檔案網站信息資源整合研究

檔案網站是檔案館（室）在相互連通的公共信息服務網絡上建立的站點。為了全面掌握檔案網站信息資源的基本狀況，在研究檔案網站信息資源整合方式方法的同時，要明確檔案網站信息資源整合的含義。

一、檔案網站信息資源整合的含義

“整合”從字面上看，“整”含有整理、修理之意；“合”則為結合、綜合、融合之意。“整合”的實質就在于涵蓋了整合后系統內部的功能和各要素之間的關系。目前檔案學術界對“整合”的解釋并不多，唯有少數論文中提及“檔案信息資源整合”“檔案信息資源的整合與共享”和“國家檔案資源的整合”。

筆者認為“檔案網站信息資源整合”是指根據檔案用戶的利用需求，結合檔案網站信息資源的特點，利用先進的技術，按照一定的原則、規范及標準，即技術方面關于檔案網站信息資源整合的原則、方法，以及所涉及的技術規范、標準等，實現一定范圍內的檔案網站信息資源的抓取與優化，并組織成一個集關聯性、動態性和實用性于一體的有機整體或統一的利用平臺。檔案網站用戶的利用需求是檔案網站信息資源整合的依據。

整合的目的就是提高用戶的檢索速度和檢索效率，滿足用戶的利用需求。檔案網站用戶的利用需求是檔案網站信息資源整合的依據。用戶的需求既可以是特定的、個體的利用需求，也可以是一般性的、群體的利用需求。整合不單是檔案網站信息資源類聚，更是要實現資源的知識挖掘。整合的具體內容主要是：檢索、優化、揭示。通過某一平臺，在某一范圍內搜索用戶所需要的相關檔案網站信息資源，按照一定的原則、標準，優化排列這些資源，經過揭示并展現于檔案網站上，供用戶查詢、利用，滿足用戶的需求。

二、檔案網站信息資源整合過程遇到的問題

筆者于大一暑假前往上海市徐匯區檔案館進行實習，并在那里對檔案進行比較系統的整理和研究。徐匯區檔案館對數字化檔案建設關注頗多，并且也投入了非常多的人力物力進行檔案數字化建設，他們將大量的館藏檔案進行掃描，使之由紙質檔案轉變為數字化檔案。建設的成果還包括他們的一個非常簡潔快速方便的檔案檢索網站，透過那個網站提供的網頁，你只要輸入關鍵字，就能快速查找到與關鍵字相符的檔案，但是這套系統所包含的僅僅是徐匯區檔案局的館藏檔案，因為軟硬件設施建設及管理問題沒有同其他各區的檔案館進行聯網，只能對徐匯區檔案館的館藏現有檔案進行查詢，而無法同其他檔案館進行網絡上的聯網檢索，這在無形之中制約了檔案網站的發展。有一次，一位用戶來檔案局查找關于自己知青插隊落戶的檔案，那天正好由我負責接待。按照慣例我先在網站上輸入他的姓名，找到了與他相關的檔案，但是數量非常龐大，涉及各個方面內容，包括其在校花名冊獎狀，居委里弄評價等等信息都顯示了出來，我根據用戶的要求手動篩選了近20分鐘才找到了這位用戶所需要的一部分信息，其中有一些還因為保密原則，不能對外公布，所以查到的有用信息少之又少。另外，重要的學校花名冊等因為上海市的區域劃分問題，移交到了盧灣區的檔案館，而徐匯區檔案館無法跨館對那些資料進行查詢利用。我們只能先打電話過去幫這位用戶確認是否那些檔案還保存于盧灣區檔案館，再建議那個用戶前往盧灣區檔案館進行查詢。這無形之中增加了我們檔案工作者的工作程度，也不方便檔案用戶進行查詢，從而造成查檔失敗，最終無法滿足用戶查檔的需求。分析檔案網站信息資源整合的現狀，再結合我個人的經歷，可以發現，檔案網站信息資源在整合的過程中存在很多問題。

（一）各檔案館的網站沒有同其他檔案館進行信息資源共享的途徑。案例中提到，那位用戶所查檔案有部分屬于盧灣區檔案館保存，為了確認檔案是否存在，我們是通過電話的方式來詢問而非直接通過檔案網站上的鏈接去查詢的。各檔案館之間缺乏有效聯系是我國檔案網站信息資源整合的現狀。檔案網站信息資源整合的目的是為了方便用戶利用，但是在用戶需要跨館查詢時，館際間的溝通不足顯現了出來，反而不利于用戶的利用。用戶雖然可以重新登錄盧灣區的檔案網站進行查詢，但是這樣無疑是增加了他的工作量，有點畫蛇添足的感覺，如果各檔案館的檔案網站有合理的互相聯系和互相查詢功能，那樣無疑將更方便用戶，更能體現檔案網站信息資源整合的最基本目的。

