檔案管理系統的創新研究與實踐

文/北京宇航系統工程研究所 谷全心 王力弘

檔案是企業核心競爭力，企業檔案不能直接加工成產品出售，但檔案是企業資產的重要組成部分，是企業技術底蘊積累、文化底蘊積累和管理底蘊積累的載體，是企業的代表、企業的靈魂。近年來，隨著信息技術的普及應用，注重電子數據材料在信息系統中的不斷積累，電子文件目前已迅速取代紙質等傳統載體文件，成為檔案資源的重要載體形式。多數企業采用了各種管理信息系統來提高辦公效率，降低員工的勞動強度，而這些管理信息系統每天都在產生大量的電子文件，這些電子文件和傳統的紙質文件都是企業核心價值和競爭力的體現，管理日益龐大的檔案和數據對檔案管理部門提出了越來越高的要求。企業應該從信息化建設的全局高度去考慮檔案管理信息化的建設問題，把檔案部門建設成為企業各類信息資源的匯聚地，成為檔案信息資源的存儲和管理中心。

本文從“觀念創新、平臺創新、流程創新、制度創新、服務創新”五個方面探討檔案工作者如何適應時代的節拍，在管理實踐活動中，探索新的管理方法，提煉新的管理理念，創新工作，確保檔案管理的質量，適應新的形勢發展，進一步提升檔案工作的管理水平，為確保中心工作順利開展作出應有的貢獻。

一、觀念創新

創新是檔案事業發展的必然要求。作為檔案管理人員，首先要樹立檔案管理創新的觀念，解放思想，更新認識。管理創新的必要前提是觀念創新，觀念的創新是使管理創新得以成功的保證，其思想始終貫于管理創新的全過程。創新要求檔案管理人員必須確立現代化管理意識，把知識和創新作為檔案工作的重要的管理目標，使檔案管理知識化、網絡化、社會化。檔案管理工作者本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足用戶的需求作為現代檔案管理工作的最重要的價值取向。以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的全新途徑，同時，樹立“強化基礎、提升能力、和諧共建、樹立品牌”的價值取向，把檔案管理工作做到“精細、規范、創新”。

二、平臺創新

建立檔案管理系統的目的是將傳統業務工作流程優化后，借助于軟件編程和數據庫管理技術，重塑計算機工作流程來支持、執行和管理機構各項職能的業務活動。

我單位在2014年初完成檔案管理系統的升級和上線工作，該系統采用三層結構（數據層、服務層、應用層）的C/S+B/S模式，由服務器監控端、管理員客戶端和Web客戶端，以及相應的配置工具組成。所有功能模塊實現插件式管理，便于軟件的升級和擴充。新增功能主要有：數據庫及電子原文加密處理；人員庫集成及CA認證單點登錄，實現出入證刷卡借閱功能；檔案管理系統與AVIDM集成；實行電子文件借閱，升級后的檔案管理系統能夠滿足電子借閱申請流程；電子原文的掛接和WEB端在線瀏覽；實現系統管理員、安全管理員、審計管理員三員分開管理，基本滿足分級測評需求。

新版本的檔案管理系統工作流程簡潔、信息傳遞迅速，能夠真正實現檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化。管理系統的建立為業務活動提供了信息流向規范、控制集中、表單定制多樣、信息利用方式靈活的工作平臺，使文件與檔案管理實踐躍上一個新的臺階。同時也大大提高檔案管理的標準化，提高檔案管理的質量，為提高檔案工作水平打下堅實的基礎。

三、流程創新

流程創新是對工作環節、工作崗位、工作步驟一體化集成的過程，它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來，而是根據總體目標經過技術和業務的互聯提供的管理流程。

文檔一體化流程是新的工作流程發展的必然趨勢，它正是依托檔案管理系統平臺，對文件與檔案管理工作流程重組、再造的過程。在管理系統中，業務流程和信息流程是不可分割的，文件是機構運轉中最重要的信息流，同時也反映出該機構的業務流程。這就意味著在形成業務流程的同時，也形成了文件從生成、流轉到歸宿的文檔一體化流程；意味著管理系統在滿足業務活動管理的要求的同時，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。因此，建立檔案管理系統的過程，是將這兩個流程有機地融合在一起的過程，即在文件流程中體現業務流程的要求，或把業務流程要求嵌入文件流程。文檔一體化流程分為現行文件管理流程、預立卷管理流程和檔案管理流程三個部分。

流程的創新，使信息管理系統平臺提供的文件與檔案工作之間實現無縫鏈接成為現實，它不僅改變了文件與檔案工作的質量和內容，也會大大提高文件與檔案工作者的管理實踐水平。

四、制度創新

在檔案管理的過程中，我們可能隨時會遇到各種各樣的事件，將處理這些事件的過程、性質、特點和結果及時整理歸類，就很可能產生新的制度。而后，在新制度和法規允許的條件下，我們可以研發新的技術來完善檔案的管理、保護和利用等相關工作。

在檔案管理系統升級后，多年形成的工作習慣被改變。（1）電子文件接收和電子文件歸檔。從設計系統中設計完成的電子版本文件，可以直接通過管理模塊將設計系統和檔案管理系統無縫連接，直接上載電子文件，隨后就可以在檔案管理系統中進行電子文件歸檔。（2）借閱申請電子化和電子文件借閱。在WEB端，利用者查詢到目標文件后，可以通過電子申請單的形式進行利用申請，相關領導審批后即可瀏覽目標文件。（3）三員管理分開。三員管理是指系統管理員、安全管理員和審計管理員，系統管理員對系統功能進行配置；安全管理員對系統人員權限進行配置，并對審計管理員操作日志進行審計；審計管理員對系統管理員及安全管理員操作日志進行審計。

所有創新活動都有賴于制度創新的總結性歸納和持續激勵，通過制度創新得以固化，并以制度化的方式持續發揮著自己的作用，這是制度創新的積極意義所在。

五、服務創新

信息化時代，檔案工作者的服務方式、內容與傳統檔案利用服務相比，發生了巨大的變化，提供了前所未有的發展和創新空間。信息系統深入、廣泛的應用，形成了質優量大的電子文件信息資源。信息系統用戶群體越多，對信息服務的要求就越廣、越個性，因此，檔案工作人員要樹立信息服務的理念。

信息服務強調主動服務。檔案部門要對信息產生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，調查了解用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設計出不同層次的服務內容、范圍和形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發、加工，并轉化、制作成信息產品，提供服務。比如升級后的平臺能夠掛接電子文件，外來技術通知單通過掃描的形式形成電子文件，用戶可以在WEB端進行在線瀏覽，提高了文件的利用效率，擴大了信息服務的范圍。平臺升級后，用戶對系統的使用和流程還不夠清晰，通過電話或者登門服務的方式，幫助用戶解決實際問題。升級后的web端查詢界面雖然能夠滿足日常需要，但仍有不夠方便的地方，例如檢索結果的字段顯示不夠用，檢索不夠簡潔等問題，為了提高系統的易用性，一方面應培訓用戶調整需要的字段項顯示，另一方面主動與系統開發人員聯系，解決統一顯示的問題。

用戶期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準確率。讓用戶體會到檔案服務工作人性化、主動性的宗旨，縮短用戶與檔案工作的距離。在對信息需求充分調查的基礎上，以先進技術為依托，形成信息產品，為領導和業務部門提供信息服務。