醫院檔案管理信息化現狀及優化對策分析

文/寧夏醫科大學總醫院 王春霞

檔案作為記載一個組織發展、成長和各種業務活動的載體，是現代化管理中極為重要的一個流程。隨著組織的不斷擴大，檔案的信息量也會不斷增加，而檔案的價值也會不斷提升。醫院作為一個管理對象復雜、管理要素多樣的管理體系，檔案的作用舉足輕重。特別是隨著檔案管理信息系統的建設，檔案作為醫院的信息儲存庫的作用日益凸顯，對醫院的日常管理、患者服務和科研開發工作等都有著很重要的作用。

一、醫院檔案管理信息化的意義

在傳統的檔案管理中，醫院一般采取紙質化檔案的管理方法，檔案的借取和存放都面臨著不同的問題，特別是對病歷檔案這些利用率極高的檔案，繁瑣的借取手續大大降低了醫院運營管理的效率。面對醫院快速發展的需求，這種老舊檔案管理模式的不足日益顯現，主要表現在以下兩個方面：

（一）不利于信息的存放。紙質檔案面臨的最大問題就是檔案的遺失和損毀，在借閱和轉移的過程中很可能會出現檔案的遺失等現象。此外，紙質版檔案對存放的環境要求極嚴，條件一旦不足，時間長久后就會出現檔案損毀的現象。

（二）不利于信息的整合。檔案信息并不是死的信息，而是活的信息，每一份檔案的信息都對現下的工作具有支撐、指導和啟發作用。例如醫院的病歷檔案就包含著很多的患者疾病信息，在醫療研發中通過對這些信息的實時調取可以大大提升研發速度。

檔案管理的信息化可以很好地解決以上問題。通過將檔案錄入信息化系統，可以大大提升檔案的使用效率，同時也便于工作人員的搜索和借閱。此外，醫療檔案的信息化，還能夠通過對以往案例的快捷總結，為醫療教學和醫療教育提供第一手的原始資料。

二、醫院檔案信息化建設中存在的問題

目前，我國大部分醫院的檔案信息化體系建設還處于初級階段，各級醫院沒能針對檔案信息系統形成一套卓有成效的建設方法，主要存在以下幾個方面的問題：

（一）檔案信息系統和醫院其他信息系統沒能形成交互作用。目前大部分醫院的檔案管理系統都還只是一個孤立的信息系統，沒有和醫院的醫療研發系統、電子病歷系統等形成有效的勾連。電子檔案只是一個查詢端，不能給醫院的醫療研發和疾病問診提供有效的數據支撐。

（二）管理格局混亂，檔案體系未能形成。目前，醫療檔案的分類已經由以前的病歷、文書和圖片檔案發展成了實物、聲像、科研、病理切片、磁盤檔案等。大部分醫院還是按照老的檔案分類進行檔案管理，很多病理切片和聲像檔案散布于各個部門，沒有得到很好的管理。

（三）檔案管理工作人員專業素質較低。大部分醫院都沒有專業的檔案管理人員，而是由護士或部分醫師兼職管理。他們沒有受到專業化的檔案管理培訓，檔案管理思想觀念比較陳舊，只把檔案看作一個信息存放的倉庫，而沒有把檔案當作一個醫院信息整合的富礦。

（四）檔案信息安全重視程度不夠。醫院檔案的特殊性在于每一個病人的檔案都有很強的私密性，因此醫院一定要做好檔案的保密工作，但是大部分醫院沒有建立嚴格的檔案借閱手續和檔案借閱權限。每個人只要想查檔案就都可以查。

三、醫院檔案信息化建設的意見建議

針對檔案管理的上述問題，筆者在多年的醫院管理經驗中總結出了以下意見建議，具體如下：

（一）建立檔案管理規范。要根據統一化、規范化、科學化和系統化原則，針對實物、聲像、科研、病理切片、磁盤檔案的儲存和分類規則，并且針對檔案在借閱錄入過程中容易出現的問題，建立一套符合醫院管理自身特征的信息化檔案管理規范。

（二）加快電子檔案建設的同時完善紙質檔案管理體系。針對目前檔案信息化建設程度較低的現象，堅持電子檔案建設和紙質檔案建設齊頭并進的原則，首先管理好紙質檔案，確保紙質檔案無丟失，并在此基礎上解決電子檔案建設所面對的難題，同時加快紙質檔案電子化的速度。

（三）加快檔案系統和醫院其他系統之間的融合。通過接口終端建設，打通檔案信息系統和電子病歷系統、醫療研發系統以及患者就醫系統間的信息壁壘，建立統一的信息填寫模板，實現不同信息系統之間信息的有效交互融合。

（四）健全醫院檔案培訓機制。針對醫院檔案管理工作人員檔案管理專業素養低的現象，開展專業培訓。在醫院上下樹立檔案信息是無形資產、是醫院和社會的戰略資源的理念。

四、結語

綜上所述，筆者認為，在醫療衛生改革逐漸深入的背景下，面對醫院檔案信息資源的不斷拓展，現代醫院必須加快醫院信息化建設的步伐，建立高效、便捷的檔案信息資源共享平臺。