文化差異對商務函電寫作的影響

■劉 雯/河南科技學院外國語學院

一、前言

隨著“一帶一路”倡議的不斷推進，中國對外交流與合作不斷深化和加強，同世界各國的貿易往來也日漸頻繁。商務函電，作為商務活動中重要的溝通媒介，能夠實現信息的高效傳遞與交換。

對于商務函電寫作的研究，大部分學者集中在語言、寫作原則和課程設計等方面。楊秋怡（2018）通過對比英漢思維差異，研究其對商務函電寫作的影響。魏國平（2005）對商務函電的語言特征、語篇特征、語法特征及詞匯特征進行了詳盡分析。葉秀琪（2017）對商務函電教學模式改革進行研究，提出了基于 CLIL 模式的 4CS（content，communication， cognition， cultures）教學理念。由于各國文化的不同，商務函電溝通不可避免會面臨各種問題，但關于文化差異對商務函電寫作影響方面的研究較少。這些問題產生的原因以及如何解決這些問題值得思考和探索。

二、文化差異及造成的商務函電溝通障礙

不同文化有其獨特的特點，而溝通障礙的產生是多種文化差異因素交互的結果。

（一）高低語境文化

在現實交流中，交流雙方所傳遞的信息有的主要來自于交際語言本身，而有的則主要來自于交流的場合，即語境。根據信息來源方式的不同，愛德華·霍爾把多樣性的文化劃分為了兩類，即高語境文化和低語境文化。高語境文化是指在此種文化背景中，交際信息的創造和實現不主要依賴于交際語言本身，而主要依賴于語言交流的場合和語境。中國文化、拉丁文化以及日本文化都屬于典型的高語境文化。低語境文化是指在此種文化的語言交際過程中，交際信息的創造主要依靠交際語言本身而非交際語境，像美國、加拿大以及多數歐洲地區的文化都屬于低語境文化（竇衛霖，2011）。例如，中國人很多時候講求意會、弦外之音以及語言表達的委婉和隱晦，但是如果這樣的語言出現在商務函件中，對于低語境文化的人來說容易出現溝通障礙，因為他們很難理解蘊含在文化背景中的信息。

（二）長期取向與短期取向文化

吉爾特·霍夫斯泰德提出文化差異的不同維度。其中一個維度便是長期取向與短期取向。長期取向的文化關注未來，注重節儉和堅持，能夠犧牲眼前或者短時間的利益去追求長遠的利益。而短期取向的文化更關注過去和現在，認為此時此地才是最重要的。在霍夫斯泰德的調查中，中國文化屬于典型的長期取向文化，在這一維度上的得分為118，而美國得分僅為29，其文化屬于短期導向文化（陳曉萍，2009）。這一文化差異體現在很多方面，例如，中國強調長遠計劃，未來的合作和利益，所以中國人常常說“放長線，釣大魚”，而且國家和政府也常出臺各種長期規劃，例如“十三五規劃”、“兩個一百年”奮斗目標等。但在很多短期文化取向的西方工業國家，短期即時的利益更被看重。例如，企業考核的周期較短，有每周考核、月考核、季度考核等，強調短期績效。

所以在商務函件中，特別是報盤還盤信件中，中國人常常會說“If you can grant us lower discount， we will place larger orders with you in the future”，甚至有時候為了促成一單生意或者期望后來能夠達成合作，在第一次交易時提供很低的價位。而美國人往往看重某一單生意能否盈利，如果利潤過低，就很難接受，因為他們認為利潤率太低將會是一次失敗的嘗試，完全沒必要。

（三）思維方式及習慣用語的差異

曹赟（2017）認為中國人趨于曲線思維。所謂曲線思維，是一種圍繞主題的迂回的思維方式。正如我們習慣于在談正事之前寒暄鋪墊，最后才表明自己的意圖或者看法。西方人趨于直線思維，即直截了當的提出問題和觀點的思維方式。人的思維方式決定著表達方式和行為方式。很多中國外貿業務員在撰寫商務信函時，往往會寫得很長以示認真重視。例如，在回復客戶的詢盤信件時，添加過多關于公司的介紹和客套的話語，最后才才會提到客戶所關注的點上。但是外國客戶在收到這種郵件后，會覺得是在繞彎子。面對繁雜冗長、主題難尋的信件，客戶會認為沒有可讀性，失去耐心。

有時候還會出現模糊語的情況，例如，我們習慣說“改天有空去你家做客”，但是“改天”可能是明天，一周后，一月后，是不確定的。但是，西方人對于模糊性的容忍度較差。所以，在商務函電寫作中，模棱兩可的語言會使客戶懷疑合作的誠意及公司的信譽。例 如，“Products of our company won several awards and passed national and international authentification.” 這種表達方式在西方人看來是沒有參考價值的，因為不夠具體，沒有可信度。

三、跨文化商務函電寫作技巧

（一） 把握商務函件的發送時機

大多數商務函件往來都是通過郵件方式進行的，如何使客戶在收到郵件后快速回復是值得思考的問題。外貿業務員發送出去的開發信、建交函等都石沉大海，很大原因是發送的時間不對。有時候客戶的郵箱堆積大量郵件，如果不是往來郵件，可能會被當作垃圾郵件處理掉。在這種和國外存時差的情況下，一方面我們需要及時回復客戶的郵件；另一方面，設定郵件發送的時間，確?？蛻粼谏习嗪蟠蜷_郵箱的第一時間，收到我們的郵件，這樣客戶查收回復的幾率會增大。

