“互聯網+”時代檔案信息化建設體系建設

文/深圳市不動產登記中心 夏立紅

檔案管理體系是社會管理系統的重要組成部分，對推動我國檔案管理技術水平發展有著重要意義。同時，檔案管理作為以信息媒介及紙質文獻為載體對單位內部事務的重要歷史記錄，對人們總結歷史經驗、推進現代化建設、更新管理理念、提高管理質量方面皆有著重要作用。“互聯網+”時代是社會經濟及社會產業發展的必然趨勢，互聯網作為良好的信息溝通媒介及重要的信息傳播渠道，對經濟產業與社會消費群體有效對接和橫向溝通具有良好作用，將其應用到現代的管理體系建設中，對提高現代管理水平有重要意義。

一、“互聯網+”時代檔案信息化管理模式構建

（一）檔案信息資源建設。“互聯網+”時代檔案管理模式構建要注重以紙質文獻為主的資源利用主體建設，包括檔案記錄、檔案信息采集及特色檔案資源建設等。檔案資源建設面向不同的服務人群提供資源支持，在自身職能發揮過程中要發揮出特色檔案資源的優勢，使特色檔案資源符合人們的使用需求。考慮到檔案管理部門有限的人力物力，以檔案資源為核心的檔案管理模式構建首先要滿足檔案信息查詢需求，其次要滿足檔案文獻查詢需要。對于不同部門的檔案信息查詢需求可協同其他信息服務機構和政府部門為相應的部門使用檔案資源提供保障，面向檔案信息使用者提供開放獲取服務，與社會其他領域的檔案信息化服務相區分，滿足不同需求用戶的資源獲取需求。

（二）檔案資料存儲數據庫建設。在“互聯網+”時代，檔案信息化管理模式逐漸以信息使用者的開放獲取資源服務為核心，在檔案資源利用領域興起，檔案管理部門作為檔案資源體系的重要支撐部分，在面向不同部門提供相關檔案信息查詢服務的基礎上，著重于檔案資料存儲數據庫建設，以相關的存儲數據庫面向用戶提供優質的檔案資源服務，為了滿足不同檔案管理者需求，在整合大部分頂級OA資源的基礎上建設cornell檔案庫，針對不同方面的檔案資源提供長期保存服務，與社會科學網絡對接，既發揮檔案資源的時效性價值，也著力擴展相關的檔案資源服務，使檔案更能滿足用戶的個性化需求。

（三）面向各種結構檔案資源的采集、加工、存儲。在各個層面及領域分散的檔案數據資源是檔案管理的重要組成部分，針對大量資源的集成與應用服務，“互聯網+”時代檔案管理模式的構建更應側重對各個層面分散的檔案資源的采集、加工、存儲，尤其是針對大量開放的科學數據進行采集，并從海量的資源數據中提取出高價值的信息，通過進一步的聚類優化，使其成為有價值可供用戶參考咨詢的檔案信息。這點可借鑒美國密蘇里州政府的檔案管理經驗，使用數據采集技術針對分散在各個網絡空間及領域的檔案資源進行采集，采用分布式數據庫技術進一步存儲，建設大量的科學數據豐富館藏資源體系，為用戶提供大量專業的學科數據，構建CENC資源共享網絡，與檔案使用者分享檔案資源，使采集的數據成為檔案管理體系的一部分。

二、“互聯網+”時代檔案信息化建設體系的實現路徑

（一）建立檔案資源服務體系。在互聯網環境中，檔案信息化建設體系的實現要建立檔案資源服務體系，重新定位自身職能。一方面檔案管理部門的的傳統業務模式要圍繞新時期進行數字化需求快速轉型，運用信息技術打造全新的檔案管理服務機制，例如，開放性的資源數據庫、移動客戶端等。另一方面，檔案管理要結合元數據規范對檔案資源深度開發，基于用戶需求進行構建檔案資源服務體系，形成特色化服務模式。在檔案資源服務體系建設過程中，要考慮不同使用者的檔案資源需求，促進檔案管理與使用者成良好、開放的互動生態。

（二）建立檔案資源服務導航系統。“互聯網+”時代檔案管理側重高新技術工具的使用，建立檔案資源服務導航系統，發揮檔案資源體系在資源采集、數據整理方面的技術優勢，為用戶提供全方位的檔案信息檢索、查詢、定位服務。檔案管理部門要針對檔案資源進行全面整理、分類與篩選，利用標簽系統對檔案資源進行詳細標注，將檔案資源直接呈現給用戶。檔案資源服務導航系統要合理設計系統，采用適當的計算機語言實現控制，確定設計目標，在統一設計目標的協同作用下，圍繞檔案資源管理需求建設檔案管理系統，推動檔案資源高效利用，使檔案資源使用模式滿足用戶需求。

三、結語

綜上所述，“互聯網+”時代檔案資源管理形式發生了全面轉變，人們不僅更加注重檔案資源的聚合分類及有效利用，也更加注重檔案資源管理體系的優化，使用多種技術工具推進信息化檔案管理體系建設，在滿足用戶個性化使用需求的基礎上推進檔案資源高效利用與建設水平，借助數據挖掘技術深入挖掘檔案資源，使其具備更高的利用價值。