數(shù)據(jù)治理視野下一張表工程的分析與優(yōu)化研究

李莉

(中國石油大學(華東) 信息化建設(shè)處， 青島 266580)

0 引言

“十三五”規(guī)劃綱要提出實施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，把數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源。全面實施促進大數(shù)據(jù)發(fā)展行動[1]。2016 年，《政務信息資源共享管理暫行辦法》出臺，以數(shù)據(jù)共享提升政務服務又進了一步。在國家政策的推動下，建立智慧校園，提供互聯(lián)網(wǎng)+時代的數(shù)據(jù)服務，加強數(shù)據(jù)公開共享，“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓師生少跑腿”已成為必然的趨勢[2]。

近年來，高校開展了多輪信息化的建設(shè)工作，先后建成了信息化三大基礎(chǔ)平臺：“統(tǒng)一身份認證平臺”、“學校數(shù)據(jù)中心”、“校園門戶”，各個業(yè)務部門的信息管理系統(tǒng)也相繼建成。隨著各個信息化系統(tǒng)的運行，積累了大量的數(shù)據(jù)，學校數(shù)據(jù)中心將各個業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)匯聚到一起，建立了數(shù)據(jù)共享交換平臺，面向全校提供數(shù)據(jù)服務。在學校教學、科研管理和服務等工作中發(fā)揮了重要作用[3]。但是仍然存在數(shù)據(jù)采集不全面、數(shù)據(jù)多次重復填報和數(shù)據(jù)未能深度應用等問題[4]。為此，我們啟動了“一張表”應用工程。

“一張表”工程旨在解決師生反應強烈的“表格繁多、重復填報”等突出問題，通過數(shù)據(jù)治理、數(shù)據(jù)共享和交換等手段，實現(xiàn)師生在辦理業(yè)務填寫相關(guān)表格時“一次錄入、共享互通、重復使用、自動填充”。

針對一張表工程，雖然在幾年前就提出了這個的概念，但在大部分高校并沒有真正實現(xiàn)。很多學校，把大數(shù)據(jù)分析展示與教學管理相結(jié)合的內(nèi)容列入十三五規(guī)劃，然而作為學?；A(chǔ)數(shù)據(jù)應用的一張表項目，卻遲遲不落地，導致這種尷尬的局面的因素有很多。其中有技術(shù)因素，更是數(shù)據(jù)治理的問題。一張表工程從本質(zhì)而言是局部區(qū)域的數(shù)據(jù)治理的問題，本文擬從數(shù)據(jù)治理的角度對一張表工程遇到問題進行分析和優(yōu)化。

1 數(shù)據(jù)治理與一張表工程

數(shù)據(jù)治理最早是沃森( Watson)在2004年就企業(yè)管理中數(shù)據(jù)倉庫治理的實踐提出的，之后學者們在“治理”思維的引領(lǐng)下，圍繞企業(yè)、政府、醫(yī)院和高校的數(shù)據(jù)治理展開了大量的理論研究和實踐探索(劉桂鋒等，2017)。在我國，有關(guān)數(shù)據(jù)管理的研究始于 2010 年，之后學術(shù)界開始出現(xiàn)數(shù)據(jù)治理的專門研究，學者們從數(shù)據(jù)治理的概念、體系、內(nèi)容和應用實踐等方面進行了探討(張寧，2017)。

關(guān)于數(shù)據(jù)治理概念，美國國際數(shù)據(jù)管理協(xié)會(Data Management Association nternational，2009) 將數(shù)據(jù)治理定義為對數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理和控制的活動集合，包括計劃、監(jiān)控和執(zhí)行等。數(shù) 據(jù) 治 理 研 究 所 ( The Data Governance Institute，2014)認為(CK號)，數(shù)據(jù)治理是信息相關(guān)流程的決策權(quán)歸屬和責任擔當框架，即根據(jù)商定的模型，確定誰在什么情況下，對什么信息，使用什么方法，能采用什么行動，并按此執(zhí)行。國內(nèi)學者則認為數(shù)據(jù)治理是指與有效運用數(shù)據(jù)所需的、組織或執(zhí)行層面的準則、政策、步驟和標準相關(guān)的實踐活動，是通過建立數(shù)據(jù)標準體系提升數(shù)據(jù)質(zhì)量，通過數(shù)據(jù)架構(gòu)合理組織數(shù)據(jù)，通過元數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)管理提升關(guān)鍵數(shù)據(jù)的管理水平，通過安全和生命周期管理保證數(shù)據(jù)的安全性、有效性、時效性等功能的綜合體系(陳火全，2015)。綜合已有研究以及數(shù)據(jù)治理的實踐經(jīng)驗，筆者認為高校數(shù)據(jù)治理，是從組織、管理及技術(shù)的角度持續(xù)改變數(shù)據(jù)使用行為的過程；它可以幫助學校理解數(shù)據(jù)、使用數(shù)據(jù)，挖掘數(shù)據(jù)價值，從而提高學校的運營效率和管理水平，增強競爭力。數(shù)據(jù)治理的本質(zhì)是是學校數(shù)據(jù)中心的規(guī)范性建設(shè)和長期維護，是一個長期循環(huán)的過程。

