辦公室會務工作經驗談

文/天津航海儀器研究所 魏建霞 陶婷華

辦文、辦會、辦事是辦公室業務的三大重頭戲，筆者認為其中辦會是提升自身能力最快的業務，因為會務工作需要你在短時間內迅速配齊服務接待、車輛調度、醫療餐飲、臨場應對等等功能，把自己組合成無所不能的“變形金剛”綜合體?？梢哉f辦一次會就是打一場戰役，成功一次就使你的戰斗指數提升到一個更高的“段位”。下面筆者想就辦會流程和大家分享一些辦會經驗。

辦公室辦會主要包括主辦、承辦和協辦，主辦是指從自身職能出發，為完成某項業務以辦公室為主體自主辦會，比如辦公室業務交流會；承辦是指接受上級單位或外單位委托，為完成某項業務以辦公室為依托辦會，比如科技委專家xxx專題研討會；協辦是指在整個會務過程中協助完成某個專項，比如協調用車、協調餐飲或者協調住宿等。

本文主要討論的是主辦和承辦會議，關鍵流程主要包括發送會議通知、會前準備、會中保障、會后收尾。

一、發送會議通知

辦會第一個流程就是撰寫并發送會議通知，無論是主辦還是承辦，會議通知都要包含下面幾大要素。

（一）標題。通知標題要點明主題，也就是說讓人一看就能知道這大概是個什么內容的會。

（二）會議主要事項。一般通知第一段要交代清楚召集會議緣由，比如“為了XXX”“按照XXX要求”等，以及召開會議的目的，方便參會人員做好會前準備。

（三）會議時間、地點。通知第二段要寫清報到時間、地點和會務聯系人的姓名及聯系電話，方便大家溝通聯絡。同時要在報到地點后面附上乘車路線（比如火車站、機場到目的地分別怎么乘車）和報到地點附近的標志性建筑，方便大家順利入駐。

（四）參會人員或者參會范圍。通知第三方面內容要明確參會范圍，可以是限定范圍，比如“參會人員為單位負責財務工作的領導”，也可以附件形式確定具體人員姓名，比如“XX單位，張XX”。

（五）會議費用。如果會議涉及收費還要寫清楚繳費事項和金額，比如“住宿費XX元，材料費XX元”。

（六）會議回執。會議回執一般以附件形式體現，設計好填報內容也很重要，比如要填寫是否少數民族、性別、聯絡方式，如果有接送站服務，還需填報始發、終到站名稱，航班或車次等等。

二、會前準備工作

擬定會議通知時，參會人員數量、會議性質已經大致有了一個方案，這為進一步確定在何處用餐、所需車輛多少、住宿房間等提供了基礎數據，可以著手進行會前準備工作。這些工作包括確定用餐地點、會議用車數量、與酒店溝通確定需要的房間數量等。

（一）餐飲。不管會議大小，餐飲安排都是必不可少的。安排會議餐飲首要一條就是干凈衛生，吃壞肚子甚至食物中毒不但影響會議進程，嚴重的還會給自己單位帶來不好影響。其次安排餐飲要綜合考慮路程遠近，參會人員不管是調研還是學習、評審，都比較辛苦，中餐應盡量簡短、路程距會議地點越近越好，一般安排在單位食堂或者會議酒店自助餐，留出休息時間，以便大家“養精蓄銳”，開好下午的會；晚餐在不違反規定的情況下可酌情安排具有地方特色的菜品，使大家在緊張工作之余能溝通交流。

（二）用車。不管是單位內部協調用車還是利用社會資源，會務人員都應該統籌合理使用車輛，以達到無縫銜接。比如接送站，要提前匯總好各位參會代表進駐和離會時間，時間相近、同一個站點的安排同一個車，再根據人員數量調撥大車或小車；再比如會議期間用餐時，要提前預估需要多少車輛，掌握每輛車載客數，還要跟司機師傅提前溝通好車輛行進路線等；會前還要注意把司機師傅的電話存儲好，方便聯系溝通。還有一些更加細致的工作也要做在前面，比如溫馨提示司機師傅在車上配備一定數量的雨傘、飲用水以及接站指示牌，還要預留車輛以防會議期間應急使用。