（二）檔案信息資源的信息公開與信息保密之間的沖突是制約檔案網站信息資源整合的一個問題。案例中提到，用戶來查詢他插隊落戶的檔案時，通過檔案網站的檢索發現，很多都是出于保密原則不能對外公布的，因此對用戶有用的信息比較少，這就勾畫了一個很奇怪的現象，檔案館提供的資源用戶不怎么需要，而用戶需要的資源檔案館提供不了。這樣會使用戶越來越少使用檔案網站，這違背了檔案網站進行信息資源整合方便用戶服務人民的初衷，只會使得檔案網站的信息資源整合舉步維艱。

（三）檔案館為了迎合數字化時代的需要，著重加強了數字化方面的建設，而忽視了滿足用戶查檔利用這一根本核心。徐匯區檔案館花了那么多的人力物力進行檔案數字化建設，他們將大量的館藏檔案進行掃描，使之由紙質檔案轉變為數字化檔案，同時他們還建設了一個非常簡潔快速方便的檔案檢索網站。比起以前靠紙質檔案書目查詢，無疑更方便，更快捷，更體現數字化的優勢。但是，當用戶來查檔時，只能通過這個檢索網站進行單一資料方面的查詢，而無法進行多方面的高級檢索，而很多來查檔的用戶所提供的信息也是模棱兩可而不能直接查詢到的，因此往往使得用戶查檔失敗。目前檔案網站整合的利用服務，不能滿足各種用戶需求，而往往用戶群的缺失也導致了檔案網站的服務不能得到有效的改進，直接加劇整合陷入不斷往復停滯不前的惡性循環之中。

三、理想中的整合信息資源的檔案網站如何構建

為什么是理想中，是因為我國各檔案網站雖然大多進行了信息資源的整合，但是或多或少都存在著這樣或那樣的問題，沒有一個能夠堪稱完美。筆者覺得，一個好的檔案網站，在對自身所擁有的信息資源進行整合的同時，還應該加強同其他檔案館的網站進行聯系，互通有無，相互補充，隨時隨地滿足用戶對于信息資源使用的要求。不僅如此，用戶可以通過該檔案網站，查詢檢索到滿足自己生活或工作需求的所有有用的信息。但是這樣的檔案網站如何構建呢？筆者認為，需要做到以下幾點：

（一）制定統一標準，強化各檔案館網站之間的館際聯系。我國檔案網站信息資源整合的現狀之一，就是各檔案館網站之間缺乏實際而有效的聯系。為了改變這種現狀，主管我國檔案事務的國家檔案局可以制定相關的規范性文件或者標準，統一各檔案館的建設模式以及標準，使各檔案網站有真正的聯系，杜絕各檔案館各自為政，只整理內部資源而缺乏同其他檔案館之間聯系的現狀。從整體需要出發，通過檔案網站這個網絡上的系統協調合作，逐步形成一個互通有無、互相補充、方便用戶的信息資源結構體系，從而利用各檔案館在網絡上形成的整體優勢，以盡可能小的投入發揮盡可能大的整合效益。作為中國檔案事業領導機關的國家檔案館可以身作則，建立與各省檔案信息有聯系的檔案網站，供各省或市區參考學習仿效，最終形成覆蓋全國的檔案網站系統。具體措施：上海市檔案館可以出臺規范各區縣檔案館建設的統一標準，統一檔案館網站建設及框架布局，統一檔案館網站信息資源內容整合方式方法，加強檔案館之間的館際聯系，同時加強自身檔案網站的建設做到示范作用。檔案館網站建設以及布局方面，要求各檔案館在檔案工作方面多下工夫，而不是要想方設法多擺幾個廣告、多搬幾則新聞招徠網民的注意，那樣無疑是舍本逐末。檔案館網站是專業網站，大可不必像政府網站或者商業網站那樣涉及太多太雜的內容，凡是和檔案工作扯不上關系的一律可以不要。欄目的好壞是決定網站水平高低的重要因素，許多水平較高的檔案館網站，設立的欄目也很有特色。例如上海檔案信息網的“申城變遷”，以歷史變遷為主線，以舊影新貌的對比為主要手段講述上海的發展史。同是提供照片檔案的利用，可一旦提供利用的方式不同，側重點不同，就能展現不同風格，各有千秋。統一檔案館網站信息資源內容整合方式方法方面，要求各檔案館運用數據庫技術、數據壓縮技術，快速掃描技術等高科技手段，對館藏數字化檔案、現行檔案、特色檔案以及編研成果進行細致的整合，同時應規定，對于四類檔案網站信息資源的整合不能有偏重，要齊頭并進，不能因為某些資源的利用率低而減緩其整合效率。加強檔案館與檔案館之間的館際聯系這方面，作為主管上海市檔案事務的主管部門，上海市檔案局可以紅頭文件的方式要求各檔案館之間加強館際互動和館際聯系工作，比如出臺《關于加強各區縣檔案館網站聯系的若干問題》等行政文件，以行政手段促進各檔案館之間溝通聯系。

