辦公室秘書溝通協調工作技巧及要點探究

文/中國石油集團公司青海油田分公司 覃偉偉 曹秀琴

辦公室秘書是企業領導與員工溝通交流的橋梁，在上級領導與其他部門工作的完成和與其他企業合作中起到了不可替代的作用。辦公室秘書的工作內容比較多，想要保證各項工作的有序開展，則需要辦公室秘書具有較高的專業能力和職業素養，同時還需要具備溝通技巧，才能實現對各方面工作的協調，促進企業的進一步發展?；诖?，本文對辦公室秘書溝通協調工作技巧及要點進行了探究。

一、溝通協調工作技巧

（一）與領導交流時的溝通技巧。辦公室秘書在與領導進行溝通時，需要注意的問題有很多，主要包括以下幾個方面：首先，明確自身的定位，秘書需要對自己的職責權限有一個清晰的認知，做好分內的事情，輔助領導的工作，不要擅自做主，遇到問題時需要向領導進行請示。同時，不過問領導的私生活。其次，做好匯報前的整理工作。領導人員每天的工作量非常大，辦公室秘書在匯報工作時要做到簡潔明了、條理清晰，讓領導可以快速掌握各方面工作內容，秘書還需要進行工作內容的篩選，將比較重要的信息進行標注，這樣便于領導處理各項工作。最后，每個領導的性格特點和做事風格都不一樣，這就需要秘書運用不同的溝通技巧，便于工作的順利開展。辦公室秘書在工作中要細心和善于觀察，對于冷靜型的領導人員，秘書可以通過日常事務的處理、交接等方面來了解領導的性格，在進行各項工作的過程中，需要多與領導進行溝通，多征求領導的意見，保證各項工作的有序進行。對于辦事利落的領導，也喜歡辦事爽快的秘書，這就需要秘書在工作中要勇于表現自己，將自身的優點體現出來，同時也要保證自身的工作質量，這樣才可以得到領導的賞識。

（二）與同事交流時的溝通技巧。除了與領導人員進行溝通交流外，同事也是秘書主要進行溝通交流的對象，領導在下發工作任務時，需要秘書與各部門的同事進行傳達，只有掌握與同事之間的溝通技巧，才能實現任務的快速傳達和執行。首先，要以誠信為本，寬容待人，任何人在進行溝通交流的過程中，最重要的就是要講誠信，辦公室秘書與同事交流的過程中，也需要將誠信放在首要位置。允諾他人的事情要盡量辦到，如果不能達成則需要在第一時間向對方說明，并尋求諒解。如果同事出現小的疏忽和差錯，也需要寬容待人，用平和的心態與同事相處，在企業中樹立威信，這樣可以促進領導安排的任務得以順利完成。其次，要具有團結協作的精神，企業工作人員的數量比較多，辦公室秘書在開展各項工作的過程中需要與其他部門工作人員協調作業，這樣才能保證工作的質量和效率。所以，秘書需要具有團隊精神，在各項工作中明確自身的職責，營造一個良好的工作氛圍，這對工作的完成有著積極的影響。最后，要尊重同事。與同事進行溝通交流的過程中需要將自己放在與同事同等的位置，尊重每一位同事，在工作交接的過程中要注意言語，不在背后議論他人。

（三）與客戶交流時的溝通協調技巧。接待客戶是辦公室秘書的主要工作之一，想要樹立良好的企業形象，也需要掌握與客戶的溝通交流技巧。首先，保證微笑服務，秘書的言談舉止代表著企業的形象，客戶通過秘書可以了解企業整體的素質水平，所以在接待客戶的過程中，需要注意自身的禮儀，保證服務質量。其次，要善于從他人的角度思考問題，與客戶交流的過程中要有耐心，在客戶提出問題時要細心解答，讓客戶感受到優質的服務，為后續的合作發展打下基礎。

二、溝通協調工作要點解析

（一）端正態度。溝通協調工作在開展的過程中，不光是單純進行語言文字交流，而是一門交流藝術。擁有良好的溝通技巧可以建立良好的人際關系，這就需要秘書掌握溝通時的要點，在溝通協調之前，做好準備工作，明確自身的定位，運用舒服的語言和良好的心態進行溝通協調，這是保證工作順利進行的前提，所以，辦公室秘書在進行溝通協調工作時一定要端正自身的態度，

（二）委婉的表達。在進行工作傳達的過程中，秘書人員一定要注意自己的語氣，委婉表達各種事情，如果過于直接，客戶或者同事會出現難以接受的情況，這就會對工作的交接和執行造成影響，也不利于建立良好的人際關系。所以，秘書在與人交流的過程中，需要注意自己的語氣和言語，讓他人更容易接受。

（三）溝通要保證及時有效。實時性的信息才有價值，溝通協調工作同樣。秘書要及時傳達領導的重要決定，并將下級的執行情況及時反饋給領導，方便領導及時進行調整。秘書在進行信息的傳達過程中應精準把握，信息應該向誰反映、由誰向下傳達給員工、信息不能向誰傳達等等。只有精準把握信息并及時傳達才能達到良好的溝通效果。