（三）住宿。根據會議時間、參會人員數量和會議代表回執，要提前訂好酒店并預留好房間數量。比如有的代表因為工作或其他原因需要提前1-2天到會，有的代表卻需要晚走1-2天，有的代表住雙人間，有的代表住單人間，這些情況都要跟酒店協商好。同時，預定酒店還要考慮酒店地點和環境，太吵影響休息，地點太偏的話，如果沒有接送站，又不方便代表進駐和撤離，凡此種種，都要在會前綜合考慮。

（四）會議室。如果住宿酒店內設有會議室，又能滿足會議所需條件，可考慮在酒店租用會議室；但如果會議涉密，則應該在單位內部召開，并通知負責保密的相關部門，按照涉密會議布置會場。同時要在會前準備好會議要用的桌牌，如果有行政級別，還要安排好參會代表座次；調試好話筒和投影儀；用水則要根據季節準備好茶水或礦泉水。

（五）醫療保障。根據會期長短，會務人員要準備一些常用的感冒藥、止瀉藥、抗過敏藥等，如有年齡較大的參會代表，還要準備一些降壓藥，如果單位內部有醫療所，最好能提前打個招呼，也許有不時之需。

（六）會議指南。會務人員要在會前印制好會議指南或者類似的小冊子，里邊的內容根據具體會議大致包括單位簡介、會議日程、用餐及開會的時間地點、會務組的位置及聯系方式等。

總之，會前準備越充分、細致，在會中越能鎮定、從容，會議效果越好，否則就會狀況百出，手忙腳亂，甚至“拆東墻補西墻”，顧此失彼。

三、會中保障

這個環節是會務人員高度緊張的環節，不僅要檢驗前期準備工作是否充分，還要檢驗會務人員綜合素質是否過硬。

（一）會議報到。從報到開始進入會中階段。代表報到時要統計好代表的單位、姓名、聯系方式，同時分配房間、發放會議指南和會議資料。對于應到而未到的代表及時聯系、了解情況，如果對方因故取消行程，要及時調整原有工作計劃；如果是航班延誤，則要及時溝通房間和用餐信息。

（二）會場保障。秘書組在場內做好會議記錄，會務組則要全力做好會議保障。在整個會議期間要做好充分的心理準備，當好救火隊員，因為現場會出現一些常見的突發狀況。比如話筒突然壞了，你要迅速做出反應，找到備用話筒；忘帶簽字筆或者筆記本的情況，要隨時能提供；車輛突然故障，不能及時到位，要迅速協調好；有的代表因故不能出席，還要緊急調整座次，等等。

（三）現場協調。要保持高度警惕，隨時關注會議進度，車輛調度要及時，會議即將結束和用餐即將結束時就要備好車；如果會議延時，則要及時通知餐廳順延用餐，以免出現茶冷飯涼情況；如果出現車輛故障，要及時啟用備用車輛，以免耽誤會議用車。

這個環節最能考驗會務人員的綜合素質還體現在經常出現一些無法預料的狀況，因為你準備的再充分，也不能完全預料到現場會發生什么，比如筆者作為會務人員時就處理過的一例突發事件。一位老專家因為沒注意而一頭撞在了玻璃門上，所幸沒出什么意外，但是眼鏡碎了，什么都看不見。而配鏡是需要驗光、測視力等一系列程序的，不是隨時就能買到，當時筆者是從最近的配鏡中心租用了一幅度數相近的眼鏡以解燃眉之急，然后為代表加急配了一幅眼鏡，第二天趕在散會前送到了代表手上，沒有耽誤專家開會，也沒有耽誤專家的行程。當然，解決的辦法還有很多，完全“因地制宜”。但同時這個環節也能最快提高一個人的業務水平，不要輕敵，也不能畏難。

四、會后收尾

（一）返程。如果是有送站安排的會議，要安排好送站時間和車輛；做好和酒店、車輛等相關方的費用結算，保留好票據，如果是主辦單位，票據是報銷的憑證，如果是承辦單位要做好票據的交接。同時返程的安排一定細致耐心，會務工作切忌虎頭蛇尾，要做好最后的點睛之筆，不要弄得前面工作都挺好，最后倉促結束，這樣等于前面的辛苦白白付出了，事倍功半。

（二）相片、資料等寄遞。會議過程如果形成相片、通訊錄、紀要等資料，要根據會議代表的單位地址及時寄出并通知對方查收。

由此可以看出，做會務不但遇到情況有辦法不慌亂，還得能和各個行業打交道，“藝多不壓身”，平時多積累經驗，勤動腦多觀察，做事舉一反三，有始有終，摸到“門道”，做一個會務達人。