世界500強企業做好公文管理工作路徑探析

[摘 要]公文管理工作屬于企業在進行管理時開展公務活動和依法行政的關鍵途徑，公文管理有助于實時發布國家的一系列法令政策、溝通經驗、解決問題、互通信息、提高工作效率等。公文管理工作務必認真貫徹實施我國的法規和其他要求，保障國家秘密的安全性。只有如此，才可以體現公文管理在疏通業務關系、強化管理、提高企業發展活力和生機中的價值和地位。為此，文章主要分析了在世界500強企業做好公文管理工作的具體措施。

[關鍵詞]公文管理;世界500強企業;網絡信息技術

[中圖分類號]F271

公文管理指的是收發公文的單位工作者以相應的方式處理公文，確保其跟收發文單位的標準和相關要求相符合。該過程具備動態性特點，涵蓋有效銜接的一系列過程，如擬定公文、辦理公文、保管公文、歸檔等。想要搞好公文管理工作，實現公文辦理效率和質量的提升，務必優化工作流程、人員配置、思想認知等，這樣才能夠從本質上增強公文管理能力。

1 公文管理的自動化流程

基于網絡信息技術與計算機技術的不斷進步，企事業單位日益注重自動化辦公的應用，從而出現了電子公文。一般來講，根據要求的環節，電子公文結合公文網絡制發，且由辦公室文書部門一致在網絡上進行發送，公文涵蓋的流程有：一是制發公文。辦理發文指的是本機關的名義對公文進行制發的過程，其涵蓋擬稿、審核、簽發、登記、分發等。隨到隨發緊急公文;不可結合網絡發送密級公文，并且獲得本單位保密部門的批準之后才可以定量進行印制，從而保證安全。二是辦理收文。根據辦理收文的環節簽發、登記、承辦本單位接收的信件或文件。三是查詢公文。查詢公文為兩個環節，即查詢發文和查詢收文，能夠劃分每一個環節的查詢為模糊查詢和確切查詢。四是公文的歸檔。在辦理完公文之后，結合我國檔案法及其有關要求，實時對公文進行整理和歸檔，禁止個人保存需要歸檔的公文。

2 公文管理的意義

2.1 公文管理是企業開展管理工作的一種關鍵方式

企業為了執行自身的職責，不但決策關乎自身職責的工作，而且應執行有效的管理，因為公文管理的特點，所以公文管理變成企業執行職責的一種關鍵方式。公文管理的特點是：一是及時性。結合公文管理來往的方式，可以實現下達和上傳的目的。二是指導性。公文管理是執行黨政方針、路線、上級精神的關鍵途徑，屬于基層單位務必遵循的，因此具備指導性的特點。三是廣泛性。結合公文管理的來往，可以宣傳企業的方案、黨的政策和方針，以及向所屬單位提出要求和部署工作。四是連續性。企業管理的強化得益于對教訓和經驗的持續累積，公文管理屬于企業吸取教訓和吸收經驗、持續完善和優化管理的方式之一。

2.2 公文管理是企業協調左右上下關系和內外關系的有效紐帶

作為社會的細胞組成部分，企業的所有活動并非孤立存在的，而是存在左右上下的互相作用和聯系。如此互相的聯系需要公文管理工作的支持。例如企業生產中碰到難題需要其他企業的幫助;向上級請示工作和反饋;上級結合公文管理來往，部署工作和下發指令;企業向政府部門請求處理一些難題和匯報工作等，這一系列的工作都需要公文管理工作體現紐帶或橋梁的價值。從這個意義上而言，公文管理工作跟企業的發展存在密切的關系。

2.3 公文管理質量跟企業檔案管理工作質量聯系密切

公文管理是企業公文管理檔案的來源。企業檔案真實記錄了企業的管理政務、生產經營、一系列活動等，是企業穩定與健康發展不可缺少的信息財富。檔案的基礎在于公文管理，公文管理跟案卷質量的聯系是直接的，是影響檔案管理質量的一個關鍵組成部分。企業公文管理檔案的完善，不但是公文管理工作質量的體現，而且為企業一系列工作的開展帶來了便捷。公文管理工作的科學化是企業進行科學管理的基礎所在。一系列的資料、信息、文件都往往要求瞬間即至。鑒于此，企業公文管理工作跟企業檔案管理工作不可分割、互相聯系，也跟企業的發展存在密切的聯系。

3 公文管理工作者需要具備的一些素質

3.1 具備較高的思想政治素質和思想道德修養

公文管理工作具備非常強的業務性、思想性、政治性，務必具備正確以及堅定的政治方向。樹立一心一意服務于人民的工作作風和思想作風;熱衷自身工作、盡職盡責、服務好領導，充當領導的助手和參謀，實現工作效率的積極提升，精細嚴謹，提供高質量的服務;應遵紀守法、保守企業秘密;應無私奉獻和自律廉潔。

3.2 具備較高的文化素質

公文管理工作者跟文章、文字經常打交道，這牽涉到非常繁雜的領域和多樣化的內容。如一系列樣式的法律、協定、合同等，這需要公文管理工作者務必具備較高的文化素質，如此一來，才可以更好地體現自身的價值。

3.3 具備較高的業務素質

在具備良好的職業道德和思想政治素質、文化素質之外，還應具備較高的業務素質，這樣才可以算是一名稱職的公文管理工作者。其中，業務素質涵蓋的方面是：掌握信訪和公文管理知識、信息管理知識、公文寫作知識、基礎理論知識、檔案管理知識等;熟悉公文管理工作的流程和操作等。

