如何加強電子檔案信息安全管理工作

不同的領域內，會產生不同的信息數據，存儲于電子檔案中，現如今電子檔案已經逐漸替代紙質檔案的傳統應用模式。在兩相對比下，電子檔案更具有科學性、保存方式會更加完整，能逐漸被人們應用。加強對電子檔案的管理是保護數據資料的重要工作。

一、電子檔案的獨特性

電子檔案的應用在生活中隨處可見，不管是家庭、工作、學習都必然存在其中。電子檔案之所以被現代人類所認同，是因為電子檔案擁有獨特的特性。例如，可以在不同的計算機內進行流轉，可以與檔案制作時期的載體進行分離，不拘束于傳統紙質檔案的郵寄形式。可以確保檔案在流轉過程中的絕對安全，避免數據流失。區別于紙質檔案的流轉方式，避免中間環節出現的問題。另外電子檔案的數據內容可以進行實時更改和替換，這樣一來，數據流轉到另一方時，如果檔案內的數據需要更改，可以根據指定內容區域修改，區別于紙質檔案的必須重新覆蓋，以及數據更改不方便的問題。同時也保證了數據的實效性和精準性。

電子檔案可以允許錯誤操作的發生，如果電子檔案內的數據資料因為某些客觀因素導致錯誤性刪除，那么可以根據計算機技術在硬盤內進行復原恢復，避免麻煩的加大，區別于傳統紙質檔案，紙質檔案如果因為意外操作導致檔案原件丟失或者毀壞，那么必須耗費大量的人力物力資源才可以達成檔案復原恢復，還不能保證恢復后的檔案完整。電子檔案最為重要的特點是易于保存性，電子檔案的保存方式，要遠遠超過紙質檔案保存的方法。電子檔案的保存需要U盤、硬盤、云平臺等現代化存儲工具作為支撐，相對于紙質檔案的保存環境來說，操作性降低，但是劣勢是更容易被損壞。不過這一點瑕疵并不能使其應用性降低。相對于紙質檔案保存環境需要的濕度、溫度等條件，電子檔案便利的保存方式引起人們的認同。

二、電子檔案數據資料的安全性要求

數據信息安全是現代人追求的目標，在現代生活中，人們保存著各種數據，有些不愿意被人知曉的數據檔案則需要妥善保管，以保證其不會丟失和被有心人竊取。

（一）電子檔案的機密性。電子檔案可以確保數據資料的合法使用者任何意圖的流轉和更改，在電子檔案的訪問時，訪問者需要驗證身份，才可以進行數據的訪問。

（二）電子檔案的真實性。電子檔案內的數據信息進行流轉時，需要核實檔案來源的合法渠道，避免數據的混入。

（三）電子檔案的完整性。數據的流轉和相互間的瀏覽是電子檔案存在的主要作用，關注電子檔案的相關人員瀏覽后，發生的改變和改變的內容，要看是否涉及到數據的損壞，以保證電子檔案的完整性。

以上三個條件是檔案管理的重中之重。電子檔案的管理一般都由計算機為工具來進行操作和部署。檔案管理安全系統必須以涵蓋以上三個條件為基礎，從而實現檔案的共享和信息數據的公開應用。在此期間，檔案管理系統必須保證每個環節都要進行安全檢修，發現并解決安全系統中的漏洞。

三、電子檔案信息管理應采取的措施和建議

（一）電子檔案背景信息采集。電子檔案在形成階段，務必采取相對應的技術來整合電子文件的背景信息，包括電子檔案的內容、結構、規格等數據，然后進行存根，對該檔子檔案最開始形成的目的和內容真實性及完整性作為此電子檔案后期修改最為有效的依據。

（二）消息認證。電子檔案的存在價值來源于可以實時性修改，在電子檔案管理的內容中應存在消息提醒的功能。檔案在頻繁流轉的過程中，必然存在對數據的更改和修復，所以每個檔案必須要有相應人員修改信息，包括修改時間、修改內容、修改后歸檔日期等等。以確保數據一旦出現意外損壞或者丟失，在短時間內找到問題出現的環節時間和環節人員。

（三）身份驗證。給每一個能訪問檔案的人員設置一個專屬的身份代碼，代碼的形式可以是人臉、指紋、數字，字母等方式存在。并且代碼只能由檔案管理安全系統作為發放，檔案管理安全系統的外部編程中必須擁有這個程序。這是一種必要的防犯非法人員入侵的重要措施。

（四）防寫措施。在一些重要的基礎文件中，是不允許進行更改和刪除的，于是很多安全系統中默認出現了檔案的“只讀”狀態，這種措施是根本源頭上的防范措施，數據無法進行變動就是對數據最好的保護。

四、結束語

社會的發展對科技起到了支撐的作用，而科技的發展對檔案管理起到了絕對性的保障，著手于電子檔案管理是現代社會的必須要求。如今，數據決定著人們的衣食住行，決定著人們的生活質量。所以重視電子檔案的管理工作必須提上日程。以絕對科學，有效的方法，針對電子檔案管理中存在的問題，以客觀、有效的方式妥善解決，是當前人們面對電子檔案管理的重要態度，如基于此態度，在今后人們的生活工作中，電子檔案管理必將產生巨大的作用。