辦公自動化環境下醫院檔案管理解析

文/山東省濟寧市中醫院 陳金霞

信息是醫院重要的組成部分，記錄醫院實際發展情況，同時還儲存大量技術資源，是醫院科研工作開展的重要科學依據，可以更好地發展醫院醫療技術。近些年我國醫療衛生體制不斷發生改革，也在積極迎合信息化管理趨勢，醫院檔案管理工作開始呈現自動化和信息化等特征，利用現代科學技術實施醫院檔案管理工作，可以改進傳統的管理模式，這也是現代醫學發展的需求。

一、辦公自動化環境下醫院檔案管理的基本特點

（一）工作效率比較高。醫院工作內容非常復雜，涉及非常廣泛的范圍，很多醫院管理人員需要分類、整理和歸檔紙質檔案，工作任務量非常大，但是管理水平比較低，實現醫院檔案管理自動化之后，管理人員可以計算機技術合理處理檔案資料，資料的查詢和提取過程也變得更加便利，醫療信息檢索和歸檔速度得到極大程度的提高。

（二）實現資源共享。醫院各個部門都是分散保管檔案，因此很難提高檔案的完整度和有效性。在辦公自動化環境下，利用科學管理手段可以提高醫院檔案管理工作的質量，在瀏覽檔案信息的時候，可以提高查找速度，同時可以保證信息的準確性，也可以利用電腦查找其他部門的醫療信息，打破距離的限制，實現資源共享，實現辦公自動化可以針對檔案使用管理設置一定權限，提高檔案的保密性。

（三）儲存方式更加安全。傳統的醫院檔案都是紙質的，不僅會占據較大的空間，可能還會發生受潮和失火等問題，保存時間也比較短暫，如果長時間保存，就很難完整地保存檔案資料，文字或者影響資料也會變得更加模糊，降低檔案管理質量。在辦公自動化環境下，可以避免上述問題，節省工作人員用于檔案管理的時間，也可以節省出更大的空間，延長檔案使用壽命，使醫院檔案管理水平不斷提高。

二、辦公自動化環境下醫院檔案管理存在的問題

（一）存在安全隱患。互聯網技術不斷高速發展，每個行業都要注重信息保密性工作。醫院檔案管理工作尤其需要注重文件的保密性，因為電子文件形式不夠具體，也沒有簽名和字跡等，人文因素很容易影響到電子文件，文件內容很容易被篡改，保密性比較差。醫院檔案管理關系到病人的病例和個人信息等，如果泄露了任何一方面的信息，就會造成嚴重的負面影響，尤其是病人電子病例的文字和圖片等信息，一旦泄露就會影響到病人的隱私權，降低醫療的安全性。

（二）缺乏信息化檔案管理體制。當前很多醫院的檔案管理信息化技術不夠成熟，軟件和硬件的設施設備都不太齊全，無法順利地開展辦公自動化檔案管理工作。雖然很多醫院已經開始重視自動化檔案管理工作，也開始投入更多的人力和物力以及財力等，但是因為缺乏科學管理體制，導致醫院檔案管理工作缺乏科學性，醫院美育建立檔案自動化的管理平臺，雖然投入很大，但是卻無法獲得相應的回報，導致醫院的人力和財力資源被極大地浪費。

（三）管理人員缺乏專業性。很多醫院發展檔案管理信息化的過程中沒有投入充足的資金，同時也沒有培訓醫院管理人員有關文檔的管理知識和操作技能，導致很多管理人員仍舊利用傳統的文檔管理習慣和管理理念，只是簡單地利用計算機技能，沒有關注整體的自動化環境，也沒有建立專業意識。

三、辦公自動化環境下醫院檔案管理的措施

（一）提高檔案信息網絡的安全性。網絡系統包括硬件和軟件以及數據材料等，需要保證網絡系統的安全性和可靠性等。但是醫院檔案的信息可能會被泄露，因此醫院相關工作人員需要保護網絡系統的各個環節，保證信息的安全性，避免盜取、篡改信息。因此辦公自動化環境下醫院檔案管理，需要有效地保護網絡系統各環節，使辦公自動化平臺不斷完善，加強建設醫院內部的網絡，完善操作流程，要求每一個操作人員需要按照規章流程完成工作，保證信息的安全性。

（二）完善檔案信息化的管理制度。為了實現醫院檔案管理的自動化水平，醫院需要保證檔案管理制度的信息化和現代化，醫院需要科學地制定檔案的標準和制度，保證整套系統管理標準的統一性和科學性。醫院檔案管理工作包括信息的收集和整理以及歸檔、鑒定等流程，針對每一項基礎工作都要設置完整的管理制度，利用這些制度管理嚴格把關醫院歸檔材料的手續和表述等方面。此外醫院需要統一規定文件的處理，設置統一的格式規范，保證檔案管理制度的規范性和標準化等，逐漸提升醫院檔案管理工作的信息化水平。

（三）提高管理人員的綜合素質。我國醫療事業不斷高速發展，出現很多新內容，與此同時檔案信息也不斷增多，管理起來也越來越復雜。因此醫院需要重視檔案管理人員的綜合素質，招聘專業性檔案管理人才，加強培訓現有的管理人員，保證他們熟悉檔案管理法規和管理工作內容，使每個管理人員都可以深入了解自己職責范圍內的工作內容，可以熟練利用各種辦公軟件，并且具備嫻熟的檔案管理知識。最后需要提高檔案管理人員的檔案管理意識，完善檔案管理工作體系。

（四）加強基礎設備管理。自動化檔案管理工作的基礎就是基礎設施管理，因此醫院需要根據自身實際情況，集中力量加強建設基礎設施，加大力度投資醫院檔案管理工作的軟件和硬件，結合經濟實力引進先進的設備和系統。基礎設施建設過程中，醫院要加強已有設備的運維管理，定期保養以后的設施，及時解決發現的故障問題。提高全員檔案管理意識，使檔案管理工作的數字化水平不斷提高。檔案管理工作在醫院管理系統占據重要的地位，各級醫院都要加強檔案管理數字化工作，將其作為工作重點，結合檔案管理信息化建設工作和醫院醫務建設工作，進行同步規劃。此外醫院可以定期組織各種活動，例如參觀學習等，可以有效地宣傳檔案管理自動化工作，有利于更好地落實辦公自動化環境下醫院檔案管理工作。

（五）構建醫院檔案的自動化體系。辦公自動化環境下醫院檔案管理，需要充分發揮出現代化設備和技術的作用。醫院需要利用先進的技術手段完善自動化檔案管理體系，及時輸入文件，促進系統識別檔案資料的內容。醫院需要加強建設檔案管理的辦公自動化，順利開展醫院自動化檔案管理工作。檔案的應用價值比較高，其中有些資料非常珍貴，和醫院未來的發展具有密切的關系，因此在建設辦公自動化系統的時候，需要保證信息的安全性，同時派遣專業人員負責信息系統的安全性，采取加密處理技術和防火墻等方式，嚴格管理檔案信息，保證檔案信息資料的安全性，更好地保護病患的隱私。辦公自動化環境下醫院檔案管理當中，要加強保護檔案信息的安全性，針對管理工作提出明確的規定，這樣可以利用計算機技術使醫院檔案管理工作自動化水平進一步得到提高。

四、結束語

辦公自動化環境下醫院要提高檔案管理工作的信息化，利用科學技術創新管理模式，完善檔案管理制度，注重提升檔案管理人員的素質水平。結合醫院檔案管理工作和現代科學技術，促進檔案管理工作的現代化水平，為醫院的可持續性發展提供有效的服務。