現代信息技術在高校教學檔案管理中的應用

文/江蘇農牧科技職業學院 陳文玲

所謂高校教學檔案管理指的是高校發展過程中各種信息的歸納、總結和管理工作。良好的高校教學檔案管理可以讓高校的教學管理工作得到極大的助力?，F今許多高校所采用的教學檔案管理模式較為傳統，這種管理方式已經難以適應現今這個時代。因此，在具體的教學檔案管理中，當下教學管理部門應當將信息技術作為管理教學檔案的助力，要投入精力去研究信息技術在教學檔案管理工作中的使用方式，從而大幅度加強高校教學信息檔案管理工作的質量。

一、信息技術應用至高校教學檔案管理工作中的意義

（一）實現教學檔案大儲存管理的目標。隨著高校擴招工作的深入，現今我國高校的學生人數和教師人數正在不斷提升。這為當前高校的教學檔案管理工作提供了新的挑戰。傳統的教學檔案信息管理工作以手工管理的方式為主，這種管理方式需要管理人員付出極大的精力，并且這種管理方式的效率低下、管理失誤率極高、信息檔案儲層量較小，并不契合當下的高?，F狀。然而將信息技術應用至高校教學檔案管理工作中，檔案管理人員就可以直接將檔案信息輸入計算機中，然后利用專業的管理軟件去進行教學檔案信息的管理工作。這種基于計算機技術而誕生的教學檔案管理模式，不僅僅高效、管理失誤率小，也極大地擴充了教學檔案信息的管理空間，實現了教學檔案大儲存管理的目的，為高校的教學管理工作提供了極大的助力。

（二）實現教學檔案資源共享和查詢簡便的目標。高校的教學檔案信息管理工作在引入了信息技術之后，就可以將高校的檔案信息管理人員從繁重的手工管理工作中釋放出來，他們就可以將自身的工作重點轉移至檔案的收集和歸納工作中，這樣就可以使檔案的庫存得到極大的擴充，檔案的正確率也會在這種管理模式下得到提升。將信息技術引入當檔案管理工作中去不僅僅可以提升檔案管理工作的質量，也可以大幅度加強檔案收集、開發和分類工作的質量，一旦引入信息技術部分檔案就可以實現資源共享的目的，在實際的教學工作中，教學人員可以根據自身的權限利用網絡去查詢資料和應用工作，極大地提升了他們的教學科研質量，高校的教學質量也在這種檔案信息管理模式下得到了提升。

二、現今高校教學檔案管理工作中存在的問題

（一）信息技術應用不夠完善。隨著現今我國高校擴招工作不斷地深入，高校的人數得到提升，當下許多高校已經充分認識到了將信息技術應用至教學檔案管理工作中的重要性，然而在具體的管理工作中依舊沒有取得應用的教學效果，究其原因是管理模式相當滯后。一些高校雖然已經將信息技術納入教學檔案管理工作中去，但是其技術應用較為粗淺，僅僅是將信息技術作為檢索與查詢的功能，并沒有實現無紙化檔案信息管理的目標，這并不能從根本上去解決現今高校教學檔案管理工作效率低下的問題。因此，現今高校教學管理部門應當投入精力至完善的教學檔案信息技術管理模式建設工作中去，從而提升高校教學檔案管理工作的質量。

（二）檔案信息缺失嚴重。當下許多高校教學管理部門對于一些早期教學檔案的重視程度并不高，這就導致這些檔案在某種程度上遭受了破壞，一些檔案在損毀之后就難以重新獲取，這為當前的信息技術管理工作提供了一定的困難，因此高校教學管理部門應當要重視早期高校教學檔案的修復工作。此外，目前許多高校教學雖然引入了信息技術在高校的檔案管理工作中，但是在檔案信息收集工作中并沒有使用信息技術，依舊采取傳統的檔案信息收集方式去進行檔案信息的擴充，這種收集方式以人工為主，自然無法讓檔案信息全面化，許多高校學生和教師們的信息是缺失的，這并不利于高校的發展。因此，如何完善檔案信息工作是目前高校教學管理部門應當重視的問題之一。

（三）沒有形成系統的管理機制。想要讓信息技術充分應用至高校教學檔案管理工作中去，現今高校教學管理部門應當要認識到系統的檔案信息管理機制建立工作的重要性。然而目前許多高校教學管理部門并沒有意識到這一點，他們所建立的信息檔案管理機制依舊以傳統的檔案信息管理機制為主，這種管理機制下的檔案信息管理工作存在諸多的問題，例如在檔案信息使用環節，當實現信息化無紙檔案管理之后，就不需要在檔案信息使用環節配備專門的人員，教師們完全可以利用網絡去使用檔案信息，配備專門人員的管理方式極大地浪費了高校的人力資源。此外，檔案維護制度、檔案館計算機管理制度方面存在的問題影響著教學檔案的管理工作。

