供電企業(yè)檔案管理信息化建設

文/國網(wǎng)青海省電力公司西寧供電公司 言冰

檔案的管理設置是幫助管理人員及時做好統(tǒng)計工作，根據(jù)現(xiàn)有的工作內(nèi)容總結(jié)經(jīng)驗，對未來的工作內(nèi)容做更細致的劃分。供電企業(yè)的檔案管理不但要根據(jù)當前存在的問題，采取科學的管理辦法，還能為供電企業(yè)當前的建設發(fā)展方向提出解決方案，幫助供電企業(yè)在同業(yè)競爭中脫穎而出。

一、供電企業(yè)檔案信息化管理的重要意義

社會的急速發(fā)展使信息化、數(shù)字化變得更為普遍，供電企業(yè)的管理檔案也不利外，檔案前期的搜集、內(nèi)容處理、輸出等都在信息化中完成，依靠大數(shù)據(jù)支撐提升供電企業(yè)的專業(yè)技能及服務。若依照傳統(tǒng)的管理辦法無法滿足現(xiàn)有的數(shù)據(jù)記錄，引入信息化管理的檔案管理，不但可以將檔案內(nèi)容備份以防丟失，還能依靠數(shù)據(jù)庫、人工智能等技術為供電企業(yè)提供更多服務，幫助供電企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

二、供電企業(yè)檔案管理信息化建設方案探討

由于供電企業(yè)需掌管的檔案內(nèi)容過多，設置專門的企業(yè)檔案管理機構(gòu)是非常有必要的。不但能幫助供電企業(yè)的檔案內(nèi)容進行存檔，統(tǒng)一管理，還能根據(jù)所掌握的信息內(nèi)容對企業(yè)未來的發(fā)展提供具有建設性的數(shù)據(jù)內(nèi)容。供電企業(yè)設置檔案管理的終極目標是幫助企業(yè)及相關的機構(gòu)存檔信息進行互通，方便日后查找內(nèi)容可以一鍵提取，這對現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)提出更多安全性的要求。

（一）檔案管理信息化。依靠現(xiàn)在的信息技術處理，對供電企業(yè)的檔案管理內(nèi)容進行規(guī)范化的設置，將所有數(shù)據(jù)采取在線歸檔的方式進行工作分流，通過網(wǎng)絡服務可以對現(xiàn)有的檔案內(nèi)容進行查找、引用等，使供電企業(yè)的檔案管理更具便捷性。

（二）系統(tǒng)功能網(wǎng)絡化。檔案管理系統(tǒng)主要是幫助相關的部門查找內(nèi)容更加快捷，所以無論從前期的內(nèi)容搜集到后期的文件整理、歸檔等內(nèi)容，都要符合標準的檔案存檔規(guī)范，不僅是文件內(nèi)容，還包括圖片、視頻等多種形式的文件內(nèi)容進行管理劃分，只有在嚴格對文件內(nèi)容進行存檔、劃分才能方便日后檔案管理工作的進行。而系統(tǒng)功能網(wǎng)絡化則更能將檔案內(nèi)容進行有效的劃分，不僅能快速查找內(nèi)容，還能最大成本節(jié)省管理的人力物力。構(gòu)建網(wǎng)絡檔案館，實現(xiàn)檔案信息一鍵查找和快速維護，這樣用戶只要在局域網(wǎng)范圍內(nèi)，都能對現(xiàn)有的存檔信息進行查詢，快捷的便民服務，不但能提升客戶的滿意度，還能對現(xiàn)有的檔案進行遠程操控，無論工作人員身處何處，只要登錄檔案信息后臺，都能進行信息的更新與管理，優(yōu)化供電企業(yè)檔案管理流程。構(gòu)建供電企業(yè)云信息存儲資源庫，為企業(yè)提供可靠的信息資源，通過與相關的機構(gòu)存檔信息互通，建立更大的檔案管理，不斷挖掘更有益于企業(yè)發(fā)展的信息內(nèi)容，促進供電企業(yè)檔案管理資源的功能性發(fā)展。

三、強化檔案信息化管理建設的主要措施

（一）提高信息內(nèi)容收集率。互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，大數(shù)據(jù)與每個自然人息息相關，在這種新的社會形態(tài)下，供電企業(yè)的檔案管理人員必須跟上時代的腳步，將現(xiàn)有的檔案信息進行收集，依靠不同的社會力量提高檔案內(nèi)容的收集率，這樣不僅能提高信息內(nèi)容的收集率，還能充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術的優(yōu)勢。

（二）檔案管理服務便捷化。設置供電企業(yè)的檔案管理宗旨即服務于民，依照這個宗旨對現(xiàn)有的檔案進行存檔及劃分，才能為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務。將用戶的需求搜集并進行總結(jié)，優(yōu)化二次服務，大力推廣現(xiàn)代化信息技術的智能型，根據(jù)不同用戶的需求建立信息資源庫，通過歸納及整理，以最優(yōu)質(zhì)的服務幫助用戶快速查找所需內(nèi)容。

（三）提升檔案管理的安全性。檔案管理需要安全維護，可以幫助供電企業(yè)更好地構(gòu)建檔案管理的安全性能，制訂可靠的信息安全管理方針，針對檔案內(nèi)容進行明確的安全性保管方案，所以，針對檔案管理的安全性，供電企業(yè)務必要制訂相關的管理制度，使檔案管理人員依照規(guī)定嚴格遵守制度，進行相關的管理及操控，重視檔案管理的重要性，不斷為用戶進行檔案管理內(nèi)容信息化的普及，還要重視對信息檔案管理規(guī)定制度的宣傳，確保管理人員與用戶對供電企業(yè)檔案信息存儲建立相同的認知，營造更加和諧的相處及管理氣氛，同時還要加大對檔案管理人員的監(jiān)管工作，為供電企業(yè)的檔案管理提供更加安全的后勤保障。

（四）增大檔案信息化建設的投入力度。強化檔案信息化管理建設，除了提升保障檔案管理的安全性外，更應加強檔案管理內(nèi)容建設的基礎設施，如做好資源的保存整理工作，要做到防火、防電、防高溫等，安排專人對檔案進行監(jiān)管，成立管理監(jiān)督稽查小組，這樣才能促進檔案管理工作的建設，還能提升檔案管理工作效率。稽查小組成立后，可以制訂相關的獎懲制度，對檔案管理人員的日常操守進行監(jiān)督，辦公室的行為規(guī)范、存儲內(nèi)容的規(guī)范等等，大力推進供電企業(yè)檔案管理信息化建設的步伐。

四、結(jié)語

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的日益發(fā)展，檔案管理人員要與時俱進，依照新時代的前端資源信息處理方案實施檔案的中心管理，重視信息化、數(shù)字化技術為檔案管理帶來的積極作用，更應為新時代接軌做好檔案管理工作，為我國供電企業(yè)的發(fā)展作貢獻。