檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值及地位

文/東莞市厚街醫(yī)院 吳鳳南

醫(yī)院檔案作為醫(yī)院在日常工作處理中的重要信息記錄文件，在醫(yī)療、教學(xué)、科研、黨政和其他各項(xiàng)工作中有著重要的意義，它是醫(yī)院前行發(fā)展過程中的重要一環(huán)，對(duì)于醫(yī)院整體工作水平的提升有著重要的影響，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，文檔記錄方式發(fā)生了翻天覆地的變化，通過信息技術(shù)將多種格式的檔案文件資料以數(shù)據(jù)形式進(jìn)行存儲(chǔ)調(diào)用，不僅在便捷性上有極大的提高，同樣在檔案文件保存、檔案文件分類等檔案管理工作中有著重要的意義。

一、醫(yī)院檔案管理部門的職責(zé)范圍

1.負(fù)責(zé)對(duì)我院各科室形成的各種檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和編研工作。2.積極提供利用，為我院各項(xiàng)工作服務(wù)。3.在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則下，負(fù)責(zé)對(duì)我院內(nèi)部各科室的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.制訂適合我院的檔案工作計(jì)劃、管理辦法、規(guī)定等。5.對(duì)所保管的全部檔案定期進(jìn)行鑒定、銷毀工作。6.嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家保密制度，維護(hù)檔案的完整與安全。7.辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)的工作。8.不斷改進(jìn)檔案工作，做到案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化、檔案整理系統(tǒng)化、庫房管理科學(xué)化、查找利用現(xiàn)代化、調(diào)查統(tǒng)計(jì)制度化。

二、檔案信息化

要了解檔案信息化的具體含義首先就要了解檔案的性質(zhì)，在現(xiàn)代社會(huì)的認(rèn)知中，檔案是組織機(jī)構(gòu)、團(tuán)體、個(gè)人等一系列人為行為在進(jìn)行過程中留下的具有保存價(jià)值的各種原始資料記錄，我國對(duì)于檔案的記錄非常早，并且在各朝各代之中其稱謂也不一致，但其基本的含義沒有大的變化，隨著時(shí)代的變遷我們?cè)诟鞣N社會(huì)活動(dòng)之中需要被保存的相關(guān)資料量越來越多，種類也不斷增加，檔案作為一種需要在較長時(shí)間內(nèi)妥善保存的資料文件，傳統(tǒng)檔案管理方式面對(duì)這種變化趨勢(shì)已經(jīng)難以應(yīng)付。在信息技術(shù)的發(fā)展下，各種資料文檔的保存管理有了更好的選擇，將傳統(tǒng)的實(shí)物資料及相關(guān)的各種格式的資料記錄設(shè)備統(tǒng)統(tǒng)轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息存入信息化檔案管理系統(tǒng)之中，不僅節(jié)省大量保存實(shí)物檔案的人力消耗以及空間占用，同時(shí)也極大地強(qiáng)化了檔案管理的便捷性，信息化檔案管理系統(tǒng)能夠根據(jù)各種檢索形式來搜索需要的檔案，并且在檔案記錄能力和檔案完成度上都有明顯的優(yōu)勢(shì)。隨著近些年云空間技術(shù)的逐漸成熟，檔案信息化的發(fā)展前景更為清晰。醫(yī)院的檔案管理工作本身就比較復(fù)雜，涉及的檔案類型、總量比較多，所以為了強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量及效率，開展檔案信息化建設(shè)非常必要。

三、檔案信息化對(duì)醫(yī)院檔案管理的價(jià)值

信息化時(shí)代，我們?cè)谶M(jìn)行各種文檔資料處理的過程中都力求高效，在高效的要求之下，醫(yī)院的檔案管理部門在工作之中必須進(jìn)行檔案信息化處理，由于醫(yī)院檔案管理的具體工作質(zhì)量直接對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量以及整體的管理效能產(chǎn)生影響，換言之，醫(yī)院的檔案管理工作相當(dāng)于人的大腦，檔案記錄、檔案管理以及檔案調(diào)取等相關(guān)操作就如同人大腦中對(duì)各種事物的記憶。回憶及思索的過程中，傳統(tǒng)的檔案管理工作相當(dāng)于一位記憶力一般的人，他對(duì)工作和生活中的各種人與事的記憶力非常平庸，并且在回憶思索距今時(shí)間較長的事項(xiàng)時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)遺忘或者混亂的情況，這就相當(dāng)于傳統(tǒng)檔案管理模式中記錄、保存以及調(diào)取中存在的弊端；而信息化檔案管理工作則相當(dāng)于一位記憶力非常優(yōu)秀的人，他在日常生活中對(duì)發(fā)生的各種事項(xiàng)了然于心，并且大腦記憶力的開發(fā)程度也達(dá)到了一定水平，能夠清楚的記憶包括各個(gè)時(shí)間段內(nèi)發(fā)生的各種事情，并在有人問及的情況下根據(jù)其提問的快速反應(yīng)立刻提供相關(guān)信息和細(xì)節(jié)，這就對(duì)應(yīng)了信息化檔案管理過程中的各種優(yōu)勢(shì)。首先是信息化檔案管理能夠有效面對(duì)大量需要保存的各種資料文件，有效記錄并長久保存。其次是需要使用相關(guān)檔案資料時(shí)通過關(guān)鍵詞檢索即可快速找到所需相關(guān)檔案資料。

