淺談如何提高縣級二輪志書的編校質量

俞富江

二輪志書質量取決于志書編輯人員的素質，只有高素質的志書編輯隊伍，才能推出高質量的志書。要提高志書編輯人員的素質，應著重于編輯隊伍整體編校素質的提高和編校技能的培養。筆者認為，二輪修志必須在保證質量的前提下，加快工作進度，編輯人員不能忽視質量求進度，要樹立精品意識，確保質量，在文字編校方面逐步摸索出一套行之有效的方法，力爭修出佳志、名志。下面就如何提高縣級二輪志書編校質量談點淺見。

一、強化質量意識，增強編校責任感。

質量是志書的生命，編校水平的高低直接關系到志書質量。一部志書內容再好，如果沒有把好文字的編校關，當你在閱讀中發現多處有語句不通，錯字、別字、掉字、多字等問題時，這部志書就會前功盡棄，無從談及質量問題。因此，為了高質量修好二輪志書，縣級地方志部門要在首輪志書的基礎上，適當調整框架結構、優化選題、精編條目的同時，始終把提高文字編校質量作為志書質量管理的難點和重點問題來抓，堅持在編輯中叫響“盡心盡責做編校，在我手中不出錯”“我是最重要的一關”的口號，在資料、文字、數據等方面認真核對，嚴格把關。在編校過程中，首先，強調出現編校差錯就是編輯的失職行為，就是對讀者、對地方志事業不負責任的具體表現。其次，吸取少數地方志書因編校失誤而造成負面影響的教訓，提醒編輯人員時刻加強工作責任心。再次，地方志部門為編輯人員發放《地方志書質量規定》《出版物漢字使用管理規定》《出版物上數字用法的規定》《標點符號用法》《校對符號及其用法》《計量單位表》等，購買《現代漢語詞典》等相關資料，鼓勵大家自學，增長編校業務知識。同時，除分期分批組織人員參加上級舉辦的二輪志書學術研討會外，還結合自身工作實際，注重抓好每個階段的志書編纂業務培訓會，組織編輯相互學習交流，人人談編校的體會，談編校技能的提高，通過互相學習，取長補短，從而不斷提高編輯人員的整體編校水平。

二、采取有效措施，提高編校質量。

近年來，隨著二輪修志工作的不斷深入，各地在編校中通常采取以下兩項措施：

（一）定期召開責任編輯碰頭會。在修志過程中，縣級地方志編輯部都制定了每周例會制度，每周召開責任編輯碰頭會，提出問題、討論問題、解決問題，及時地解決編修過程中出現的各種問題。組稿前期，編輯人員坐在一起，相互交流志稿的質量、組稿的進度、條目內容的補充辦法、與撰稿人員的溝通方式、工作中遇到的困難及需要副主編、主編協調解決的問題等；組稿后期，重視解決篇目之間的交叉問題、條目之間內容的重復問題、同一事物記述中相互矛盾問題以及一些字詞、標點符號的用法問題等等。通過碰頭會的形式，讓編輯人員共同探討研究解決問題的辦法，有的作出統一要求，這樣便于大家共同執行。如“做出”與“作出”、“制定”與“制訂”、“簽定”與“簽訂”等等詞語的用法，志稿中使用較多，往往用的時候隨意性較大，這些詞語用在有些地方雖不能完全算錯，但用那個字更為確切一些值得研究，再說在一部志書中應力求統一，經過查找資料考證，在編輯人員中達成共識，使得整部志書內容更加嚴謹。

（二）堅持驗審程序和“四層校對”制度。為了切實提高二輪志書編校質量，編輯部要結合編纂實際，堅持實行多級（層次）的志書審稿制度，各級（層次）審驗在堅持高標準，根據審驗程序和要求嚴格把關，志稿必須經審驗通過后，再送上一級審驗部門，不符合要求的志稿，退回原承編單位或編寫部門重修。逐步摸索完善“三審”（即：初審、復審、終審）制度。初審。承編單位獨立編寫的篇目，由承編單位進行初審，并根據初審意見進行修改，形成復審稿，蓋上承編單位印章，送修志編輯部復審；多部門編修的篇目，經承編單位初審后，交統編單位進行初審，修改并形成復審稿，蓋上統編單位印章，送修志編輯部復審。其初審要求：一是嚴把“資料關、史實關”，確保內容真實、完整。二是符合志書體例，語言使用符合現代漢語文法，文字標點使用符合《出版物漢字使用管理規定》和《標點符號用法》。三是時間、地點、數據、名稱、引文、圖表準確。四是數字用法、計量用法及換算符合《出版物上數字用法的規定》和《計量單位表》的規定。復審。修志編輯部對復審稿進行審核，各承編（統編）單位根據審核意見進行修改完善，形成評審稿。評審稿由責任編輯按所承編目送副主編審核，完成后再送主編審核，主編簽署意見，加蓋公章，報編纂委員會終審。終審。編纂委員會對評審稿進行全面評審，對史實資料有較大補充或作重大調整的，由責任編輯會同承編單位完成修改。終審合格后，編纂委員會簽署意見，并報同級政府批準，由縣級地方志辦公室負責出版事宜。在校對環節上，實行“四層校對”制度。“四層校對”，即：撰稿員復校、責任編輯自校、編輯之間互校、副主編與主編統校。具體操作方法是：組稿工作結束前，所有稿件須經撰稿員復校確認。送印刷廠排版后，采取編校合一的辦法，由各位責任編輯進行自校，因為責任編輯對自己分工負責欄目的內容比較熟悉，容易發現校對稿的差錯，重點是校對標點符號、表格數字、圖片說明等是否準確，是否需要作進一步的核對。在此基礎上，再組織相互交叉校對，由于有些差錯受編輯人員水平和知識面的限制，往往有些問題自己編校難以發現，而相互校對既能及時發現責任編輯所編志稿中的不當之處并加以改正，把差錯率減少到最低限度，使志稿的質量在成書前得到提高，又可使編輯人員在工作上得到互相交流，互相學習，同時也有利于提高編輯人員的業務水平。交叉校對完成后，再由副主編、主編進行統校，而后各責任編輯根據副主編和主編指出的問題，有針對性地進行彌補、糾正。這樣，通過堅持“三級審稿、四層校對”工作制度，在付印前對志書稿件進行反復的核實、調整、修改，有利于提高編校質量，減少差錯，從而達到出版要求之目的。

