文書檔案管理存在問題及對策實踐

文/天津市和平保育院（天津市衛生健康委員會幼兒園） 王笑

隨著科學技術的不斷發展，我們已經進入信息化時代，任何單位的發展都離不開對信息的高效利用。文書檔案在單位的發展中有著不可替代的作用，其可以為單位的決策提供信息保障，實現科學合理的決策。但是，我國很多單位并沒有認識到文書檔案管理工作的重要性，文書檔案管理工作流于形式，管理工作中缺乏合理的規劃，導致文書檔案管理質量差，并不能使其充分發揮作用。

一、我國文書檔案管理工作的現狀

當前，我國對于文書檔案管理并沒有明確的定義，我們一般認為文書檔案管理主要是對有價值的文書檔案的整理和歸檔，使其完整性能夠得到較好的保障，為后期工作的順利開展提供信息依據。我國傳統的文書管理工作主要是通過紙質材料進行，保存難度較大。隨著技術的不斷革新，文書檔案管理工作方法也有了很多改進，人們能夠通過更多的途徑進行文書檔案管理，減少了傳統方法中對人力、財力的浪費，實現了較高水平的文書檔案管理。但是由于各方面的影響，我國文書檔案管理還存在很多問題，影響了文書檔案管理工作的進一步開展，因此，如何在新的時代開展高水平的文書檔案管理工作已經成為企事業單位現階段急需解決的一大難題。

二、我國文書檔案管理工作中存在的問題

（一）文書檔案管理人員能力和素質有待提高。目前，我國文書檔案管理人員綜合素質普遍較低，無法適應新形勢下的文書檔案管理工作。我國一部分單位的文書檔案管理人員對于工作都還停留在理論層次，缺乏文書檔案管理的經驗，導致文書檔案管理工作中存在的問題較多，影響了文書檔案管理質量。另外，我國一些單位對文書檔案管理工作不重視，負責文書檔案管理的人員較少，無法滿足越來越多的文書檔案管理需求。現有的一部分文書檔案管理人員素質較低，不能認真對待文書檔案管理工作，文件歸檔和移交不及時、文檔丟失等問題頻頻出現，嚴重影響了工作的正常開展。

（二）部門合并加大了文書檔案管理工作難度。在實際工作中，由于單位部門的合并，文書檔案數量增加、資料更加復雜，文書檔案管理工作的難度也提高很多。各個部門之間相互影響，導致文書檔案管理工作速度慢、質量差。文書檔案管理人員對各個部門之間的文件了解程度不夠，不能對材料的重要性做出適當的評估，會影響工作的進度和質量，甚至出現對重要文件的遺漏，對單位造成巨大的損失。

（三）思想上對文書檔案管理工作不重視。一些單位不能充分認識文書檔案管理工作的重要性，認為在文書檔案管理工作上投入人力、財力是一種浪費，不能為自身提供任何的利益。部分單位為了節省成本，在文書檔案管理工作中多由其他部門人員進行兼職，不專門設置文書檔案管理人員，導致文書檔案管理工作的質量較低、速度較慢。

（四）文書檔案管理人員缺乏科學的培訓。文書檔案管理工作要想高效進行，必須加強對人員的合理科學的培訓。當前，我國對文書檔案管理人員的培訓沒有形成固定的體系，而且負責培訓工作的人員本身對文書檔案管理也不夠了解，導致人員的培訓質量較差。由于培訓內容過于陳舊、培訓方式單一，員工對培訓缺乏興趣，被動地接受相關知識，在培訓過程中員工容易出現抵抗情緒，培訓效果較差。

（五）電子檔案管理不到位。隨著技術的發展，我國一些單位為了快速高效地進行文本檔案的管理，利用電子文書檔案進行資料的保存，在一定程度上提高了文書檔案管理水平。我國雖然有部分單位采用這種方案進行文書檔案的管理，但是在電子檔案的管理上還有很大不足，電子文書檔案儲存風險較大，嚴重時會造成資料的丟失，給單位帶來損失。

三、解決我國文書檔案管理中存在問題的對策

（一）轉變領導思想，重視文書檔案管理工作。文書檔案管理工作的順利開展離不開單位領導的大力支持。必須通過對決策層（尤其是單位一把手）的宣傳和培訓，提高其對文書檔案管理的重視程度，從而得到政策、資金等方面的支持。

（二）不斷完善相關規章制度，建立健全體制機制。文書檔案的管理工作中，要不斷建立健全相關機制，對文書檔案管理工作進行科學合理的規劃，明確文書檔案管理的步驟和細節，使文書檔案管理工作有序進行。例如，單位可以將文書檔案進行分室管理，對同一類型的資料統一儲存，注重對分室工作人員進行培訓，實現高效的文書檔案管理。制定和完善文書檔案管理方面的規章制度，加強對文書檔案管理工作及管理人員的約束，確保文書檔案管理工作全過程都能夠受到嚴格的管理和監督，避免因為人為因素導致的失誤，盡可能使文書檔案管理工作質量和速度得到提高。

（三）加強對文書檔案人員的培訓。文書檔案管理人員的綜合素質的高低決定著文書檔案管理工作能否順利開展。要想實現高質量的文書檔案管理，必須加強對相關人員的培訓。在培訓中要根據人員自身的特點有針對性地進行培訓，對于經驗比較豐富的員工，要偏重自身素質上的培訓，不能因為經驗豐富就不認真對待工作，要提高員工的責任意識，使其能夠認真負責地完成文書檔案管理工作。對于新入職的員工，要注重業務能力和自身素質的提升，使其盡快適應新的環境，高效地開展文書檔案管理工作。

（四）加強部門之間的合作。由于文書檔案本身有著很強的專業性，單純依靠單一部門很難對文書檔案進行高效的管理。單位各個部門之間必須加強聯系，保持密切的合作，通過安排專門人員等方法對本部門的文書檔案進行整理，確保選擇的資料有保存的必要，也避免出現重要資料的遺漏。

（五）加強對電子檔案的管理。單位要想保證電子檔案管理的效率，就必須加大對電子檔案的管理力度。單位要通過制定并實施嚴格的規章制度，加強對文書檔案管理工作和相關人員的管理，避免因操作不當、設備意外故障等問題導致資料的丟失和損壞，切實保障文書檔案管理工作的高效有序開展。

四、結論

文書檔案管理在單位管理工作中占據著十分重要的地位，文書檔案管理工作能否高質量地開展對單位能否實現長久發展有著決定性的作用。目前，我國一些單位已經意識到文書檔案管理的重要性，并在嘗試著對文書檔案管理進行革新，也取得了一些成績，但是和國外仍有較大差距，還有很大的提升空間。筆者相信，隨著人們文書檔案管理的認識不斷提高，相關理論制度不斷健全，我國文書檔案管理工作會更加合理、科學。本文對目前文書檔案管理中出現的問題進行總結，并嘗試著提出一些建議，以期能夠為我國文書檔案管理人員提供參考，實現更高水平的文書檔案管理。