新形勢下高校學籍檔案管理的思考與實踐分析

文/陽泉師范高等專科學校 姚鳳華 王曉琴

學籍管理是有關行政教育部門最為基本以及常規的工作，同時學籍指的是學校對學生從入學到畢業的整個過程的記錄，它對于維護整個學校的正常教學秩序，穩定校園的生活有著重要的作用。

一、高校學籍檔案管理方面存在的問題

近些年來，由于學校希望能夠不斷向前發展，學校的專業數量大量增加，從而使得整個學校的人員越來越多，學生的學籍檔案也在逐步增加，而從大部分高校情況看來，一個管理者需要管理同一個專業許多不同的班級，那么就有幾百個學生的學籍檔案需要監管，有時候甚至會出現同一個管理者，管理同一個專業而學生卻存在于不同年級的情況，學生的增加意味著學籍檔案的增加，導致學校的管理者出現“松、散、軟”的情況，這種情況非常不利于高校對于學生學籍檔案管理工作的發展。

（一）加強對學籍檔案管理人員的監管力度。曾經有學校出現這樣的現象，正常情況下學生違紀，都是會受到相應的處分，由于學校對于學籍檔案的管理力度不夠，導致學生在受處分的情況下順利地完成了畢業，而畢業的學籍檔案上沒有提及任何關于處分的條例，這種現象在當今的高校十分頻繁，進而導致學生對于學校的管理條例視而不見。所以學校要加強對于學籍檔案的管理力度，及時對學生的檔案進行相應的抽查，發現相關的管理人員存在著對于學生的檔案不能夠進行完善以及整改的情況，要及時對管理人員進行勸阻，同時對學生的處理力度也要進一步加強，只有這樣才能完善整個高校管理制度。高校的學生也不會存在對高校的管理條例視而不見的現象，維持好高校的管理模式。

（二）家長要時刻了解以及反饋學生的狀況。家長是學生的啟蒙老師，同時每一位家長都不希望自己的孩子犯錯，長大做一些破壞社會的行為，所以家長要配合學校一起教育學生，發現學生出現違反校園的規定的現象時，應該及時匯報老師，讓老師對學生進行相應的處分，使學生在自己的處分中認識到自己的錯誤，同時對于錯誤進行相應的改進，那么長大也就不會出現破壞社會的行為。

（三）老師應加強管理高校學生學籍檔案。老師基本上每天都會見到自己班上的學生，對于自己班上的學生出現的狀況可謂了如指掌，那么若發現自己班上的學生出現一些違反校紀校規的行為，應該及時予以制止，同時要上告學校，讓該學生能夠得到相應的處罰，同時認識到自己的錯誤。作為班級的班主任，應該時常去學生檔案管理的地方對學生的檔案進行抽查，發現學生存在違反校規的情況而相關的管理人員又沒對其檔案進行填寫，應該及時上報學校，讓學生受到相應的處分。

二、新形勢下對于高校學籍檔案管理對策分析

最近幾年，教育部門以及省教育廳先后發布了《高等學校學生獲得學籍以及畢業證書政策告知》《普通高等學校學生管理規定》《關于切實加強高等教育學籍學歷信息安全管理的通知》等等制度，對于高校的學籍檔案提出來新的要求，有助于加強高校對于學生的學籍信息的管理力度。

（一）突出學籍信息管理的教育新功能。高校對于學籍信息的管理是當今社會發展的重要趨勢，同時對于高校來說，思想教育以及相應的管理工作都應該是相輔相成的。那么學籍信息的管理制度就要做到嚴謹規范。僅僅依靠管理的制度，只會運用相關的行政手段對學生進行管理，僅僅只對學生的行為進行規范，這是不夠的，反而會空乏無力，有時候甚至會導致學生出現叛逆的心理，不僅僅不利于學生的身心發展，反而會誘發學生錯誤的思想行為，從而使學生錯誤越來越多。因此，對于學校實施學籍管理的相關工作中，必須對學生的學籍信息管理進行強化，學校的高層管理人員、各學院的輔導員以及各個班級的班主任甚至是學生本人，都應該對此情況進行角色交換，對于學生出現有關違規違紀的行為，要及時地對學生做好相關的思想教育以及引導學生向正確的方向發展，從而能夠從根源上讓學生認識到自己的錯誤，在今后的學習中能夠嚴格的要求自己，這一點不僅僅達到了學校的要求，也有助于學生今后的發展。

（二）學校要堅持以學生為本，轉變學生的管理理念。學生是國家的未來之星，是國家的棟梁，對于學生的錯誤學校不僅要指出，同時要對學生的管理給予糾正，對學生的檔案要進行嚴格的管理。同時在對待學生的態度方面，要有耐心地教導學生，從而能夠引導學生走向正確的道路，通過相關的實踐證明，只有教師對學生具有“愛生情”，那么老師才能贏得學生的尊重，因此，對于老師來說，要懂得去熱愛學生，在學生有困難需要幫助的時候要及時地予以幫助，同時在學生處理問題方面要做出正確的引導，懂得尊重學生。曾經有一個案例，有一位學生一直成績都非常的優秀，有一次考試中，學生的成績下降了，而且下降的程度非常大，而老師并沒有問清楚學生成績下降的原因，直接把學生叫去了辦公室，一開始對學生的態度就非常不好，那么這位學生也就沒有把自己成績下降的真正原因告訴老師，從而導致學生與老師的關系一度惡化，非常不利于學生發展。同時老師也應該懂得去寬容學生，有時候學生需要的不是挨罵，而是老師對于學生的關愛，盡管學生做錯了事情，老師第一件要做的事情應該是了解學生犯錯的前因后果，同時盡可能地與該名學生聊天，詢問學生相關的情況，進而對于學生的錯誤做出相應的引導，學生就不會出現一錯再錯的情況，同時對于學生今后的發展也是非常有利的，因為學生從這個過程中發現了老師對其是關愛，而不是批評。

（三）學校應該運用相關創新的方法對學生的學籍檔案進行管理。傳統的檔案管理方法是，把學生的學籍檔案統一放在一個檔案室里面，而門口只有一個人對檔案進行相應的監視，而現如今的高校檔案管理模式出現了轉變，轉變為一個管理者看守的是一個學院或者一個專業的全部檔案，這存在著許多的漏洞，比如說對于老師檢查檔案的方面，一般管理者看到是老師就會將其放進去檢查檔案，這對于當今的模式發展來說，并不利于檔案的管理，這從中也體現了學校對于檔案的管理力度仍然不足夠，所以學校應該運用創新的方法對學生的檔案信息進行管理，例如可以應用電子檔案，對重要的檔案進行相應的備份等等，當然也可以運用國外的檔案管理模式對學生的學籍檔案進行相應的管理。這不僅能夠促進學校對于學生檔案的監管，同時也有助于學生的發展，學生不會因為學校對于檔案的管理力度不足而出現學生畢業后回學校找不到自己的檔案等等的情況。

三、結束語

從目前的高校發展模式來分析，學生的學籍檔案管理的力度仍然不夠，漏洞非常多，所以學校要對學生的學籍檔案管理方面做出相應的改善，完善容易出錯的地方，這樣才能夠促進學校對于學生檔案管理的發展。