人事檔案管理及其模式創(chuàng)新研究

文/承德市中心醫(yī)院 李文超

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作的重要性日益增強(qiáng)，事業(yè)單位也在此方面進(jìn)行了積極的探索和改革，取得了一定的成績(jī)，積累了寶貴的經(jīng)驗(yàn)，獲得了社會(huì)良好的反響。

一、當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

目前一些事業(yè)單位的人事檔案管理模式和制度存在不足之處，這些問(wèn)題在一定程度上制約了人事檔案管理工作的開(kāi)展，影響了檔案信息在單位中的效用。

（一）對(duì)人事檔案管理重視程度不夠。對(duì)人事檔案管理理念存在偏差，主要表現(xiàn)在不重視信息化對(duì)加強(qiáng)人事檔案管理的作用，認(rèn)為檔案管理只是對(duì)檔案信息的歸檔和保存，只需要應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以，難以取得突出成績(jī)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理不重視，沒(méi)有將人事檔案管理工作納入單位的長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃中，無(wú)法及時(shí)有效解決問(wèn)題。

（二）管理水平不高，管理人員素質(zhì)不齊。當(dāng)前，很多單位開(kāi)展檔案管理工作主要依賴于純?nèi)斯げ僮魇侄危y以避免出現(xiàn)各樣的人為失誤，不僅造成人力資源的浪費(fèi)，還不利于管理效率的提高。事業(yè)單位人事檔案管理人員大多不是專職而是身兼數(shù)職，且缺乏專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)和檔案管理知識(shí)，難免會(huì)造成人力資源的浪費(fèi)，不利于檔案管理效率的提高。在實(shí)際工作中，管理人員一般都是利用傳統(tǒng)的管理模式或自身積累的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行檔案管理，時(shí)間和精力有限，這就導(dǎo)致歸檔、收集、整理方面存在缺陷，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作質(zhì)量和水平。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。基礎(chǔ)設(shè)施不完善，單位領(lǐng)導(dǎo)很少用資金來(lái)改善檔案室的條件，甚至沒(méi)有專門(mén)的檔案櫥柜，沒(méi)有防火、防潮、防光、防水措施，嚴(yán)重影響了檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。

二、事業(yè)單位人事檔案管理模式創(chuàng)新思路

本文針對(duì)目前人事檔案管理工作的開(kāi)展現(xiàn)狀和現(xiàn)存的問(wèn)題，提出了一系列創(chuàng)新的制度和方法來(lái)促進(jìn)人事檔案管理，確保人事檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（一）完善人事檔案管理制度。為了提高當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理水平，就必須規(guī)范和完善人事檔案管理制度，尋求適合我國(guó)國(guó)情的現(xiàn)代化管理制度。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身情況，建立現(xiàn)代化人事檔案工作的規(guī)章制度，強(qiáng)化管理人員的服務(wù)精神，在人事檔案管理工作中做到有章可循。首先，建立完善的《人事檔案工作職責(zé)》，既可以防止各部門(mén)之間相互推諉，又有利于提升管理水平和規(guī)范人事檔案管理。其次，建立規(guī)范的考核機(jī)制，對(duì)工作表現(xiàn)好的進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，提高管理人員的工作效率，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的開(kāi)展。最后，實(shí)施相對(duì)集中的管理體制，將檔案管理納入到日常的工作考核中，合理監(jiān)督管理人員，有效確保人事檔案的完整性和規(guī)范性。

（二）人事檔案觀念的創(chuàng)新。首先，要注重觀念的創(chuàng)新，觀念是一切行動(dòng)的指南。這就要求在人事檔案管理工作中，要摒棄傳統(tǒng)的人事檔案管理理念，樹(shù)立人事檔案管理信息化的意識(shí)，管理人員要充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，加速人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。其次，人事檔案管理人員要強(qiáng)化自身的服務(wù)意識(shí)，通過(guò)服務(wù)來(lái)促進(jìn)信息資源的開(kāi)發(fā)，變被動(dòng)為主動(dòng)，主動(dòng)勇于探索人事檔案管理新機(jī)制，改變傳統(tǒng)人事檔案管理理念，使人事檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，從而提高人事檔案使用率。

三、提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)直接影響人事檔案管理的水平，因此當(dāng)前人事檔案管理必須符合當(dāng)前事業(yè)單位對(duì)人才管理的需求，從而推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理模式的創(chuàng)新。為此，需要做好以下的工作：

（一）加強(qiáng)管理隊(duì)伍自身的建設(shè)。按照相關(guān)要求，配備好檔案管理人員，解決事業(yè)單位缺少檔案管理專員的情況。

（二）事業(yè)單位應(yīng)逐步打造一支工作能力強(qiáng)、技術(shù)水平高的專業(yè)管理隊(duì)伍。這就給檔案管理人員提出了更高的業(yè)務(wù)要求，實(shí)施職業(yè)資格證書(shū)制度，經(jīng)過(guò)相關(guān)的考核，合格后才能頒發(fā)證書(shū)，允許上崗。

