新形勢下事業單位檔案管理改革途徑分析

■譚 明／濰坊職業學院

在當前這個新形勢下，信息技術的發展與進步，為檔案管理工作提供了更為多元性的工作思路，為了進一步增強檔案在事業單位中所能夠發揮的作用，相關人員要善于借助新技術和新思路，進一步提升事業單位的檔案管理能力，這樣在提升檔案的管理質量，也能夠有效降低管理人員的工作壓力。但是在實際的調查中發現，不少事業單位的檔案管理工作中，還存在著一些亟待解決的重要問題，相關人員需要根據實際的工作情況，提出一些切實可行的管理改革措施。

一、 當前事業單位檔案管理的工作趨勢

隨著社會發展速度的提升，事業單位的管理壓力也不斷增強，為了進一步提升工作效率，在新形勢下，檔案管理工作也應該引入信息化的技術內容，對檔案進行采集、歸納和整理等程序，展開最優化的操作，進一步提升檔案管理的工作質量。在實際的執行過程中，事業單位的檔案管理工作，主要包含以下這幾個工作特點：第一，在新形勢下，事業單位的檔案管理工作要表現出信息化的發展趨勢，結合以往的檔案管理情況，提出更為細致的發展規劃，確保整個檔案管理工作的科學性；第二，在后續的發展中，事業單位的檔案管理工作也會引入虛擬化的內容，進一步降低實物管理的工作難度，這樣事業單位的檔案管理工作流程也能夠得到進一步的簡化；第三，在事業單位的檔案管理工作中，應用數字化管理技術，也會進一步提升檔案管理的效率，節省單位在人力資源上的投入，但與此同時，對于工作人員的整體素質，也會提出較高的要求。

二、事業單位檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案的缺失問題

根據實際的調查發現，在當前的事業單位檔案管理工作中，仍舊存在著檔案丟失的情況，并且這類事故也不是孤立產生的，這也就代表著，在多數的事業單位中，檔案管理工作的嚴謹度都有待提升。之所以會出現檔案缺失的問題，一個主要的原因就是檔案管理人員在工作過程中缺乏嚴謹性，對待工作不夠積極，一些檔案資料未能在規定時間里、按照規定流程進行歸檔，對于那些年代久遠的檔案資料，工作人員在整理的過程中表現的過于隨意化，進一步加劇了檔案的遺失、破損問題。

（二）管理的制度問題

由于內部機制的問題，導致事業單位對于檔案管理部門的關注度，不如那些更容易表現出成績的部門，這就導致管理制度上，對于檔案管理部門的覆蓋也不夠全面化。根據實際的調查結果發現，一些事業單位的檔案管理工作，在執行的過程中不具備全面性、獨立性的工作特點，多是按照辦公室制度來執行日常工作，還有一些事業單位盡管制定了檔案管理制度，但是與當前主流的檔案管理要求相比還存在著一定的差距，導致員工在工作中的表現不夠完善，最終的管理質量可想而知。

（三）人員的能力問題

在事業單位的內部人員構成上，大家對于檔案管理的認識比過于表面化，沒能夠從更為深入的層面感受到這份工作的重要性，所以導致事業單位對檔案管理部門的關注度越來越小，在工作崗位的制定，以及工作人員的選派上，存在著輕視的態度，阻礙了事業單位檔案管理工作的專業化發展。根據實際的調查結果顯示，在不少事業單位的內部，負責檔案管理工作的人員大都是由老弱的職工來擔任，崗位安排極為隨意，而且員工福利、內部培訓的普及度也要小于別的部門，檔案管理工作人才的流失嚴重。

