致檔案管理人員不受他人重視。檔案管理人員極少有機會去參與培訓和進修，專業能力得不到提升，薪酬待遇長期得不到改善。久而久之，檔案管理人員很容易產生自卑心理，覺得理想與現實之間存在很大的差距，在工作和生活中沒有自信，做事畏手畏腳，對集體生活沒有興趣。

（三）管理人員的情緒起伏較大

高職院校檔案管理人員在服務過程中需要面對形形色色的服務對象，面對那些彬彬有禮的服務對象，檔案管理人員可以根據他們提供的信息快速找到目標檔案，因為工作順利而感到心情舒暢、思路清晰；面對那些脾氣暴躁、素質不高的服務對象，他們提供的信息可能會不全或者錯誤，需要檔案管理人員花費更多的時間和精力解決問題，找到目標檔案，在此過程中產生的消極情緒不僅會影響工作成效，還會轉移到他人身上，從而影響到同事關系。

三、高職院校檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案需求者缺乏檔案意識

經過調查發現，高職院校畢業生存在離校未提走檔案的情況，這是因為部分畢業生根本不知道自己的檔案還遺留在學校，也就是說他們缺乏一定的檔案意識，在因為工作晉升、考取職稱的過程中，根據相關部門的要求辦理檔案派遣，才花費一定的時間和精力打聽自己的檔案在何處，還有一些高職院校學生認為自己不會用到檔案，就擅自將自己的檔案遺留在院校中。可見，檔案需求者缺乏檔案意識，對自己人生發展至關重要的個人檔案遺留在外，甚至漠不關心。

（二）檔案需求者對檔案管理人員存在質疑心理

高職院校畢業生年齡尚小，對查閱檔案事宜上，會尋求他人的幫助，如由院校教職工陪同辦理。檔案查閱工作是檔案管理人員的常規工作，即便沒有他人的陪同，檔案管理人員也會遵守規章制度和職業規范，嚴格按照規定提供檔案查閱服務。檔案需求者做出這種行為是懷有對檔案管理人員不信任的心理，認為由與檔案管理人員熟悉的人引薦，查檔過程會更加順利，檔案管理人員會認真對待他們的要求，對待他們會更加熱情，從心理上認為有保障。

四、調適高職院校檔案管理人員心理表現的措施

（一）加強心理暗示，改善檔案管理人員的職業倦怠

心理暗示是一種最簡單的條件反射，暗示在潛移默化中影響著人的生活，合理地運用心理暗示能夠提高高職院校檔案人員的職業認同感，能夠有效改善檔案人員的職業倦怠心理。高職院校領導者應該帶頭增強檔案意識，定期組織管理層面干部會議對提高檔案工作質量開展研討，要在公眾場合突出檔案管理工作的重要性，提升整個單位的檔案管理意識，提高檔案管理人員的自主地位和職業認同感。由于個體之間存在差異，在具體工作中呈現出的工作能力也有所不同。高職院校檔案管理工作中行使權變管理模式，根據個體差異采取不同的管理方式，這對檔案管理工作具有指導作用。高職院校領導使用科學、合理的人力資源管理模式，務必做到人盡其才，根據年齡、工齡合理分配檔案管理具體事務。高職院校檔案部門需要樹立良好的服務理念，具體從以下四點彰顯人性化理念：第一，增強檔案管理人員的服務意識，能夠做到以禮待人，言行舉止需要端莊大方；第二，管理人員需要做到以己度人，需要耐心傾聽他人的訴求，針對性地找到所需資料；第三，完善檔案服務流程，讓檔案人員有章可依，提高檔案管理工作的服務質量和效率；第四，創新思想，拓寬服務渠道，檔案管理人員可以利用信息技術提供檔案查閱服務。第五，部門領導、分管領導應定期了解檔案管理工作情況，關注工作人員情緒心理，耐心傾聽，為其提供傾訴的途徑。

（二）營造良好氛圍，促進檔案管理人員之間的交流

高職院校檔案管理枯燥單一，管理人員很容易滋生不健康的心理情緒，為此，高職院校領導者需要為檔案管理工作人員營造一個寬松、怡人的工作氛圍，創設良好的高職院校檔案工作氛圍可以從以下六個方面進行：第一，檔案管理部門需要開展黨的群眾路線教育實踐活動，讓全體檔案管理人員從思想上認同檔案管理工作，提高對檔案工作的重視程度，并付出實踐，認真踐行檔案服務工作；第二，檔案部門管理者應該協同員工創建品牌檔案文化，根據管理人員的性格特點，結合檔案工作自身性質樹立正確的檔案工作價值理念；第三，檔案管理人員需要樹立全心全意為人民服務的意識，打造熱情周到的服務形象，從本質上提升檔案管理工作的社會影響力。

（三）秉持人本理念，增加檔案管理人員的綜合素質

新時期的高職院校檔案管理人員，需要掌握扎實的檔案專業技術，還需要不斷地積累檔案管理實踐經驗，熟悉本單位不同部門的業務工作，利用碎片時間學習計算機、英語、心理學等學科的知識，需要達到一專多能的綜合素質。首先，高職院校檔案管理人員需要樹立終身學習意識，加強檔案業務學習，有效利用現有圖書館資源，下載并學習最新期刊，掌握檔案管理工作的發展趨勢，積極參加交流活動，將所得的理論成果應用于實踐工作中。同時，檔案人員需要提升自己的心理素質，能夠客觀地評價他人和事物，在工作中能夠保持不以物喜、不以己悲。面對脾氣暴躁的檔案需求者，以慢制動，循循善誘，有條不紊地提供檔案管理服務。同時，做好本職工作需要擁有一個健康身體，擁有強健體魄才有時間和精力研究檔案工作的改革與創新。因此，高職檔案管理人員需要重視自身的身體健康狀態，可以借助院校特有的體育鍛煉資源，利用業余時間進行適當的鍛煉，既促進了與同事的交流，還能提高身體素質。

（四）提升重視程度，提高檔案需求者的檔案意識

提升全社會的檔案意識是做好檔案管理工作的重要前提。全社會檔案意識的提高可以為檔案管理工作提供良好的工作環境和氛圍，同時提高全社會的檔案意識也是檔案管理工作的重要內容。值得注意的是，提升全社會的檔案意識并非一朝一夕之事，需要全社會的共同努力。首先，高職院校領導者需要重視檔案管理工作，檔案管理部門以及檔案業務部門需要尋求高職院校領導者的幫助，加強檔案意識的宣傳力度，通過在公共場合演講宣傳、咨詢、專題講座、有獎競猜等方式讓社會大眾注意檔案，為社會人士了解檔案提供支持。同時，院校檔案業務部門需要以檔案業務工作為依托，積極做檔案宣傳工作，用自己的實際工作成效樹立良好的檔案服務形象，用熱情、負責、熟練的工作風格換取檔案需求者的了解、信息與支持。

五、結語

總之，高職院校檔案管理人員的心理問題不容小覷，但也不是無法解決。從心理管理學角度去分析事物，需要是檔案管理人員具備強健的體魄、良好的服務意識，引導其形成良好的工作態度，才能促進檔案事業的發展。