淺談公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案規(guī)范化管理

目前，臨朐縣人力資源管理服務(wù)中心存有文書、會計、科技、人事代理、電子、特殊載體六大類。其中，文書檔案534卷（份）、會計檔案2614卷（冊）、科技檔案11卷、人事代理檔案78514卷、特殊載體檔案37件（張）、電子文件16件。如何做好公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案的規(guī)范化管理？筆者認(rèn)為應(yīng)重點抓好以下幾點。

一、建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，嚴(yán)格目標(biāo)考核獎懲

將檔案管理工作列入工作議事日程，經(jīng)常研究檔案工作。建立組織領(lǐng)導(dǎo)體系，由一名領(lǐng)導(dǎo)分管，檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人具體抓，每個科室配備1名兼職檔案員，形成齊抓共管的管理網(wǎng)絡(luò)。臨朐縣人力資源服務(wù)中心配備了3名專職檔案員，他們在單位工作時間比較長，都具有較高的政治素質(zhì)，熟悉單位各項業(yè)務(wù)，有一定的檔案管理知識和經(jīng)驗；建立檔案管理人員崗位目標(biāo)考核辦法，做到檔案工作有布置、有檢查、有考核，推進(jìn)檔案工作不斷上檔升級，服務(wù)好單位中心工作。

二、配齊檔案管理設(shè)施，健全完善規(guī)章制度

一是根據(jù)《檔案法》和上級業(yè)務(wù)部門的有關(guān)規(guī)定，制定《各類文件材料歸檔制度》《保管期限表》《借閱制度》等規(guī)章制度。根據(jù)《人事檔案整理規(guī)范》，著力建立人事代理檔案管理制度。二是設(shè)立檔案庫房、閱覽室和辦公室，購置檔案密集架、空調(diào)、防磁柜、去濕機(jī)、消毒滅菌機(jī)、吸塵器、滅火器、溫濕度計等設(shè)備，安裝了防盜門和雙層遮光窗簾，室內(nèi)放置殺蟲藥、滅鼠藥等，達(dá)到“九防”措施齊全；配備錄像機(jī)、錄音機(jī)、照相機(jī)、微機(jī)、復(fù)印機(jī)等檔案現(xiàn)代化設(shè)備。臨朐縣人力資源管理服務(wù)中心建設(shè)了150平方米綜合檔案管理場所，投資十幾萬元用于檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，安裝濰坊市勞動事務(wù)代理管理系統(tǒng)軟件，利用數(shù)字技術(shù)動態(tài)管理人事檔案信息，提高查詢效率，最大限度地保護(hù)好原始檔案。2018年，臨朐縣人力資源管理服務(wù)中心錄入代理人員檔案年齡8150份。

三、注重檔案日常管理，發(fā)揮檔案利用價值

按照《檔案法》和單位檔案管理制度的要求，及時組織做好檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案齊全完整。根據(jù)單位的歷史沿革和檔案工作的歷史演變，依據(jù)有關(guān)材料，按照檔案行政管理部門的要求，建立全宗卷。安排專人做好庫房管理，天天檢查，天天控制庫房溫濕度。依據(jù)需要和方便查閱的原則，編制多種檢索工具，并充分利用數(shù)字技術(shù)，努力實現(xiàn)全息輸入、關(guān)鍵字檢索。注重檔案的開發(fā)利用，積極主動開發(fā)利用檔案信息資源，為單位工作中心服務(wù)，編纂《全宗指南》《大事記》《機(jī)構(gòu)沿革》《檔案利用典型事例》《人力資源管理政策匯編》《人事代理指引》等多種專用材料，實現(xiàn)檔案的利用價值。2018年，臨朐縣人力資源管理服務(wù)中心辦理失業(yè)、二次就業(yè)、退休、補(bǔ)交保險轉(zhuǎn)移，借出檔案8763份，為各類代理人員查閱檔案3446人次，為達(dá)到退休年齡的代理人員查閱檔案年齡，為代理人員少跑腿、確保“一次辦好”，提供了極大方便，得到了領(lǐng)導(dǎo)和社會各界的廣泛稱贊。

四、認(rèn)真開展監(jiān)督指導(dǎo)，提升檔案管理水平

根據(jù)《檔案法》、上級業(yè)務(wù)部門的有關(guān)規(guī)定和本單位的規(guī)章制度，積極邀請檔案行政管理部門的專家，為專兼職檔案人員上課輔導(dǎo)，組織人員到較好的單位學(xué)習(xí)經(jīng)驗，科室立卷時，派出專人，手把手指導(dǎo)，現(xiàn)場解決疑難；時常對各科室文件材料的收集、保管進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時整改。采取多種形式對專兼職檔案人員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案隊伍素質(zhì)。