檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性探討

文/西安人民大廈有限公司 高萌

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，工程檔案管理也逐漸朝著信息化的方向發(fā)展，但是在實(shí)際工作中仍然存在著信息化建設(shè)與管理認(rèn)識(shí)不到位的問(wèn)題。因此本文首先對(duì)于檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的內(nèi)涵進(jìn)行簡(jiǎn)要概述，以進(jìn)一步加深對(duì)于工程檔案管理的認(rèn)識(shí)。其次再簡(jiǎn)要闡述檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性，以?xún)?yōu)化當(dāng)前的工程檔案管理工作，促使其朝著更加規(guī)范化、高效化的方向發(fā)展。

一、檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性

（一）有助于提升項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量。在我國(guó)工程檔案信息化管理上存在諸多問(wèn)題，比較明顯的就是信息化建設(shè)與檔案管理的能力不夠。為此，就需要借助信息化技術(shù)，并將其與檔案管理相結(jié)合，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等，不斷提高工程檔案管理的效率和質(zhì)量，推動(dòng)工程檔案管理效率，使其朝著更加標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的方向發(fā)展。與傳統(tǒng)檔案管理相比，信息化檔案建設(shè)與管理有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的長(zhǎng)久保存，同時(shí)實(shí)現(xiàn)工程信息的有效利用，從而拓寬工程檔案管理的范圍。

（二）有助于促進(jìn)項(xiàng)目檔案信息的共享。工程建設(shè)項(xiàng)目具有整體化、系統(tǒng)化等特點(diǎn)，即各部門(mén)之間要實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。然而當(dāng)前我國(guó)工程檔案信息化建設(shè)的水平和質(zhì)量比較一般，未能建立形成比較科學(xué)系統(tǒng)的管理運(yùn)行制度。因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理，就需要采用全國(guó)統(tǒng)一的項(xiàng)目檔案管理軟件，促進(jìn)工程信息的開(kāi)放與共享，提高工程檔案管理的效率和利用率。就目前情況來(lái)看，全國(guó)各級(jí)項(xiàng)目檔案都已經(jīng)朝著“無(wú)紙化”的方向發(fā)展，從而打破傳統(tǒng)檢索信息過(guò)程中存在的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案管理的最優(yōu)化發(fā)展。

（三）有助于促進(jìn)工程項(xiàng)目事業(yè)發(fā)展。工程檔案內(nèi)包含工程建設(shè)事業(yè)內(nèi)的各項(xiàng)資源，如圖像資源、圖片資源、視頻與音頻資源等。而加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案的數(shù)字化，有助于促進(jìn)我國(guó)各項(xiàng)檔案信息的保存與高效處理，有助于為我國(guó)工程項(xiàng)目建設(shè)事業(yè)、工程技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r提供數(shù)據(jù)和技術(shù)支持，從而有效促進(jìn)我國(guó)工程事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

二、優(yōu)化工程檔案管理的有關(guān)措施

（一）重視工程項(xiàng)目檔案管理。工程項(xiàng)目檔案管理是工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中極為重要的一環(huán)，其有助于工程項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)的開(kāi)展。因此各級(jí)施工項(xiàng)目單位要高度重視工程項(xiàng)目檔案管理工作，加大資金投入，加強(qiáng)基站建設(shè)，并且組織配備相應(yīng)的管理人才，從而滿(mǎn)足施工單位和工程單位檔案管理系統(tǒng)的需要。

（二）加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)。為了促進(jìn)工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)與管理，首先應(yīng)優(yōu)化和完善檔案管理制度，讓檔案管理制度能夠具體落實(shí)，便于各個(gè)工程單位根據(jù)自身實(shí)際狀況，進(jìn)行細(xì)節(jié)性調(diào)整。例如工程項(xiàng)目檔案管理目標(biāo)，將工程檔案數(shù)字化管理內(nèi)容、流程以及使用體制固定下來(lái)，確保工程檔案數(shù)字化工作能夠落地。

（三）加大工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的力度。首先，制度相應(yīng)規(guī)范制度，要求各部門(mén)使用電子文檔信息做檔案。當(dāng)前的檔案信息氛圍：文書(shū)資料、技術(shù)資料與人事資料，為了提高檔案的利用價(jià)值，需要將工程單位內(nèi)各項(xiàng)檔案資料按照電子化的要求進(jìn)行制作與保存。其次，工程單位要培養(yǎng)相應(yīng)人員對(duì)檔案信息進(jìn)行規(guī)范，實(shí)現(xiàn)初始信息的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，以便于在進(jìn)行信息分享與轉(zhuǎn)變過(guò)程中，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的最大價(jià)值。最后，要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料庫(kù)。一方面要建立相應(yīng)數(shù)據(jù)資源庫(kù)，并且及時(shí)進(jìn)行開(kāi)放與更新，為工程單位的施工建設(shè)提供支持與服務(wù)。另一方面要不斷進(jìn)行優(yōu)化更新，安排專(zhuān)業(yè)人士對(duì)資源庫(kù)進(jìn)行管理，以確保資源庫(kù)的高效運(yùn)行。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我國(guó)工程檔案信息化建設(shè)與管理工作需要在適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)下，采用信息技術(shù)推動(dòng)工程檔案信息化管理進(jìn)入高速軌道。首先，明確信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性，加強(qiáng)信息化技術(shù)在檔案管理中的使用，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化整合，實(shí)現(xiàn)工程信息材料的長(zhǎng)久保存，最大化地發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。其次，檔案信息建設(shè)與管理有利于提高檔案信息資料的搜索與查詢(xún)效率，從而增加檔案資源的利用率。