信息時代綜合監督執法文書檔案管理工作信息化手段研究

文/唐山市衛生和計劃生育委員會綜合監督執法局 張凈

我國經濟社會在發展的過程中十分重視綜合監督執法文書檔案的信息化管理工作。而在信息化背景下，如何充分利用信息技術來提高執法文書檔案管理工作的水平，是相關人員應該思考的主要問題。下面就基于現階段管理中存在的一些問題，從技術、人數等方面提出了相應的解決措施，以此來確保文書檔案管理工作的完整性和時效性。

一、綜合監督執法文書檔案信息化管理的優勢

信息技術是將文件和檔案統一結合在一起，搭建一個共同的平臺，讓所有的管理流程都可以在網絡上實行。工作的時間也由服務器統一確定，這樣便能對所有的流程和所有的情況進行相應的跟蹤和記錄，包括那些修改的痕跡也會保存下來。當管理人員在應用計算機管理軟件以后，就可以對所有的文件資料進行快速的儲存、分類等，極大地提高了整體的工作效率。同時，利用網絡服務這個寬廣的平臺，也可以了解到文書檔案工作部門的實際情況，及時掌握檔案管理的動態信息。

二、綜合監督執法文書檔案的信息化管理手段

（一）加大資金的投入力度，構建安全的網絡機制。相關機構在開展綜合監督執法文書檔案管理工作的時候，應該加大資金的投入力度，重視檔案管理工作。在工作開展的過程中，也應該選擇一些性能比較好的軟件和硬件設備，真正發揮出檔案管理的價值和作用。同時，在管理的過程中也可以構建相應的懲罰機制，這樣便可以提高他們工作的積極性和責任感，為執法部門的發展提供重要的支持。信息化時代檔案管理工作，更應該將重點放置在管理的安全方面，所以，可以在內部和外部信息網之間構建一個物理隔離，這是確保信息化網絡最安全、最有效的一種方式。第一層的隔離防護措施一般是由路由器組成的，路由器可以過濾掉或者是屏蔽掉一些IP地址，選擇放行一些安全的地址。第二層則是防火墻，大部分的防火墻都有一個屬于自己的運行機制，無論是怎樣的防火墻，從整體的角度來看，都可以對外部數據進行過濾和審查等。一些信息只有通過防火墻的信息內容才能開始活動，而且還能對一些網絡攻擊進行相應的監測和警告。

（二）構建科學化的信息管理平臺，實現檔案資源共享。監督執法文書檔案的最終目的實際上還是為了實現對檔案信息的充分挖掘，對于原始檔案的信息和內容進行相應的整理，在改善和整合以后，對這些收集到的檔案進行相應的加工，最后以多媒體的形式呈現出來。這樣做的主要優勢則是便于獲取，而且傳播的速度非常快，能夠實現數字檔案應用增值的服務，并且充分體現出檔案自身的價值和意義。例如某執法機構在文書檔案管理中，就選擇采用Neusoft Seas7.5綜合管理系統，這樣便可以對文書檔案進行存、收和驗的全面式管理。通過文件管理、檔案利用等工作模塊，其中還包含了檔案業務中的文檔庫、數據錄入和信息采集等，能夠讓相關人員實行實物借閱、庫房管理等，最后通過互聯網實現全文式的閱讀，進而有效地提高了檔案管理的工作效率與管理水平。信息數據庫的創建有助于規范監督執法文書檔案的數字格式，并且利用信息化技術來進行分類與儲存，這樣才能更好地提高資源的利用效率。

（三）提高認識，加強檔案人才隊伍的建設工作。文書檔案信息化工作為綜合監督執法部門工作提供了一定的基礎，主管部門將信息化檔案管理工作納入信息平臺建設的總體規劃中，然后按照一些基礎性的規劃和部署，強化部門責任，并且嚴格按照相應的要求去執行。隨著執法工作信息化建設的整體推進，執法部門的管理者也應該適當地轉變自身的觀念，加大對執法文書檔案的信息化管理工作。最好是秉承著一個“以人為本”的基本原則，這樣便可以構建一個完善的人才政策和考核體系，平等對待從事檔案信息化工作的人才和執法人員，并且對檔案信息化工作人員的職稱進行相應的評價，然后從崗位待遇等方面給予相應的優惠。除此之外，還可以選擇采用“自學為主，培訓為輔”的方式，這樣便可以形成一個終身的教育機制，確保檔案管理人員的綜合素養可以跟上時代發展的步伐。還有一點則是要加強檔案部門、區域之間的合作，利用檔案資源來進行轉化、創新，然后利用網絡、現代通信等高科技手段，完善檔案部門和檔案人員的整體信息源。

三、結語

綜上所述，在信息化時代，綜合監督執法文書檔案的信息管理工作非常重要。但是從現階段的實踐情況來看，還存在著網絡技術利用不到位、管理人員意識薄弱等問題。基于此，執法部門應該采取一些有效的管理手段，加大資金的投入力度，做好文書檔案的規劃工作，以此來確保檔案在執法部門中的應用價值。