技工院校綜合檔案管理現狀和提升策略

文/廣州市工貿技師學院 鐘巧毅

技工院校如果建立了完整的綜合檔案室，科學管理學校的全部檔案，才能真實記錄這所學校發展歷史的各方面情況。它有著職能性、原始性、價值性的特點，對這所學校的發展具有重要的作用。隨著技工院校的不斷發展，越來越多的領域需要用到檔案，所以檔案管理工作的重要性在技工院校的日常管理事務中越發得到了體現。

一、技校綜合檔案管理的現狀

當前，技工院校檔案管理除少數技師學院建立了較規范的綜合檔案室，對學校的各類檔案進行科學管理外，絕大部分技工院校檔案沒有分類集中管理，各科室管理本部門的檔案。例如：畢業生的檔案放在學籍管理部門管理；歷年的教學資料存放在教學部門，等等。每個部門都要較多的檔案柜和專、兼職管理人員。這樣分散管理，歷史資料管理混亂，管理人員不專業，還經常更換。所以歷史資料很難查找，還經常丟失。特別是遇到部門搬家，搬遷一次，歷史資料就丟失一批，多少用錢都買不回來的珍貴學校歷史資料因此遺失。

二、技校檔案管理混亂的原因

（一）對檔案管理工作的重要性認識不足。一些單位認為檔案工作就是抄抄寫寫，收文發文，整理資料等等雜事，因此對檔案管理工作不重視。

（二）管理人員專業性不強，或身兼數職。個別單位沒有專業的檔案管理人員，業務不精導致管理不善，不到位，管理工作流于形式。

（三）“六防”設備不配套。環境差，沒有建立全校各類檔案集中管理的綜合檔案室和檔案管理必備的設備，檔案容易霉變、流失。

三、技校提升檔案管理的策略

為了技工院校科學快速發展，盡快地解決目前檔案管理混亂的情況，應該做好下面幾方面工作：

（一）提高技工院校領導對檔案管理工作的認識。技工院校領導必須認識到，檔案管理的好壞體現本校的真實面貌，它是學校各項評估的重要內容，也是學校發展的必要條件。檔案管理全面體現了本校的基本職能，是學校各種數據的體現形式，也是評價學校綜合業務水平的“窗口”，為本校的發展規劃起到不可估量的作用。技工院校領導對學校檔案工作的重要性認識提高之后，應該認真學習檔案管理的基本知識，建議人社部門開辦的校長培訓班的教學內容中，增加學校檔案管理內容。

（二）培養專業管理人員。檔案管理工作具有很強的專業性、技術性和連續性。是各級組織各類活動的重要記錄和體現。這就要求檔案管理人員具備專業的知識結構、較強的業務技能和很強的職業素養。在目前引進專業檔案管理人才的情況下，加強對檔案管理人員進行系統的專業培訓，并且隨著檔案管理要求的不斷提高和管理理論、技術的更新，檔案管理人員也應不斷自學和接受培訓，使檔案管理人員充分認識到檔案和檔案管理的重要性，明確檔案管理的要求，熟練掌握檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂、借閱和保存等業務，全面地、系統地掌握檔案管理方面的知識和技能。再者檔案管理人員要相對穩定。才能使檔案管理人員不斷積累檔案管理經驗，增加職業的責任心和熱愛本崗位工作，并制訂檔案管理的長遠計劃和自己的職業提升規劃，通過較長時間的學習和歷練，一定能成為檔案管理職業素養較高的檔案管理人員。

（三）明確檔案管理工作的流程。1.對檔案的分類要合理，針對期限的劃分要明確，材料的及時歸檔要重視。2.檔案管理工作的流程比較復雜，要收集、篩選、校對、整理，每個環節缺一不可，步驟細致繁雜。但由于這些步驟的處理會對今后檔案的高效使用有直接影響，故不可忽略或敷衍了事。

（四）建立現代化的規范的綜合檔案室。社會的快速發展，特別是人才配置的市場化，檔案成為信息產品，以此也成為人才信息資源的寶庫。如何合理、有效地開發利用這種資源信息，最大限度地發揮其最大作用及最佳效益，是現代檔案管理的基本宗旨。而建立現代化的綜合檔案室，是實現這一基本宗旨的必備條件。現在大部分技工院校用房很緊張，沒有房子建立綜合檔案室，這是對檔案管理的重要性認識不足和對現代檔案管理不了解所產生的錯誤認識。過去使用的主要是紙質檔案，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂、借閱都是手工操作。檔案的堆積給工作帶來很多的不便和壓力，而且保存需要較大的空間。因此，我們要加強信息化管理。隨著信息化技術的快速發展，增強了檔案管理的運用效率。特別是要借助于磁盤、磁帶、優盤、光盤保存檔案，讓檔案管理方式向自動化、智能化方面發展，增強檔案的信息化程度，在工作方式方法上豐富其內涵和手段。這樣既可以減輕了檔案管理工作量，也節省出很多空間。

四、結語

新形勢下，檔案管理工作作為重要的資源提供工作，必須要緊跟時代步伐，不斷創新，不斷完善管理工作制度，提高管理人員的專業水平。同時建立現代化的綜合檔案管理室，使技工院校的檔案管理提升到較高層次。這樣學校就能用較小的空間儲存學校全部檔案，并且還可以進行簡單的檢索找到所需的大量資料，從而充分發揮檔案的最大作用及最佳效益，為學校發展服務。