論加強流動人員檔案管理信息化建設工作

文/湖南人才市場有限公司 鄺豪杰

隨著社會經濟的發展，衍生出流動人員這一類社會成分。而經濟一體化、經濟發展地域不均衡等國內經濟發展形勢的出現，致社會人口流動的現象不斷增多，流動速度也在日漸提高。這無疑加劇了檔案管理工作的困難程度。流動人員是相對于固定人口的一種說法，主要是指戶口沒有在居住地，但是又取得合法居住的人，即“人戶分離”的人口。流動人員的人事檔案管理工作，相對于固定人口的檔案管理工作來說，更為復雜與艱巨。為了更好地推進流動人員檔案的整體建設，順應時代發展，信息化管理流動人員檔案有著極為重要的意義。

一、流動人員檔案信息化建設的意義

（一）流動人員檔案管理信息化可以減輕工作人員工作強度。舊式手工收集檔案管理方式，要求工作人員手工將檔案進行收集管理，工作量繁重，而且人工操作效率也比較低，費時費力。如果檔案管理采用信息化的手段，便可實現檔案信息化管理帶來的網絡化、自動化及實時化等優勢。一來可以更為快捷地實現對數據的收整管理。二來錄入的數據方便進行重復調用和檢索查詢。三來可避免不必要的人力資源浪費。檔案的信息化管理真正實現資源共享，可大大減輕工作人員的工作強度，使工作人員的工作效率有效提高。

（二）流動人員檔案管理信息化可以加強檔案信息的安全以及保密。對于每一位社會工作者來說，檔案是極其重要的信息資源，會直接影響到個人的求職及發展，檔案信息擁有比較高的使用和保存價值。采用檔案管理信息化的做法，能夠有效加強信息的安全性以及保密性。一來相對于舊式的紙質保存方式，可以避免檔案在長期翻閱查找的過程中,經常會出現磨損或者是丟失的現象。二來采用信息化的管理手段能夠隨時隨地快速對檔案信息進行檢查,確定是否保存完好。三來可以對檔案信息進行備份處理，增強了其安全性。四來可以同時利用加密等手段，確保信息不被竊取,從而在多方面保證檔案信息的安全以及保密。

（三）流動人員檔案管理信息化可以避免檔案在投遞間出現問題。在流動人員的檔案傳遞過程中會出現很多問題，比如建構編制或者人事調動等方面的原因導致人事檔案管理人員變動，就會在一定程度上影響檔案傳遞工作的接收、利用、轉出。若出現當事人自己攜帶檔案或者在轉接檔案時不蓋密封章等現象，就會伴有私拆、私改、私刪或丟失等負面現象的發生，會嚴重影響到人事檔案的安全性與真實性。流動人員人事檔案信息化的建立，能夠實現流動人員檔案信息在網絡平臺上的資源共享，相關組織和部門只要獲得其相應的審閱權限，便可及時查詢和審核流動人員的個人信息，及時掌握流動人員德才表現，既節省資源成本，又方便快捷，避免了檔案傳遞過程中存在的種種問題。

（四）流動人員人事檔案信息化有助于流動人員人事檔案的動態管理。現有的人才服務機構中檔案管理人員配備相對不足，無法保證檔案的及時更新，致使大部分流動人員人事檔案仍處于剛進來時的狀態，當事人的升遷、技術培訓、工作業績、工作鑒定等方面的情況未能及時入檔，影響檔案本身該有的完整性。所以人事檔案管理是一項需要不斷跟進的工作，有著時效性，需要及時更新檔案內容，實現動態管理。

二、加強流動人員檔案管理信息化建設的對策

（一）增加資金投入。國家對于各方面工作的資金配給難免有所偏倚，國家對于流動人員人事檔案管理的專項資金撥款相對其工作內容還有不足，應增加其資金投入來應對流動人員人事檔案管理方面的工作支出。比如優化基礎硬件設施配置、提高相關從業人員的專業技術和從業素養、加強電子文件保管及技術等各項工作。

（二）建立網絡安全屏障。網絡安全建設是否健全，對于檔案的信息化管理有很重要的影響。對于可能出現的安全漏洞、可疑木馬或病毒、黑客或者惡意攻擊、網絡連接的不穩定等多方面網絡安全問題應有相應的解決辦法。

（三）采用云儲存方式。對于流動人員檔案來說，檔案內容不斷更新，電子文件的數量會不斷增加，以及其他種種問題，會給存儲管理帶來一定的壓力。地方相關部門采用云儲存的方式，可以很好地解決這些問題。其具有數據儲存及業務訪問的功能，也可提高其安全性，降低成本，加大資源的利用率。

（四）健全信息化法規制度建設。當前,流動人員檔案管理法規中專門針對信息化方面的內容較少,需要盡快出臺相應的法規制度，根據其特有的流動性問題，提供相應的法律保障，構建一個可行性強、實效性強的流動人員人事檔案信息管理法律法規體系。

三、結語

建立信息化的數據檔案方便人們瀏覽審閱，既能和紙質檔案關聯，又能提供多種渠道檢索，對于流動人員來說，有著積極的意義。現代信息技術融入在檔案管理中，滿足了社會發展的實際需求，緊跟時代的腳步，能夠大大提高工作的效率，能夠有效保證檔案信息的安全性以及保密性，能夠確保檔案信息得到最大化的開發以及利用，有效降低了工作人員的工作強度，對于人才的引進、經濟的發展、社會的進步等都有著重要的作用。