事業單位人事檔案信息化管理探討

文/遼寧省丹東東港市漁政管理處 侯蘇珊

隨著我國信息科技的不斷發展，信息化時代已經到來，先進的信息技術在各單位、各組織和社會企業中都得到了廣泛的運用。將現代信息技術內部管理相結合，能夠大大提高工作效率，簡化工作流程。人事檔案管理工作作為事業單位內部管理的重要環節之一，逐漸探索人事檔案信息化管理的模式能夠改變傳統的檔案管理工作方式，通過建立人事檔案管理信息化平臺，能夠切實保障人事檔案管理的時效性，從而為事業單位人事管理和人事調動提供真實有效的信息支持，保障事業單位各項人事工作的順利開展。

一、事業單位人事檔案信息化管理的重要性

（一）提高事業單位人事檔案管理工作效率。事業單位人事檔案管理工作朝著信息化方向發展，有利于提高事業單位人事檔案管理工作的效率，突破了傳統檔案管理工作模式帶來的局限。以往的人事檔案管理工作大多采用紙質化的呈現形式，靈活性較差，而通過對人事檔案管理工作進行信息化改革，利用計算機等設備，建立人事檔案管理信息化平臺，能夠實現人事檔案的數字化呈現。人事檔案信息化管理創造性地將人事檔案涉及的各類信息和數據以數字化的形式存儲于計算機中，通過建立人事檔案數據庫，極大地拓展了人事檔案管理的存儲空間，同時在信息化管理平臺上還可以及時查閱，從而大大提升了事業單位人事檔案管理工作的效率。

（二）降低事業單位人事檔案管理成本。事業單位實行人事檔案信息化管理還能有效降低事業單位人事檔案管理的成本。傳統的人事檔案管理工作必須要建立專門的檔案室對紙質檔案進行存放，為防止紙質檔案的損毀，還要配備一系列的防塵除濕設備，要有專門的檔案室管理人員進行監管，即便采取了上述措施，一些紙質檔案隨著時間的流逝還是會不可避免地出現質量問題，降低了檔案的實用價值。而通過對人事檔案進行信息化管理能夠很好地解決上述問題，只需要將相應的人事檔案信息錄入到計算機中，做好備份就可以實現永久的保存，大大節省了事業單位的人力物力成本支出。

（三）提升事業單位人事檔案管理的安全性。事業單位人事檔案信息化管理還有利于提升事業單位人事檔案管理的安全性。人事檔案信息最大的價值就在于其真實性，它能夠反映事業單位內部人員的真實履歷和工作經歷，從而幫助事業單位更好地進行人員配置和調動。但是傳統的人事檔案管理方法存在一定的疏漏，有可能會存在對人事檔案進行篡改的情況，通過實行人事檔案信息化管理，可以在管理系統中運用加密技術來提升人事檔案的安全性，防止不相干人員進行檔案篡改的可能，為人事檔案信息的真實性提供了安全保障。

二、事業單位人事檔案信息化管理存在的不足

（一）檔案信息化管理系統不夠完善。當前許多事業單位人事檔案管理工作都進行了信息化改革，在一定程度上提高了人事檔案管理工作的效率。但是由于目前全國各地的事業單位人事檔案信息化建設標準不一，各個地區所使用的人事檔案信息化管理系統也存在一定的差異，無論是在操作還是維護上都具有局限性，也就使得統一的人事檔案信息化管理系統在功能上還不夠完善，有的只能實現最基本的存儲與查閱，無法實現人事檔案資源的共享。

（二）事業單位人事檔案信息存在滯后性。事業單位的人事檔案信息化管理工作存在滯后性，檔案信息管理實效性欠缺。主要表現在，事業單位的人事檔案信息不能根據事業單位內部人員的調動或工作實績進行及時的更新，這就有可能會導致在對人員檔案信息進行調閱時存在與實際情況不相符的問題，無法保證人事檔案信息的真實性和準確性。

（三）人事檔案的信息化管理平臺利用率低。目前事業單位普遍存在著對人事檔案的信息化管理平臺利用率低的問題。提倡事業單位進行人事檔案信息化管理最根本的目的就在于提高事業單位檔案管理工作水平和效率，當前雖然有相當一部分事業單位引進了檔案管理信息化平臺，但是在實際利用過程中一些相應的操作流程卻落不到實處。造成這種情況的原因，一是事業單位缺乏專業的檔案管理信息技術人員，導致一些相關的工作無法順利進行。二是事業單位人事檔案管理不注重信息分類，大部分時間只是將其看作一個信息存儲庫，從而大大降低了人事檔案信息的利用效率。

三、事業單位人事檔案信息化管理的優化措施

（一）建立功能完備的檔案信息化管理系統。事業單位在進行人事檔案信息化管理的過程中，需要建立一套功能完備的檔案信息化管理系統。首先，國家信息技術部門可以針對事業單位人事檔案管理的特點來設計一套統一的檔案管理信息化系統，從而消除事業單位人事檔案管理的地域性差異，同時規范人事檔案信息化管理的標準，進一步提升事業單位人事檔案管理的專業性和科學性。其次，事業單位人事檔案信息化管理要重視信息資源的共享，建立人事檔案信息共享平臺，通過完善人事檔案信息數據庫，實現人事檔案信息的共享，方便進行人事調動。

（二）提高事業單位人事檔案信息管理的時效性。事業單位人事檔案信息化管理必須要注重提升檔案信息管理的時效性。首先，事業單位要利用人事檔案信息化管理平臺實現動態的人事信息獲取與收集，及時地對相關的信息數據進行調整和修改，從而保證人事檔案信息的真實性和準確性。其次事業單位還要重視建立相應的人事檔案信息化管理監督機制，定期地對人事檔案管理工作進行抽查，提高人事檔案管理人員的責任心。

（三）完善人事檔案信息化管理的操作流程。事業單位人事檔案管理工作要提升信息化水平，保證工作效率，必須要重視各項信息化管理措施的落實，完善人事檔案信息化管理的操作流程，真正地將信息化管理平臺利用起來。首先，事業單位要引進和培養一批同時具備檔案管理能力和信息素養的優秀人事檔案管理人才，切實地將信息化管理落到實處。其次，人事檔案信息化管理必須要建立分類管理機制，通過利用信息數據庫強大的分析與計算能力對各類信息實現科學分類，從而方便信息的調取查閱，真正提升事業單位檔案管理工作效率。

四、結語

事業單位在進行人事檔案信息化管理時，要注意分析信息化建設中存在的問題，建立完善的信息化檔案管理系統，將人事檔案信息化平臺真正利用起來，提高事業單位檔案管理工作的科學性與有效性。