做好檔案管理工作研究

文/山西省汾陽市信訪局信訪接待中心 田萬利

信訪局保存的很多文件價值很高，可以很好地反映進行的各種活動的情況，也能很好地反映出信訪局管理水平的高低，可以幫助政府部門的管理層更好地做出適當的評價，通過這樣，可以直接找出管理中存在的缺陷，并做出相對應的解決措施，在現在的社會環境下，需要信訪局的檔案管理工作與時俱進，進一步的提高其工作效率。

一、樹立檔案管理理念，提升檔案管理認識

在現在的信訪局中，仍存在很多工作人員沒有意識到檔案管理工作的必要性，不重視這項工作。這是不對的，良好的檔案管理工作對于信訪局的正常工作起到了重要的促進作用，可以有效地提高信訪局的工作效率，實現其不斷發展。首先要做到思想上重視，這是保障信訪局檔案管理工作的前提，這就需要信訪局制定更好的檔案管理觀念：首先，加強員工對于檔案管理工作創新的觀念，要把創新的觀念完全滲透進工作中去，并不斷提高規劃與投入，制定相關的制度。其次，要建立現代化的管理意識，在檔案管理工作中運用信息化的意識，對龐大的檔案庫進行分類整理，更好地體現檔案的社會價值。最后，要建立效率意識，改變原先的從收集整理到加工歸檔再到調用的散漫的工作狀態，調高工作效率，更好地體現出檔案的社會價值。

二、加強部門之間協作，提升合作辦公能力

在信訪局中，大多數價值比較高的檔案是源自不同的部門。因此，需要及時與其他部門溝通，實現雙方之間工作的協調，對于檔案的結構和質量起到了很好的保障作用。作為檔案工作者，必須做到：1.嘴勤，要經常聯絡其他部門，來了解近期開展的相關工作。2.腳勤，經常去其他部門走動，更好的得到新的情況。3.腦勤，要善于聯系政府工作的時機情況，去想如何以工作為中心來寫文書檔案，同時還要做好相關的搜集資料和服務的工作。除此之外，還要做到加強與其他部門的溝通交流，只有這樣，才能更好地保障文書檔案的相關信息收集沒有障礙。可以更好地展示一個單位的過去、現在、未來的發展狀況，通過這樣，可以更好地幫助信訪局在工作的過程中提供服務，貢獻更多的情報以及信息，更好地發揮檔案的參謀依據的作用。

三、借助科技技術手段，提升檔案管理效率

想要提高信訪局內部工作的效率，首先要在單位的內部接入局域網，在單位的內部建立一個檔案館的網頁，開辦相應的檔案調取等功能，以提高單位各部門的檔案使用率，減少檔案調取的時間并提高各部門與檔案管理部門之間的聯系。在建立檔案館網頁時需要注意，首先需要添加一個問答服務，保證在出現有關檔案的問題時，方便檔案管理工作人員與其他部門的人員取得聯系，更快地解決問題。其次是要根據檔案機密的不同程度，在網址上適當地改變調取檔案的難度，可以把一些機密性高的檔案，通過設置驗證碼等其他方法采取一定的保護措施，只有得到一定的允許時才可以使用檔案。可以建立一個電子檔案數據管理中心，通過這個管理中心，整理各部門的檔案，在網站設置查詢服務，方便工作人員更好地查詢公開性以及限制性的檔案，提高信息資源使用的效率。通過這個網站，可以讓員工更好地使用檔案，提高了資源的使用率。

四、聯合社會信息資源，實現系統資源共享

隨著信息時代的持續進步，人們的信息量和知識量也在不斷增長。因此，必須建立一個完善的社會信息系統，打破過去情報、圖書、檔案等部門獨立的局面，實現一體化的管理模式，充分發揮集體的優勢。而將實現資源共享以及建立聯合目錄作為現在實現社會信息系統的主要內容和基礎。建立聯合目錄需要相同的著錄編排和格式，通過建立聯合目錄，實現網絡資源共享的目標，可以讓信訪局充分地發掘各個部門蘊含的潛力，實現檔案的資源互補，有效地提高檔案的利用率，減少檔案的浪費和重復。

五、提高管理人員素質，提升管理工作質量

信訪局需要時刻關注檔案管理的工作人員，鍛煉他們的專業技能以及培養他們綜合素質，并定期地開展一些職業道德修養活動和專業的知識培訓課程，以提高他們的綜合素質水平，保障檔案管理的相關工作人員具備相應的專業技術水平，有比較高的水準。除此之外，信訪局還要制定相關的創新鼓勵政策，可以讓檔案管理的工作人員在平時的工作中得到提高，獎勵制度主要包括一些物質獎勵等，并在獎勵制度的基礎上，引入更多年輕的、專業技能強和綜合素質高的多方面人才，這樣，就可以使檔案管理工作人員更好地了解現代化的信息技術，同時，借助高超的技術水準來保障整個團隊的水平，達到工作質量的提高。

六、結語

總而言之，檔案工作作為信訪局發展的基礎，只有順應時代，創新檔案管理工作的模式，加強管理方面的水準，才能真正地實現工作效率的提高，為信訪局未來的發展開辟道路。