（三）加強(qiáng)對(duì)管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)。加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，培訓(xùn)可以多采用媒體網(wǎng)絡(luò)教學(xué)方法，將現(xiàn)代化的辦公方式向人事檔案管理人員進(jìn)行傳授，使其在不斷強(qiáng)化專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)的同時(shí)，還要掌握科學(xué)、現(xiàn)代化的工作方式和管理手段，為事業(yè)單位人事檔案管理工作的順利開(kāi)展提供保證。

（四）實(shí)行嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度。應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的上崗考核，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度約束管理者，充分調(diào)動(dòng)人事檔案管理人員的工作積極性。

四、建立健全的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立健全的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這是信息化時(shí)代創(chuàng)新人事檔案管理模式的根本途徑。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，搭建信息的收集、分類、存儲(chǔ)以及調(diào)取等功能為一體的人事檔案信息化管理平臺(tái)。通過(guò)影像技術(shù)、條碼技術(shù)、電子數(shù)據(jù)文件等形式，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同類別檔案的封裝處理，以統(tǒng)一的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，逐步提高檔案信息化建設(shè)水平。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)不斷建設(shè)現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施，充分利用網(wǎng)站，建立動(dòng)態(tài)化、科學(xué)化、安全的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化、數(shù)字化，將形成一個(gè)規(guī)模較大的人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理模式，提高檔案管理工作的效率和精準(zhǔn)度。通過(guò)把先進(jìn)的技術(shù)、設(shè)備和科學(xué)的管理方式相結(jié)合，提高檔案管理工作的效率，滿足個(gè)性化的使用需求。此外，還應(yīng)當(dāng)在數(shù)據(jù)庫(kù)的建立過(guò)程中，利用雙向互動(dòng)、實(shí)時(shí)更新等新型功能的軟件完成人事檔案信息的交換、流轉(zhuǎn)以及信息資源共享等操作，推動(dòng)人事檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。

五、采用現(xiàn)代化管理手段

在信息化背景下，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)無(wú)疑是福音，必須重視信息化的作用，充分利用信息化來(lái)提高人事檔案管理水平。

（一）創(chuàng)新服務(wù)手段。指人事檔案管理模式由傳統(tǒng)的實(shí)體保管轉(zhuǎn)向于人事檔案信息化、數(shù)字化形式，向事業(yè)單位提供服務(wù)。比如通過(guò)網(wǎng)絡(luò)設(shè)立檔案網(wǎng)站，形成開(kāi)放化和集成化的檔案管理模式，需求者可以利用網(wǎng)站查詢?nèi)缛粘９ぷ鳌W(xué)習(xí)、生活等方面的音頻、圖像以及文字資料，能在較短的時(shí)間內(nèi)為部門(mén)、單位、個(gè)人提供最大化的全方位服務(wù)。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，可以使事業(yè)單位人事檔案管理工作更好地服務(wù)于人事工作，適應(yīng)了人事檔案信息多樣化的需求。

（二）減少服務(wù)時(shí)效。人事檔案管理的效率在某種程度上是由服務(wù)的時(shí)間決定的，和傳統(tǒng)的檔案部門(mén)查閱資料、審批手續(xù)相比，現(xiàn)代化的檔案管理利用先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)簡(jiǎn)化了檔案查閱的復(fù)雜程序，使需求者得到及時(shí)的服務(wù)，有效縮短了時(shí)間損耗。同時(shí)也便于人事檔案管理人員對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、分析、提取和加工，促進(jìn)人事檔案管理工作的便捷，提升和強(qiáng)化了服務(wù)理念，保證了人事檔案管理的有效性和效率性。

（三）確保檔案信息的安全。在人事檔案管理工作中，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全保護(hù)軟件建立好檔案的防病毒系統(tǒng)，建立加密程序，對(duì)檔案信息進(jìn)行漏洞監(jiān)測(cè)，做好及時(shí)的補(bǔ)丁工作，建立起防火墻技術(shù)，阻擋外部不穩(wěn)定因素對(duì)檔案信息的竊取，減少檔案信息化管理的安全隱患，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性。

六、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，雖然現(xiàn)階段事業(yè)單位的人事檔案管理工作取得了一定的成效，但是還是存在著各式各樣的問(wèn)題，影響著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。要想實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的高效化，就必須對(duì)檔案管理的模式進(jìn)行創(chuàng)新，根據(jù)自身的實(shí)際情況積極尋求符合事業(yè)單位人事檔案管理發(fā)展要求的有效途徑，從根本上實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的改革。