如何加強機關事業單位檔案保密工作

文/山西省煤炭工業廳煤炭資源地質局 成麗娟

一、“檔案”與“保密”的淵源

從1950年起，檔案界就開始了對檔案起源的爭論。有人說，檔案是階級的產物，是隨著國家產生的；又有人說，文獻檔案是最早的檔案類型，所以文字產生才有檔案；還有人說結繩記事、刻木為契亦是檔案。眾說紛紜。這里說的檔案是廣義上的檔案，已有5000余年的歷史。

狹義的“檔案”一詞源于清代康熙四十六年《柳邊記略》：“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存儲年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文字書于紙者，也呼為牌子、檔子矣。”從那時開始，“檔案”一詞至今已沿用300多年。

不管是300年前還是5000年前，檔案的屬性和價值是確定的。檔案的原始記錄性是其獨有特性。檔案的憑證作用和情報作用保持不變。這些就決定了檔案一經產生便與保密有了千絲萬縷的聯系。

說到檔案保密，在中國也有數千年的歷史。早在戰國時期的“陰符”（符節，不同的符節代表不同的意思）、“陰書”（把豎著寫的信分成三段，在不同的時間、由不同的人通過不同的路線發給收信人，收信人只有收到三段信才知道信的全意）；春秋時期的“封泥”（用泥把信封起來）；秦漢時期的暗語、暗號、皂囊（外面黑里面白有夾層的袋子）、封長檄（有印封的長牒）；北宋時期出現的“字驗”（把不同的請示項用40個字的一首詩表示，詩與情報內容相對并編1-40號。根據內容不同，在下面給應加符號的字下面加上規定符號，收到情報后查密碼本。密碼本就算落到敵對方手中也破解不了）；明代的密寫術（明礬水寫的書信），到近代的密電，當代的電子密碼、身體密碼等，保密的手段是越來越多也越來越復雜，但是保密的形勢也越來越嚴峻。

二、事業單位檔案保密工作現狀

為了更好地了解目前事業單位檔案保密工作的現狀，筆者對26家事業單位100名工作人員進行了簡單的問卷調查和訪談調查，收回有效問卷81份。

經統計，認為自己單位無密可保的占36%；認為自己單位有秘密，但自己工作不涉及的占31%；認為自己工作涉及保密且自己也有保密意識的占28%；認為自己工作涉及保密但自己以前沒有意識到的占8%。看過并非常了解《中華人民共和國保密法》具體內容的人僅占6%，基本了解的人占57%，不了解的占37%。

調查結果顯示，保密意識欠缺是目前事業單位保密工作存在的主要問題。除保密意識欠缺外，當前檔案保密工作存在的問題還有單位對檔案保密工作不重視、檔案基礎設施不完善、檔案人員多為兼職等。

在訪談過程中，筆者聽了一個故事對自己觸動很大。小王是某事業單位辦公室工作人員。一天，朋友打來電話，問“最近忙啥呢？也沒消息？”小王邊干活，邊大聲對著電話說：“我快忙死了，你知道嗎？國家領導人半個小時后要來我們這視察工作。我正在做準備工作呢！”朋友說：“你就吹吧！”小王：“真的，我不跟你說了，我給你發個視頻，你感受下。”

這是典型的無意泄密。作為事業單位工作人員，小王本應知道，國家領導人員具體什么時間什么地點到哪里不能提前泄露，更不能在普通手機上隨意討論、傳遞相關信息。但是由于平時接觸保密知識少，再加上小王根本沒有保密意識，所以導致輕松泄密。雖說沒有因為這個事情產生什么后果，但是讓我們不得不警醒。

隨著科技的發展，現在泄密的途徑也隨之增多。簡單的泄密，有心還可以預防。但近年來，敵對勢力和境外情報機構對我國信息監控和情報戰略明顯升級，滲透、策反、金錢誘、美女勾、鋼筆泄密、豆種泄密、景泰藍泄密、宣紙泄密、蠶藥泄密、維生素C泄密……泄密途徑可以說是五花八門，讓人嘆為觀止。

三、四個加強做好事業單位檔案工作

面對如此嚴峻的保密形勢，作為事業單位工作人員我們應該怎么做呢？

（一）精神層面——強化保密意識。首先引導大家樹立正確的保密觀念。有人認為，我們是事業單位，但不是安全保密部門，一切應該都是公開的，不需要保密。這種想法是不對的，我們雖然不常涉密，但不代表與秘密處于真空隔離狀態。我們在公務、政務、事務活動中多少都會涉及一些國家秘密、工作秘密、敏感信息，這就需要加強對保密工作的宣傳，特別是對檔案工作人員要進行重點業務培訓，使他們對《中華人民共和國保密法》《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》有基本的了解，要筑牢保密思想防線，自覺抓好抓實保密工作。

（二）硬件方面——加強對檔案室的管理。對于非涉密機關事業單位來說，雖說不需要按照《檔案館建設標準》和《檔案庫房建筑設計標準》的要求建設專門的檔案館，但也不能隨意設置檔案室。檔案室不能設立在辦公樓的最底層，要與辦公室、閱覽室隔離開，要有專人負責管理。否則，人來人往，不便于檔案保密。同時，檔案室的門窗必須經過特別加固，室內要有避光、防濕、防熱、防蟲、防火的相關措施。

（三）制度方面——加強檔案相關管理制度。要建立健全檔案管理相關制度，如公文收發管理制度、檔案保密制度、查閱檔案制度及檔案利用規章制度等。在公文收發方面，要有專人負責管理，在簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等環節要嚴格按照程序執行。在檔案保密方面，要加強定密工作，對于檔案保密標準、保密期限、涉密范圍等都要有明確的制度規定。對于涉密檔案要特別加強管理，如領導干部參加會議帶回的材料，當天需要交給文件管理人員登記管理。領導干部及檔案人員不得攜帶秘密文件出入公共場所，不得傳遞涉密文件，不在親屬、子女等無關人員面前談論國家秘密，不在普通電話和移動電話中談及涉密事項。在檔案利用方面，要嚴格按照檔案閱覽、外借、復制等規定執行。總之，要做到檔案統一管理、完整收集、規范整理、按期移交、安全保管、科學利用“常態化”。同時，要嚴格執行相關制度，一旦發現違規行為，要嚴懲不怠，不能讓制度成為擺設。

（四）電子化方面——加強對電子檔案的科學管理。隨著計算機的普及，電子檔案越來越多，在給人們工作帶來便利的同時也產生了一些問題。如因存儲設備的損壞、丟失、計算機中毒等產生的網絡泄密事件屢有發生。這就需要加強對計算機、電子存儲設備及電子檔案的管理。對于計算機來說，要安排專人管理，做好安全防護工作。通過加強防火墻、定期殺毒等方式避免計算機中毒。對于便捷存儲設備如U盤、光盤等要做好備份，保管好。對于涉密計算機，要嚴格按照計算機信息系統保密管理規定要求，不得使用公共網絡進行信息傳輸，堅決不能連接網絡。對于涉密計算機的維修、報廢要有專門的人及部門負責。對于涉密電子文件，要做好文檔加密。

四、結語

作為事業單位工作人員，我們有責任也有義務做好檔案保密工作。細節決定成敗，事業單位的文書及技術人員在起草文書、報告時要注意草稿廢頁不能亂擺亂放；涉密文件及載體必須妥善保存，嚴禁上網；組織重大會議及活動時，保密意識記心上，預防措施要跟上。總之，在今后的工作中大家要從點滴做起，從細處著手，增強四個意識，嚴防失密泄密事件發生，做到安全保密警鐘長鳴。