在高校的日常教學和管理工作中，師生需要填大量的表格，例如崗位考核，職稱評審，獎學金申請等等。其中存在大量數(shù)據(jù)重復填報的情況。“一張表工程”是指爭取師生一年只填一張表，當有數(shù)據(jù)填報需求時，直接從這一張表中自動抽取數(shù)據(jù)，生成表單。減少重復填報，節(jié)省師生的寶貴時間。

一張表的本質(zhì)是數(shù)據(jù)治理問題，以高校為例，數(shù)據(jù)雖然廣泛存在于各個業(yè)務系統(tǒng)，但“不可用”的現(xiàn)象普遍存在，主要表現(xiàn)在數(shù)據(jù)不完整，數(shù)據(jù)不準確，數(shù)據(jù)更新不及時和系統(tǒng)間數(shù)據(jù)不一致等，這就需要通過數(shù)據(jù)治理來有針對性的解決這些問題。

2 一張表工程的困境

針對一張表數(shù)據(jù)，從數(shù)據(jù)的選取開始，到數(shù)據(jù)的整理，共享，展示等各個環(huán)節(jié)都存在不足，這些缺陷包括技術(shù)和管理，兩個層面相互影響，使一張表工程陷入困境。

(1) 相關(guān)業(yè)務部門配合度不高

一張表工程離不開各個業(yè)務部門的配合，如果只是實現(xiàn)最基本的數(shù)據(jù)自動填報，比如教師的姓名、性別等信息，并不困難。但對于老師的課時量統(tǒng)計，論文學科分析這些需要深度數(shù)據(jù)融合和數(shù)據(jù)集成的工作，實施的難度和工作量就比較大。然而，各個業(yè)務部門本身就工作繁忙，如果不能給其他部門的工作帶來便利，甚至給別人增加工作量，這樣別的部門是很難配合的。同時，各部門的管理或服務工作，更愿意依從慣例，且有“多一事不如少一事”的心態(tài)，在面對需要協(xié)同多部門獲取數(shù)據(jù)的挑戰(zhàn)時，更愿意旁觀。由于數(shù)據(jù)需要實時變更，許多數(shù)據(jù)分析往往淺嘗輒止，如果后期需持續(xù)改進，各部門提出需求的動力還會明顯減弱。這就是一張表工程的理念很早就有，但實際遲遲落地不了的重要原因。一張表工程可以說也是一把手工程，沒有領(lǐng)導的統(tǒng)籌規(guī)劃，大力推進，就談不上一張表真正意義上的落地。

(2) 信息系統(tǒng)原有數(shù)據(jù)質(zhì)量不高

目前學校各部門已經(jīng)意識到數(shù)據(jù)重要性，并且在日常的運行過程中也積累了一定的數(shù)據(jù)，但當一張表需要使用這些數(shù)據(jù)時，卻發(fā)現(xiàn)很多數(shù)據(jù)是不可用的，關(guān)鍵的問題在于數(shù)據(jù)質(zhì)量問題。數(shù)據(jù)質(zhì)量不高主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，數(shù)據(jù)不完備，需要填報的數(shù)據(jù)項不全，或者存在改數(shù)據(jù)項但為空，甚至是一些關(guān)鍵的數(shù)據(jù)項不唯一等。第二，數(shù)據(jù)不一致，主要表現(xiàn)在業(yè)務系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)不一致，沒有確定數(shù)據(jù)的權(quán)威來源。第三，數(shù)據(jù)不及時，數(shù)據(jù)更新不及時，導致數(shù)據(jù)陳舊無法使用。第四，數(shù)據(jù)無效，出現(xiàn)一些無效數(shù)據(jù)，例如身份證號不是18位，學位名稱超過國標的取值范圍。

(3) 業(yè)務部門信息系統(tǒng)過多或不夠

一些核心業(yè)務單位，例如組織部、研究生院、學工處等缺乏綜合性的管理信息系統(tǒng)。因為這些核心的部門業(yè)務繁雜，沒有綜合性的管理信息系統(tǒng)，但根據(jù)工作需求建立了一些小的信息系統(tǒng)，缺乏整體的規(guī)劃，造成單位內(nèi)部的數(shù)據(jù)重復，數(shù)據(jù)不一致情況。一張表工程需要提取數(shù)據(jù)或其他部門需要數(shù)據(jù)時卻很難拿出準確的數(shù)據(jù)。