三、高校教學檔案管理中現代信息技術的應用

在認識到現今高校教學檔案管理工作中所存在的問題后，高校教學管理部門應當投入精力去研究和分析這些問題產生和解決的方式，然后將現代信息技術應用至高校教學檔案管理中去，從而提升教學檔案管理工作的質量，下面列舉高校教學檔案管理中現代信息技術的應用方式。

（一）全面應用信息技術去開展檔案管理工作。當下高校管理部門應當認識到全面應用信息技術至高校教學檔案管理工作中的各個環節，從而提升教學檔案管理工作質量的重要性。在具體的信息技術應用工作中，管理部門應當給檔案信息管理部門配備契合信息技術管理需求的計算機硬件設備和軟件設備，從而滿足管理需求，在教學檔案儲層環節，檔案管理部門可以將光盤存儲、網絡技術以及寬帶數據通信技術相結合，進而淘汰人工管理模式，最終實現數字化、無紙化的儲層模式。信息的儲層不僅僅應當是文字化儲存模式，檔案管理部門也應當利用信息技術去實現圖案儲存和視頻儲存，從而提升檔案信息儲存的質量。此外，在檔案環節，檔案管理部門也應當利用信息技術去實現跨空間式檢索，從而大幅度提升信息檢索的速度，讓檔案使用者可以快速地獲取自身所需的檔案信息。

（二）提升檔案的質量。檔案信息質量的加強不僅僅可以讓檔案的使用者獲取有效的檔案信息，也可以加強檔案管理信息化質量。在具體的檔案質量提升工作中，檔案信息管理人員應當知曉檔案信息的具體質量要求：首先，要實現檔案信息的紙質文檔和電子文檔的同時管理，注意電子文件的元數據管理工作，保障紙質文件和電子文件信息內容相一致。其次，保障檔案信息材料的完整性，為信息化檔案建設工作打下基礎。再次，保障紙質檔案的整潔性，為檔案管理信息化錄入工作打下基礎。最后，保障檔案信息的真實性，檔案信息應當能夠反映出高校的教學情況、科研情況以及高校的管理情況等等。

（三）建立系統完善的檔案管理機制。完善的檔案管理制度的建立是保障高校教學檔案管理中現代信息技術應用的基礎。在具體的檔案管理機制建立工作中，教學管理部門應當更新管理理念，采用開展責任教育等工作去提升檔案信息管理人員的素質，讓檔案管理人員全身心地投入到檔案管理工作中去，從而為信息技術在檔案管理工作中的應用打下良好的基礎。與此同時，高校管理部門也應當投入精力至高?，F代信息技術檔案管理機制建立工作中去，標準化的現代信息技術檔案管理機制應當具備全面化的優勢，要在檔案管理的檔案維護、檔案館計算機管理等等方面去建立完善的管理制度，從而提升檔案管理的工作質量。此外，高校管理部門也應當在教學信息管理部門建立完善的激勵制度和獎懲制度，要讓參與信息技術檔案管理工作中的工作人員全身心地提升自身的管理積極性和管理制度，從而讓教學檔案信息的作用充分的體現。

（四）提高檔案管理人員的信息技術能力。檔案管理人員是保障高校教學檔案信息技術管理的重要基礎，因此提升檔案管理人員的工作能力和信息技術能力相當重要。在具體的能力培養工作中，高校管理部門應當建立一套完善的培訓制度，要定期對高校檔案管理人員進行全方位的培訓，通過培訓去提升他們的信息技術能力，進而讓他們在檔案管理工作中起到應用的作用。此外，高校管理部門也應當要充分重視檔案管理隊伍的建設工作中，要通過招募方式去聘請一些具備現代信息技術操作能力的專業人員負責教學檔案信息管理工作，從而大幅度提升信息化技術在高校教學檔案管理工作中的比重，最終提升檔案管理工作的質量為高校的教學工作提供助力，實現高校教學質量的加強。

四、結語

隨著時代的發展，現今的信息技術已經發展成熟。因此，當下我國高校教學管理部門應當充分意識到信息技術對于高校教學檔案信息管理工作的重要性。在具體的管理工作中，高校管理部門應當認識到自身傳統管理方式存在的諸多問題，管理部門要投入精力至檔案信息管理部門中去建立完善的信息技術管理模式，要全面應用信息技術去進行檔案管理工作，要建立系統完善的檔案管理機制，要提高檔案管理人員的信息技術能力，從而全方位加強高校教學檔案管理工作的質量，為高校的教學工作提供良好的基礎，最終實現高校的經濟效益和社會效益。