三、把好編校關，努力減少差錯。

責任編輯收到承編單位稿件后，要依據志書的質量標準，按照編輯工作順序對每篇志稿進行通讀、理順、修改、校對，經過認真的整理修改，把好編校關。

（一）細心檢查，力求準確。由于志書承編撰稿員隊伍龐大，其文字寫作水平不一，同時在組稿中不難發現，有相當一部分撰稿員比較粗心，容易忽略細微之處。有些志稿丟字、加字、錯字、錯誤標點很多，如將“21.83 萬人次”錯寫為“21.83人次”，“18560 元”錯寫為“18560萬元”；有的志稿中常常出現“二”與“兩”不分、“截止”與“截至”不分、“渡假”與“度假”不分、“峻工”與“竣工”不分等。標點符號差錯就更多了，最常見的差錯是長句無逗和一逗到底；有的引號（“”）與書名號（《》）混用，如命名為“巾幗文明示范崗”誤用為《巾幗文明示范崗》；其他還有分逗不分、頓逗不分、頓句不分、省略號與“等等”并用。隨著計算機的普及和政府網站的建立，一些撰稿員的電子文稿由于錄入時的差錯，常常會出現一些意想不到的錯誤，如“解決”變成了“解剖”等，但只要責任編輯細心編校，這類問題是不難解決的。有的志稿時間表述不夠準確，如使用“過去”、“以往”等籠統的時間代名詞。時間段表示要確切，應寫明起訖年份或日期，更不能寫“若干年后”、“兩三年前”。有的志稿年份表述不夠完整，隨意省略，如“1990年”寫成了“90年”。如果責任編輯不認真的檢查，就很容易出現差錯。所以，志書編輯人員一定要安排較長的時間來改正原稿中的錯別字、用錯的標點符號以及不通的語句、用詞不夠準確等問題，使這些問題在組稿編輯階段得到較好解決。