3 以數(shù)據(jù)治理的原則優(yōu)化一張表工程

一張表工程的問題本質(zhì)上都是數(shù)據(jù)治理的問題，以下本文從數(shù)據(jù)治理的角度對上文中提到的問題逐一進行分析，并提出優(yōu)化方案。

(1) 找準“業(yè)務抓手”，提高相關(guān)業(yè)務部門的配合積極性

因為一張表旨在盡可能多的收集師生數(shù)據(jù)，以備日后填表時自動抽取。所以找準“業(yè)務抓手”就很重要。就高校而言，圍繞的主題就是教師和學生。圍繞著兩個主體的數(shù)據(jù)是最為關(guān)鍵的。同時，老師在崗位考核、職稱評審當中用到的相關(guān)數(shù)據(jù)是最為全面的，因而我校以崗位考核職稱評審等教師非常關(guān)心并且涉及數(shù)據(jù)最為全面的重點業(yè)務為抓手。這樣一方面保證每一個老師都有動力來填寫數(shù)據(jù)，職能部門也有動力來積極配合一張表的工作。另一方面通過填報，我們能夠掌握盡可能全的高質(zhì)量的數(shù)據(jù)。

(2) 以數(shù)據(jù)為依據(jù)，實施全校信息化資源整體規(guī)劃

高校信息化建設(shè)到今天，已經(jīng)積累了一定的成果。各個業(yè)務部門的信息系統(tǒng)都建立起來了，但是部門之間的信息化發(fā)展水平不均衡。部門的信息化發(fā)展水平從其積累的數(shù)據(jù)就能體現(xiàn)出來。有的部門在關(guān)鍵的業(yè)務域缺乏信息系統(tǒng)，導致其數(shù)據(jù)都是線下excel管理，實時性差，維護困難。有的部門雖然有信息系統(tǒng)，但有的模塊沒有用起來，導致部分數(shù)據(jù)缺失。還有些部門，信息系統(tǒng)過多，系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)不一致，導致數(shù)據(jù)不可用。還有一些信息是沒有部門管理，各個部門都不關(guān)心，但對師生而言卻是很關(guān)鍵。這些問題都要通過實施全校統(tǒng)一的信息話資源規(guī)劃來解決。而數(shù)據(jù)就成為資源規(guī)劃的重要依據(jù)。

數(shù)據(jù)治理首先要解決的問題是，對于一個學校而言，需要哪些數(shù)據(jù)。教育部早在2012年就出臺了高校信息標準。將高校日常運營管理需要的的數(shù)據(jù)劃分為13個子集，如圖1所示。

圖1 國標中涉及的數(shù)據(jù)子集

數(shù)據(jù)標準中，對每個子集涉及到的數(shù)據(jù)表和數(shù)據(jù)項都做了明確的細分，各個學校應當以國家數(shù)據(jù)標準為基礎(chǔ)，根據(jù)自身數(shù)據(jù)采集情況來進行信息化資源的整體規(guī)劃，從而確定下一步系統(tǒng)建立和升級的方案。從而保障整個學校的數(shù)據(jù)項齊全，數(shù)據(jù)量充足。

(3) 提升數(shù)據(jù)質(zhì)量，解決數(shù)據(jù)不準確問題

在數(shù)據(jù)治理過程中，通過數(shù)據(jù)質(zhì)量檢測工具來實現(xiàn)。通過使用來提高數(shù)據(jù)質(zhì)量的問題在于非常被動，而使用質(zhì)量檢測工具能夠提前發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)問題，并采取措施。特別是在一張表工程中，提前發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，就可以就這些問題有針對性的增加碼表和數(shù)據(jù)類型限制來有效減少和避免填報過程中的數(shù)據(jù)質(zhì)量問題。

通過質(zhì)量檢測工具發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)質(zhì)量問題就需要建立數(shù)據(jù)質(zhì)量模型，根據(jù)現(xiàn)有的經(jīng)驗設(shè)計出的質(zhì)量監(jiān)測元規(guī)則示例，如圖2所示。

圖2 質(zhì)量檢測元規(guī)則示例

4 總結(jié)

一張表工程就仿佛大掃除，在一段時間內(nèi)集中的將涉及到的部門數(shù)據(jù)進行了整理和清洗，發(fā)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的問題，也暴露了部門內(nèi)部信息系統(tǒng)使用不規(guī)范的問題。同時，部門每天都在產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，部門內(nèi)部的數(shù)據(jù)治理就仿佛日常的清潔，只有兩相配合才能確保一張表的數(shù)據(jù)能夠真正用起來。