三、新形勢下事業單位檔案管理改革的途徑分析

（一）強化管理人員的工作意識

針對事業單位的檔案管理工作，首要的任務，就是要對管理人員的工作意識進行強化，從內部管理工作中，突顯檔案管理的重要性。在執行的過程中，第一，單位領導要端正自身的工作人員，要求一線檔案管理人員，不能在工作中出現隨意化的態度，并在檔案管理章程中，對這方面的內容進行體現，標準化的工作理念、制度化的管理思路，能夠幫助員工在檔案進行收集、整理、匯總上表現的更為專業化；第二，針對檔案管理工作的創新，工作人員在實際的執行過程中，還可以根據相關的工作流程，對一些細節化的操作進行完善，像可以利用標準化的操作步驟，對檔案進行著名；第三，檔案部門的負責人員，也應該在管理工作中，將工作責任落實到個人身上，進一步強化檔案管理工作的針對性，發現問題，要能夠追究到具體負責人員，這樣既能夠深化檔案管理工作人員的嚴謹性，同時還可以有效完善事業單位的檔案管理工作質量。

（二）創新管理工作的改革標準

信息技術在當前的社會發展中，有著舉足輕重的影響，任何一個單位的發展，都離不開信息技術的輔助，這一點在事業單位的檔案管理工作中也不例外，在創新檔案管理工作的改革標準時，相關人員也應該對信息技術的內容，進行合理的滲透。第一，在管理方法的引入上，工作人員對于那些信息技術，要進行積極、大膽的應用，根據事業單位的發展特點，邀請外包企業編制一些有效的檔案管理系統，進一步提升檔案收集、歸納和整理的效率，鞏固檔案的整體管理質量，這樣還能夠有效降低管理人員的壓力；其次，工作人員在對檔案資料進行整理的時候，還可以應用一些信息技術來完成檔案資料的共享，盡可能發揮檔案的資料價值，比如在單位的內部，可以建立一些檔案管理平臺，通過權限設置，幫助各個部門的工作人員，對檔案信息展開合理化的使用。

（三）建立檔案管理的規范制度

為了對事業單位檔案內容的管理水平進行提升，在創新管理途徑的過程中，第一，工作人員需要清楚的認識到一點，那就是隨著社會發展環境的變化，單位需要應用的文獻、資料數量也在大幅度的增長，在資料的收集過程中，工作人員很難在短時間內得出一個精準的結果，所以，為了改善這方面的工作質量，管理人員可以借助橫向式的聯合操作方法，利用互聯網技術，實現資源的共享，進一步提升各類檔案資料的利用效率；第二，由于事業單位的工作情況比較特殊，所以在實際的工作過程中，相關人員不妨在單位內部，建立起一個電子文件數據管理中心，深化單位信息資源的管理組成，在這個數據管理中心上，可以提供一些非保密性、制約性的電子文件，為單位內相關部門提供信息服務，這樣既能強化單位文獻資料的保密性，同時還可以有效提升檔案的利用率。

（四）培養檔案管理的優秀人才

為了有效實現檔案管理工作的發展，事業單位的領導人員，還應該就檔案部門的人才發展戰略，建立清醒的規劃認識，這樣才能有效規范檔案管理部門的發展，為設定為工作的重點，這樣才能進一步規范檔案管理工作，為事業單位的發展，建立持續性的基礎。在培養優秀檔案管理人才的過程中，第一，可以強化內部人員的培訓工作，進一步強化內部檔案管理人員的工作能力，幫助其適應新形勢下的檔案管理工作要求，利用多元的操作技術，鞏固檔案管理人員的信息熟練度；第二，在外部人才的引進過程中，事業單位的管理層要對檔案管理崗位給予重視，樹立創新型的招聘理念，尤其是在福利待遇、內部晉升上，更是要做到一視同仁；第三，在發展的過程中，事業單位還要重視優秀檔案管理人才的發掘和培養，在這一點上，可以同知名高校建立合作關系，雙方發揮各自的優勢，建立人才培養機制，強化檔案管理人才的實踐性和理論性。

四、結語

總而言之，在當前社會的新形勢下，事業單位對于自身的檔案管理工作，要給予高度的重視，結合以往的管理經驗，提出一些具有創新性、改革性的發展舉措，盡可能落實相應的管理細節，提升檔案管理工作的整體質量。