檔案管理的現代化與規范化探討

文/深圳市鹽田區檔案館 羅韶香

為了更好地服務于社會，服務于大眾，檔案管理必須吸取社會上先進的知識和技術，只有落實現代化、數字化、規范化和信息化這四個新時代的產物，并借以優化檔案管理工作，提升信息資源的共享性和單位的高效性，是目前廣大檔案管理機構的燃眉之急。

一、推動檔案管理現代化與規范化的優勢

（一）有效地為檔案管理工作減負。計算機技術的迅猛發展，推動信息技術得以迅速發展，而作為新時代的“四化”早已被廣泛運用到各個行業，如今各種辦公軟件的升級和完善，為檔案管理工作提供了很大的便利，減輕了檔案管理工作者的工作負擔。可以通過建立各自的服務平臺，比如網頁平臺、微信公眾號等，通過掃描儀，將一些書籍和文檔進行數字化后錄入電腦，上傳至自己單位的網站，進行數字化保存，這樣既能有效克服傳統紙媒檔案管理，而且能夠防止因為管理人員的過失導致重要文獻的損壞，最重要的是可以讓檔案管理部門的文獻及書籍等在儲存、管理、借閱、共享時更加方便。

（二）提高檔案管理工作者的工作效率。切實推進檔案管理的現代化、數字化、規范化和信息化管理，給予先進的技術支持和良好的發展環境，優化檔案管理工作者的效率。可以通過升級檔案館的軟硬件管理系統，建立新的信息管理工作模式，這樣不僅能夠提升檔案管理的科學性，還能夠推進檔案管理機構內部信息資源的共享，在相關法律法規的允許范圍內，通過創立和創辦相關的信息網站，實行相關信息的共享，讓其所在的企事業單位內部的工作人員能夠實現實時信息交換與資源共享，不僅能夠提高檔案管理工作者的工作效率，還能促進企業工作人員的工作熱情，提升工作效率。

（三）推動企事業單位檔案管理的持續性發展。在現代信息社會，規范的現代化、信息化建設是展現事業單位整體管理水平和服務職能的重要方面。檔案信息資源是新時期事業單位實施公共決策、開展公共服務的重要參考素材。積極創新管理方式方法，深入應用數字化、信息化技術手段，大力推進檔案信息化管理工作，有利于促進檔案管理工作實現可持續發展，為社會公共事業的規劃和進步做好準備。

二、檔案現代化、規范化管理存在的問題

（一）缺乏對檔案管理現代化、規范化的重視。在過去的檔案管理過程中，企事業單位的領導對檔案管理這一塊缺乏創新管理意識，認為檔案管理不怎么重要，或者缺少合理有效的統籌管理，單純地認為檔案管理只是對公司人員的檔案進行簡單的管理就夠了，對于檔案的管理只是在走走過場而已。而隨著信息化社會的不斷發展，過去的這種管理意識和方法已經很難跟上社會的發展，可能導致檔案丟失、信息不全等情況發生。

（二）檔案管理的內部人員良莠不齊。在過去，我國教育系統不完善，并沒有涉及檔案管理這個專業，因此如今有60%的檔案管理人員不是專業的檔案管理專業人才，他們并沒有受過相關的教育，缺乏系統的檔案管理學知識和現代化、規范化的思想以及理念，更是對檔案的現代化、規范化管理不熟悉，也沒有多少數據處理的技術，因此管理常常不到位，無法完成復雜的現在化、規范化管理的研究工作。

（三）檔案管理現代化應用程度低。雖然如今很多企事業單位配備了計算機、打印機等用于檔案管理的設備，而且更新和換代了辦公系統和設備，完善了各種用于檔案管理的軟硬件。但還是有一些基層企事業單位仍然采用人工檢索的方式，并且把一些現代化檔案管理系統、設備等放置一旁，總是存在一些檔案信息更新不及時、不能規范化處理一些該在網絡共享的信息資源。

三、提高企事業單位的檔案現代化管理水平

應當加大對現代化檔案信息管理設備的應用力度，將檔案管理的模式進行系統化、規范化，應當綜合考慮平衡好多種不確定因素，從而提升企事業單位的檔案管理水準。

（一）完善制度，實行規范化管理。首先應當嚴格根據《檔案法》和相關檔案的管理條例，并結合本單位的實際情況，健全完整的管理制度，實行規范化的管理，靈活設計一些考核檔案管理工作的考核方法，嚴格按照法律法規辦事，同時建立企事業單位的內部監督機制，充分利用公開管理的模式，接受企事業內部員工的監督，而且要在檔案管理部門積極開展一些學習論壇來提升檔案管理人員的管理水平。

（二）配備相應的設備，提高管理工作的效率。為了能夠有效提高企事業單位檔案現代化、規范化的管理，必須要配備專門的檔案管理設備，如積極對計算機、打印機、掃描儀進行更新換代以及維護，將檔案管理的系統更新成智能化的檔案管理系統，并且堅持將所有的檔案文件在至少兩臺電腦中進行備份，以保證檔案的安全性。建立相應的服務性網站，并且給其配備在線瀏覽、檢索、查詢、歸檔、在線下載等功能，并時常更新檔案數據，充分維護檔案信息資源庫，提高檔案管理的現代化進程，讓其更好地為企事業單位的決策、工作考核等服務。

四、結語

檔案管理現代化、規范化就是要及時將企事業單位平時經營所涉及的各種文字、圖紙、音像等文件信息及時以數字化信息進行儲存，并且通過網站、微信公眾號等網絡工具進行有效利用和共享，為企事業單位提供更為便捷、生動的檔案信息服務。