4 做好公文管理工作的具體措施

4.1 完善公文管理工作制度，清楚各工作崗位和部門的責任

公文管理的關鍵在于根據規章制度進行操作。企業需要根據實際生產經營，以地方政府和國家的制度作為參考，實時制定和優化公文管理制度，確保其變成企業辦理公文的根據。對于公文管理制度的完善，一是應創建公文管理工作責任制。清楚各單位、各機關部門、各領導、各工作者在處理公文中需要擔負的責任。作為運轉公文的總進出口的辦公室，應安排專門的工作者收發處理電子或紙質文件，辦公室一致審核企業收文和發文，做好流轉和把關工作。機關部門能夠在要求的發文事項范圍之內，往所屬機構印發部門的函件或文件。各部門與辦公室需要設置專門的公文管理工作者。二是健全處理公文的策略。詳細規定企業機關處理公文的流程和內容，規范公文操作環節、行文要求、格式規范等，清楚操作方式、精簡操作環節，提高制度的可操作性、指導性、規范性，確保公文管理的全過程都有標準或根據。三是實現登記記錄和運行臺賬的細化。對于文件的收發應逐頁清點，在交接簽字之后執行編號登記，確保收發文標題、日期、密級、頁數、份數、發文機關的具體化，跟蹤運轉的文件，創建臺賬，實現運轉部門、接收時間、接收人員、回收時間的具體化，對運轉公文的方向和時間精準記錄，實時把握運轉公文的情況，以方便查詢和避免泄露或丟失文件。

4.2 注重審核，實現公文運行質量的提升

企業辦公室的一項重要職責是審核公文，辦公室公文管理工作者務必嚴格審核，且實時溝通完善擬稿，這樣才可以實現公文運行質量的提升。審核公文應注意以下幾點：一是審核行文規則。重點對行文是不是遵循不直送原則、一文一事原則、主送機關不升級原則、不越級報文原則、效用原則、分開報告與請示原則、協商一致發文原則、發文不升級原則等相符合。二是審核政策內容。對文件的審核應確保其不抵觸固有政策、國家的法規和法律。三是審核流程。重點對其是不是通過各級領導的審核進行檢查，以及會簽單位是不是統一建議和一一會簽。四是審核文字。重點對文字是不是正確體現行文目的進行檢查，以及是不是存在錯漏、扼要簡明、字詞標準、結構嚴謹、表達精準、標點無誤、條理分明。五是審核體例格式。重點對其是不是跟公文的體例格式的相應標準相符合進行檢查，以及公文格式的一系列組成部分是不是語氣恰當、準確。六是審核收文入口。對于下級機關上報的公文，對其是不是需要通過本機關辦理進行審核，以及是不是具備規范的格式和文種、行為規則。

4.3 注重時效，實現公文運行效率的提升

保障處理公文工作時效的前提條件是及時性。在處理公文的過程中，應確保不露、不壓、不誤、不拖，這是處理公文的基本標準。為了實現公文運行效率的提升，一是應實現公文運行流程的簡化。盡量地簡化一系列流程，確保文件的便捷和簡單，科學管理，簡化操作手續，以使文件管理效率大大提升。二是注重督辦和催辦。結合文件的重要性和時效性要求，在辦公秘書辦理之后，能夠積極聯系承辦部門督辦或催辦公文，定期核查辦理的公文，對督查的執行進行跟蹤，避免漏辦或壓誤公文，保障承辦部門在規定的時間段執行承辦工作。能夠以電話詢問或發催辦單的方式進行催辦，針對重要、緊急的文件，能夠安排專人跟蹤，真正實現催辦有回音和有結果。辦理完公文之后，需要實時將執行結果、執行時間、執行單位標注好，且整理辦理情況，向分管領導反饋。需要結合實際情況實時反饋重要的公文。三是實現電子公文處理平臺的開發。實施無紙辦公，結合管理的信息化提升公文運行效率和質量。

4.4 注重建設公文管理工作隊伍，實現公文管理工作者綜合素質的提升

公文管理工作具備被動性強、規范化標準高、牽涉范圍大、政治性強的特性，這需要文秘工作者具備強烈的時間觀念和責任意識、嚴謹的工作態度、較高的思想政治覺悟、較高的文字水平等，應注重選聘、培訓、考核文秘工作者，實現其綜合素質的提升，以使其擔負公文管理的工作責任，增強管理能力。一是應注重任用文秘工作者。招聘責任心強、綜合素質高、思想政治覺悟高的正式員工，讓其擔負管理公文的工作。二是注重業務培訓和交流。結合培訓班組織、座談會召開等形式，強化業務、制度、政策知識的教育，以使文秘工作者的綜合素質提升。三是注重考核。辦公室需要創建和健全考核評價指標、激勵制度，定期檢查本單位文秘工作者管理公文的整個過程（發文質量、保管公文、處理公文、公文的歸檔）的情況，表揚優秀單位，批評考核不達標的單位，從而使大家都嚴肅對待公文管理工作，并且有效統一考核結果與文明工作者的提職、評優等。

5 結 論

綜上所述，在企業管理工作中，公文管理工作具備舉足輕重的地位，無論是企業領導思想的表述，還是國家政策法令的發布，都需要公文來體現。因此，提升公文管理工作者的綜合素質，實現公文管理質量和效率的提升，有助于企業的可持續發展。為此，各級領導需要注重公文管理工作者綜合素質的提升。并且，所有的公文管理工作者，都應不斷學習、積極主動地工作，力爭讓自身變成一名優秀的公文管理專業人才。

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[作者簡介]王憲平（1982—），女，漢族，山東鄒城人，本科，中級經濟師，正科級，研究方向：上市公司經濟發展業務。