除了時差可能造成的郵件處理障礙外，目標國家的文化節日等也要考慮在內。例如，在穆斯林齋月期間，他們的上班時間一般是早上八點到下午兩點，所以郵件發送最好是在這期間，或者上午十點左右。齋月期間，人們白天不能吃喝，所以上午客戶的精神狀態較好，下午會出現疲倦，此時進行郵件往來，效果較差。值得一提的是，并非每一個西方國家都過圣誕節，一些阿拉伯國家像沙特、阿聯酋、敘利亞等是不過圣誕節的。此外，不同國家慶祝感恩節的時間也不盡相同，加拿大的感恩節在每年的十月中旬，美國的感恩節在每年11月的第四個星期四，而歐洲人則不過感恩節。同樣，我們的春節對于外國客戶來說是不放假的，所以商務函件往來時應注意文化差異，在遇到節假日時，應提前告知客戶可能出現的延遲回復。此外，送上祝福時應注意避免把祝福發錯人，或者在錯誤的時間發送節日祝福，影響交流與合作。

（二）設計商務函電的寫作內容

1、明確寫作目的

在撰寫商務函電時首先要明確寫作目的，不管是關于價格的討論，還是關于交貨方式的協商等?；谖鞣娇蛻糁本€思維的特點，在一開始，我們可以減少大量的鋪墊，直接表明寫作目的，例 如“Thanks for your inquiry and prices for your desired products are as follows.”或者“I write this letter in order to……” 此外，寫作中最好有清晰的標題，對于客戶所關注的點，例如價格、付款方式等可以加粗顯示，增加函件的易讀性。

2、了解客戶需求

商務函電寫作雖然不是面對面的談判，卻是另一種形式的溝通、試探與博弈。不同的客戶在詢價時都抱持一個共同目標，那就是要買到物美價廉的商品或者以最好的價格出售商品。不同的是，一些客戶，例如印度地區的客戶屬于價格敏感型，所以在商務函電寫作中，過高的價格會使他們直接放棄。對于這種客戶，應直接拋出自己能做出的折扣，并表達合作意愿。歐美以及日本客戶，對于產品的品質要求較高，可以重點展示產品細節和優勢，必要時候在函件溝通是提到樣品寄送。若樣品價格不高，可直接在函件中表達“Free samples will be provided for your reference”。如果樣品價格過高，可委婉表述我方需求 “The sample will cost 200USD， but we will refund the charge if you confirm the order”。一方面有機會讓客戶更好地了解產品，另一方面減少損失。

一些國家對于產品的環保要求很高，所以在函件中不要使用泛泛的語言表達產品質量好，一定要充分展示出產品的環保性能并提供具體的參數來吸引客戶。對于一些高權利距離文化的國家，客戶對于權威的重視和依賴很強。所以如果企業已經和當地的知名企業有合作，可以在函件中提到，這樣會使客戶更加容易接受。

3、完善寫作細節

商務函件的寫作格式有很多種，常見的三種是齊頭式、縮進式和混合式。針對不同的客戶，選擇客戶常用的格式。

其次，細節方面。例如，日期的寫法，英式寫法，一般遵循日、月、年的順序。2019年6月8日，即 8June， 2019或8 June， 2019。 而美式的期表達方式通常為月、日、年，即 June 8， 2019，或June 8，2019。 避免書寫為 08/06/2019或者06/08/2019，造成誤解。

最后，商務函件的寫作，如往來郵件，雖然不似合同般嚴謹，但在發送之前務必要認真檢查，避免語法錯誤以及重要信息的遺漏或出錯。專業準確禮貌的表達將會給客戶留下好印象，增加合作的可能性。

（三）擺正商務函電的寫作心態

商務活動的進行是基于平等互利的基礎。一項對比對母語國家人員和非母語國家人員在商務信件寫作差異的研究顯示：在這些被調查的非母語國家人員中，44%的人在寫作時常常過于禮貌，例如，“I humbly request you to take into consideration my ardent desire to continue my studies”（竇衛霖，2011）。過于謙虛甚至一味討好的表達會讓客戶感覺我們對自己的產品缺乏自信，急于建立業務關系，在后期的談判中將會處于不利地位。所以在商務函電寫作中，我們既要禮貌表達，更要自信表達，強調對方跟我們合作能夠為他們帶來的利益。

四、結語

我國同世界各國交流合作日益密切，商務函電在商務活動中發揮的作用也越來越大。但文化差異，不管是高低語境、長期短期取向、權利距離高低亦或是思維、習慣及表達方式的差異，往往直接影響商務函電的溝通。了解世界各國的文化差異以及他們對商務函電寫作的影響，并且靈活運用到商務函電寫作中，力求做到謀篇布局符合客戶思維習慣，寫作內容直擊客戶內心需求，將所要表達的信息進行準確詳細的編碼，從而順利實現跨文化商務函電寫作，促進對外經濟貿易發展。