（二）規范體例，行文統一。志書是“眾手成書”，許多單位的志稿是不符合志書體例要求的，因此就很難達到文字的統一和規范。對此，為確保地方志書的質量，根據國務院《地方志工作條例》和新聞出版署、國家語言文字工作委員會《關于出版物漢字使用管理規定》、國家技術監督局《出版物上數字用法的規定》、新聞出版署《圖書編校質量差錯認定細則》和所在省地方志行文規范等有關要求，結合當地的實際情況，特制定志書行文規范細則，并將編寫規范發至各承編單位撰稿員。編稿時，每個責任編輯在充分理解原稿內容的基礎上，都能按照通行的現代漢語表述內容，語言力求準確、簡明、流暢，合乎邏輯，避免產生歧義；按照有關規定使用名詞、術語、符號、代號、數字、標點、計量單位，做到規范統一；標題排列、圖表繪制、務求醒目、清晰，格式統一。志書體例規范，通常由行政區域圖、前志概略、概述、大事記、專業篇和附錄組成，按綜合、經濟、政治、社會文化順序排列，設篇、章、節、目，目下設子目。目、子目的設置分類科學，結構嚴謹，歸屬得當，排列有序。合理運用述、記、志、傳、錄、圖、表、照等體裁，文體統一，表式規范，數字準確，圖照有簡明文字說明。采用規范的語體文和第三人稱記述區域和單位名稱，不用概念不明確或者含糊的代稱，如“我市”“本 市”“我縣”“本縣”“我局”之類的詞語，可用“全市”“全縣”“××局”。志稿中一律砍掉模糊不清的時間代詞，寫明確切的年月時間，使志書記述做到準確無誤。如“‘九一九’兇殺案”改為“‘9·19’兇殺案”。在編寫時，每個編輯都要知道志書稿件中哪些是有用的，哪些是無用的；哪些是主要的，哪些是次要的；哪些是應該刪除的，哪些是應該挖掘的。如記載某個論證會，重要的是記述論證的結論和成果，而不是參加了哪些人、多少人、哪個領導講話、開了多長時間。對于文字不通、句子歧義和標點符號使用不當及不符合志書寫作規范的，責任編輯都要按照行文規范細則要求進行認真修改。在數字用法上，主要糾正的錯誤是年、月、日應當使用阿拉伯數字而誤用漢字，如“2005年”誤寫成“二〇〇五年”。在有的志稿中計量單位使用不統一，如“2004年全市糧食總產量達到173856 噸，應為 17.39萬噸”。4位和4位以上數字的寫法，采用國際通行的三位分節法；尾數有多個“0”的整數數字一般可用“萬”、“億”作單位緊縮書寫，如345，000，000，可寫成 34，500 萬或 3.45 億。在名稱術語使用上，做到全書前后一致。各種名稱第一次出現時一律用全稱，如全稱過長、又有語意準確且流行的簡稱，應當在其后括注簡稱及“下用簡稱”字樣。記述不同時期的國家政權、組織機構、職務、地名等名稱時，應真實地反映原貌，沿用當時的名稱，并括注現行標準名稱。科技名詞或術語，凡有中文名的，一律用中文名書寫；未有中文名的以及機械型號等，應按現行通用寫法。使用難懂的科技名詞和術語，應加括注。動物、植物、礦物等名稱，應使用標準學名，并用括號注明拉丁文，必要時可加注當地俗名。至于志書中運用的統計數據，以當地統計部門提供的為準，缺項部分采用主管部門的統計數字。在同一部志書中，有的數據有交叉和類比關系，要注意前后照應，一旦遇到不一致的問題，主動聯系統計部門進行核對。為了便于讀者查閱，凡是應用了有關業務部門的統計數據，盡量作些簡要注釋，說明其統計口徑范圍等。上下文、正文與圖表中的小數點后的小數位和計量單位(包括萬、億單位和千克、噸等計量單位)、數值必須保持一致。統計表中的數值，如正負整數、小數、百分比、分數、比例等，必須用阿拉伯數字。小數點后一般保留兩個小數位。

（三）校對是非，敢于糾錯。校對是志書出版工作中的一個重要環節，是編輯工作的延伸。校對時，責任編輯既重視參照原稿，又不能僅僅滿足于消滅校樣稿上排版時出現的差錯，而是更多地發現原稿上的疏漏之處，以彌補編輯工作的不足。如在一部志書中，大多的數字信息是隨文而走的，可也有一部分數字信息是通過表格形式來反映的。同時讀者不難發現一些志書表中的數字差錯較多，不是行錯，就是列錯，而且這一問題往往不被編輯所重視，總認為只要按照原稿校對總不會錯，其實有不少數字就是錯在原稿上。對此，志書編輯在校對表格時，嚴格按照表頭、名稱、數字、表尾的順序進行校對，做到不跳不漏，多做一些加減算術題，一旦發現有問題，及時與撰稿員核實，減少數字信息差錯。又如，在閱讀近年來出版的一些地方志書時，相關內容中常常看到“行政村”這樣的提法，通過查閱相關法律后，其實志書中這種提法是沒有法律依據的，甚至在某種意義上，有悖于《中華人民共和國憲法》和《中華人民共和國村民委員會組織法》的規范，長此以往，極易造成以訛傳訛，不利于提高志書質量，更不利于“依法治國”基本方略的實施。所以，在編寫縣級二輪志書時，堅持以憲法和法律為依據，發現志稿中有“行政村”的提法時，責任編輯應及時與撰稿員溝通，指出存在的問題，做好解釋工作，果斷刪除“行政”兩字，從而使得“行政村”這樣的提法不再在志書中出現。

修志光榮，青史留名，而不能因馬虎失誤讓后人罵是俗官陋筆、濫竽充數。在編纂二輪志書過程中，涉及志書編校質量的環節很多，包括語法、標點、格式、數據、表達方式、計量單位和阿拉伯數字的使用等等，那么，如何才能使志稿少出差錯呢？筆者認為，實行交叉校對是減少差錯的有效辦法之一。因為每個編輯所具有的知識不盡相同，知識面也是有限的，對于字、詞的掌握程度也是不相同的，而二輪志書所載入的內容涉及社會生活的方方面面，僅憑一個人的能力很難做到所編志稿不出現差錯。采用這種交叉校對的方式有利于知識互補，可以發揮各自優勢，從而發現責任編輯校對時沒有發現的問題和差錯，努力提高編校質量，確保志書文稿無錯別字，標點、數字、量字使用規范，努力杜絕語法及邏輯、基本史實、數據等方面的差錯，達到整部志書規范、統一的目的。