（二）加強對檔案網站的法制建設，盡可能解決檔案信息公開與保密原則之間的沖突。前面提到了，由于保密條例等的限制，往往一些對用戶有用的檔案都無法對用戶公布。保密條例屬于法規范疇，因此也要通過法的途徑來解決，就是需要出臺或者修改相應的法規政策。雖然在我國，有關檔案信息資源建設的法律法規已經逐步建立了一些，但是，總體來看，關于網站檔案信息資源的法制建設工作仍然比較滯后，這不僅僅體現在法規數量上，還體現在其他方面。第一，法規層次太低，綜觀已經出臺的相關規定，其中大多數是規范性和政策性文件，關鍵領域和關鍵環節立法欠缺，不能滿足實際需要。第二，由于缺乏綜合性和基礎性的信息資源立法，檔案網站信息資源建設的眾多環節工作依然受傳統體制、機制、利益等問題影響，處于無序、混亂狀態。第三，目前的法律法規只是零星建立，尚未構成一個健全的體系。第四，已有的政策、法律、法規很難得到嚴格執行。因此，檔案館的上級部門需要出臺一個統一的標準以界定檔案的保密性問題，解決保密原則同檔案信息公開之間的矛盾，使得用戶在查詢信息時不再因為是保密內容而無功而返，滿足用戶的需求。具體措施：檔案信息公開與保密原則之間的沖突是由于網站信息資源法制建設工作滯后所致，因此，需要通過立法程序解決。上海市檔案館將解決檔案信息公開與保密原則之間的沖突的比較性和原因告知于上海市地方人大常委會，委員們經過實際的研究和考察后，記錄備案。在上海市人大會議上，由委員提出討論，是否有重新立法或者修改原有法律的必要。同意立法或修改后，上海市檔案局應將草擬的方案交予上海市人大常委會討論，經過草案、討論、修改、審核以及頒布等階段，最終出臺關于改善解決檔案信息公開與保密原則之間的沖突、重新劃分保密文件范圍的法律法規，規定了信息公開和保密原則兩者之間的協調關系以及相互之間的法律責任。

（三）建立電子信箱、網上論壇，加強與利用者之間的交流。檔案網站整合中的一點問題，就是在整合過程中偏離了用戶至上的信條，忽視了滿足用戶查檔利用這一根本核心。過去，檔案部門長期處在一種被動的工作狀態，即使是在開展網上查閱等工作以后，也通常是能查到多少算多少。檔案館不知道利用者需要什么，利用者也不知道檔案館有什么。在這種情況下，檔案網站的整合方向變得無目的。就像商品要找市場，檔案信息也要找利用者，必須在網站與利用者之間架起溝通的橋梁，促進檔案網站同利用者之間的交流互動。這個橋梁可以是電子郵箱，也可以是網上論壇，他們都是各類網站常用的與網民溝通與交流的手段。通過電子信箱或者論壇，用戶可以很及時地將自己遇到的問題告知檔案網站管理者；同時，檔案網站的管理者們也可以從用戶的反饋中知道自己的不足之處和需要改進的地方，有求必應，有問必答，同時虛心接受用戶的意見。這樣就可以有效避免檔案網站單方面蒙頭做整合，對用戶不管不顧不問的現象發生，在用戶和檔案網站之間實現雙向互動，推動檔案網站資源的利用來帶動整合。具體措施：各檔案館申請建立各自的郵箱，在各自檔案館網站首頁醒目的位置標示出來以方便用戶知道。也可以在蘭臺天地、檔案界等資深的檔案論壇中發布包含檔案館網站自身郵箱的帖子和連接檔案論壇的鏈接。也可以像上師大圖書館的網站一樣，設立一個在線咨詢的小窗口，便于用戶咨詢和發表意見。

四、結束語

目前，公眾主要通過檔案信息網站進行查詢、利用、獲取檔案信息資源，這是網絡環境檔案信息資源開發利用最普遍、最主要的方式，在過去近十年的時間里，檔案信息網站實現了從無到有、從少到多、從小到大的量的變化，到今天又達了到質的飛躍，這是我國檔案信息資源網絡化的重要標志，代表著檔案信息資源開發利用工作發展的歷程和所取得的成績。

通過構建一個與其他檔案網站相聯系，內容都能公之于眾、都是用戶所需要、不存在保密條款等以供利用者隨時隨地獲得已公開各種信息的，貼近用戶需求，能夠和用戶雙向交流互相吸取好的建議的檔案網站，以此發揮檔案自身的最大價值，滿足社會各界的利用需求，使檔案信息資源更好地服務于社會各界，創造更多的社會效益和經濟效益，推動檔案事業持續穩定發展。這是檔案網站信息資源整合的目的，也是基礎。