醫(yī)院的檔案管理工作涉及的檔案資料類型非常多，因?yàn)槠湫枰４娴臋n案本身范圍比較寬泛，從單位科研成果到醫(yī)院各種活動(dòng)再到各種人事檔案和各種醫(yī)院發(fā)展記錄等等，這些種類繁雜的檔案資料會(huì)給醫(yī)院檔案管理工作造成較大麻煩，但是檔案信息化后相關(guān)的檔案管理人員不需要再針對(duì)不同文件選擇不同的存放地點(diǎn)，也不需要再人為將檔案進(jìn)行分類保管，我們只需要將檔案中涉及的所有資料以數(shù)據(jù)信息的方式進(jìn)行歸類整合，并在檔案信息系統(tǒng)中予以保存，即可將復(fù)雜多樣的檔案信息完整地記錄下來。在當(dāng)前重視效率的背景下，信息化的檔案管理管理系統(tǒng)能夠在工作效率方面達(dá)到傳統(tǒng)方式難以企及的高度，這在醫(yī)院利用相關(guān)檔案信息研究決定接下來的發(fā)展計(jì)劃上有著重要作用，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下想要針對(duì)某一類型某一部分檔案進(jìn)行詳細(xì)研究時(shí)往往面臨著檔案基數(shù)較大，分類復(fù)雜的情況，在檔案搜索調(diào)取方面耗時(shí)較多，并且浪費(fèi)大量人力資源，而在信息化的檔案管理模式下，我們將不再面對(duì)這樣的問題，在需要相關(guān)方面的檔案時(shí)，我們只需要在檔案庫中進(jìn)行簡單的檢索就能發(fā)現(xiàn)大量的相關(guān)檔案，根據(jù)所需內(nèi)容不同還可以進(jìn)行精確搜索或者模糊搜索，在檔案調(diào)取速度上相較于傳統(tǒng)檔案管理模式有著非常明顯的優(yōu)勢(shì)。由此可見，檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的重要價(jià)值。

四、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的地位

當(dāng)前社會(huì)背景下，醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)是所有醫(yī)院管理人員的共同目標(biāo)，隨著人們生活水平及生活質(zhì)量的不斷提升，人們對(duì)于醫(yī)院的評(píng)價(jià)方式和評(píng)價(jià)內(nèi)容也有了更多的方向，人們?nèi)匀恢攸c(diǎn)關(guān)注醫(yī)院的整體醫(yī)療水平，關(guān)注在職醫(yī)生的經(jīng)驗(yàn)技術(shù)，但在當(dāng)前大醫(yī)院整體醫(yī)療技術(shù)水平較高的情況下，人們對(duì)醫(yī)療服務(wù)和醫(yī)療相關(guān)配套內(nèi)容的關(guān)注度也在不斷升高，醫(yī)療服務(wù)水平和醫(yī)療技術(shù)水平作為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的兩大重點(diǎn)內(nèi)容，已經(jīng)成為醫(yī)院管理工作中最為關(guān)鍵的兩個(gè)改進(jìn)方向。在提升自身醫(yī)療技術(shù)水平及醫(yī)療服務(wù)水平的過程中，我們對(duì)于歷史發(fā)展情況和過往的數(shù)據(jù)信息非常重視，在關(guān)鍵決策上往往依靠這二者提供相關(guān)的意見導(dǎo)向，在數(shù)據(jù)信息的記錄上我們要依靠的就是醫(yī)院的檔案，醫(yī)院檔案作為醫(yī)院過往歷史發(fā)展的記錄者保存著醫(yī)院從醫(yī)療技術(shù)發(fā)展到醫(yī)療服務(wù)事項(xiàng)以及醫(yī)院人事任免等重要信息，對(duì)于醫(yī)院的未來發(fā)展決策起到重要的正向影響作用，醫(yī)院在發(fā)展過程中必須妥善利用醫(yī)院相關(guān)檔案信息，這就突顯了醫(yī)院檔案管理工作效率以及管理質(zhì)量的地位，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)正是提高醫(yī)院檔案管理效率增強(qiáng)其管理質(zhì)量的主要手段。隨著醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)步，我們必須構(gòu)建和諧的醫(yī)患關(guān)系，保持著患者及其家屬對(duì)醫(yī)院的絕對(duì)信任，在這個(gè)過程中，我們必須針對(duì)自身存在的問題進(jìn)行了解改進(jìn)，這就需要我們對(duì)醫(yī)院過往發(fā)展中發(fā)生的問題進(jìn)行了解，了解其起因過程以及處理方式等，只有全面了解過往問題，我們才能對(duì)進(jìn)一步的醫(yī)院發(fā)展改進(jìn)工作提出意見和改進(jìn)方式，在這一過程中，我們需要依靠醫(yī)院檔案提供相關(guān)數(shù)據(jù)信息，這也就是說，在檔案管理服務(wù)工作中，其檔案管理的整體工作水平對(duì)醫(yī)院的未來發(fā)展以及相關(guān)問題的改善方面有著重要作用，這也突顯了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的地位。

五、結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院的未來發(fā)展進(jìn)步有著重要作用，我們必須在醫(yī)院檔案管理工作上進(jìn)行信息化改革，依靠現(xiàn)代信息技術(shù)的便捷性和高效性來進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作，提升醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量，并嘗試構(gòu)建醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)，依靠合理的管理系統(tǒng)來進(jìn)行日常檔案管理工作，改變以往效率低功能性不好的劣勢(shì)，共同為醫(yī)院的未來發(fā)展作出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。