新時期辦公室檔案管理策略研究

文/山東省濰坊市人民醫院 鄧藝琳

辦公室檔案管理是單位的一項重點工作，良好的檔案管理工作是單位整體管理水平的直接體現。但是一直以來，單位對于檔案管理工作的重視程度明顯不夠，從而導致辦公室檔案管理模式陳舊，管理觀念落后，無法適應當前時代發展對于檔案管理工作的總體要求，有待進一步創新提升。在工作實踐中，要針對新時期辦公室管理中存在的主要問題，有針對性進行整改，提升辦公室檔案管理綜合水平。

一、辦公室檔案管理過程中存在的突出問題

（一）對于辦公室檔案管理不夠重視。在工作實踐中，除了專門管理檔案的部門之外，檔案管理在其他單位并不是主要的工作，只是基礎性工作之一，一般單位的領導者將主要的管理精力集中在主要業務之上，對于檔案管理工作的重視程度明顯不夠。很多單位在管理過程中并未意識到辦公室檔案管理工作的重要意義，仍然按照傳統的管理觀念和管理模式開展工作，在辦公室檔案管理過程中，不投入相應的資金，從而導致在實際的檔案管理過程中基礎設施不夠完善，這就給辦公室檔案管理帶來一定的安全風險，不利于辦公室檔案管理工作的有序開展。

（二）辦公室檔案智能化管理有待提升。對于單位管理來說，在辦公室檔案管理過程中，由于檔案管理具有一定的特殊性，很多時候需要在管理過程中將紙質版的文字資料目錄錄入電腦，生成電子版的數據形式，然后便于存儲和管理，這是辦公室檔案管理信息化中最為基礎性的工作。同時這種信息化管理形式與傳統的管理方式相比，在查找和共享方面有著得天獨厚的優勢。在大數據共享平臺的操作過程中，很難避免操作漏洞，一旦辦公室檔案管理計算機出現問題，就很容易受到外來的攻擊，導致存儲數據丟失。因為檔案記錄的都是具有重要信息價值的資料，一旦發生泄露，將造成巨大的損失，給檔案管理工作造成嚴重的損害，影響辦公室檔案的信息安全。

二、加強辦公室檔案管理的有效策略

（一）加強大數據管理能力，提升管理綜合水平。在新時期開展檔案管理工作，要充分利用現代信息技術，特別是現代大數據技術，與檔案管理工作存在著緊密的聯系，對于豐富和提升檔案管理綜合水平具有重要意義。在檔案管理實踐中，通過融入大數據技術，加強檔案數據的搜集、整理，可以進一步進行數據篩選和分析，形成有價值的信息，推動傳統檔案管理工作提檔升級。在檔案管理實踐中，大數據技術的應用包括三個層面：第一是基礎數據信息存儲設備的配備，第二個層面是注重數據信息的收集和整合，第三個層面是優化技術算法，對收集到的信息進行有效分析，進而可以對下一步工作進行有效的指引，提升數據信息綜合分析與整合能力，滿足現代檔案管理工作的發展需求，提升綜合管理效能。

（二）提高對辦公室檔案管理的重視程度，優化規范化系統管理。為了有效防范檔案規范化管理過程中的安全風險，應該對辦公室檔案管理工作給予足夠重視。也就是說，應該在認識到辦公室檔案管理工作重要性的基礎上，積極創新辦公室檔案管理模式，運用數據技術，提升辦公室檔案規范化管理的整體質量。同時，加大檔案管理方面的資金投入力度，完善基礎工作設施，配備具備先進管理系統的規范化管理設備，簡化辦公室檔案規范化管理工作流程。根據辦公室檔案管理的實際特點，完善相關的系統建設，解決檔案規范化管理過程中基礎設施不健全的問題，促進檔案規范化管理質量不斷提升，有效提升辦公室檔案管理質量。

（三）優化管理流程，建立科學完善的辦公室檔案管理工作標準。在辦公室檔案管理過程中，應該積極制定和完善辦公室檔案管理制度，制定嚴格的工作標準和工作流程。可以根據本單位工作實際，結合辦公室檔案管理的基本特點，制定符合發展特征的辦公室檔案管理工作標準，并在內部進行宣傳和普及，要求工作人員嚴格按照指定的工作標準和工作流程執行。對于其中發現的問題，要及時進行整改，避免問題擴大帶來的不利影響。

（四）提升工作人員專業素質，滿足現代辦公室檔案管理需求。在管理實踐中，應該在提高辦公室檔案管理工作人員專業素質方面多下功夫，積極采取各種行之有效的措施，提升辦公室檔案管理人員綜合素質。單位應該積極更新管理觀念，對于辦公室檔案管理工作配備專門的工作人員，選擇具備辦公室檔案管理專業知識的人員，并且積極組織檔案工作人員培訓，從外界聘請檔案管理領域的專家學者，針對當前時代背景下的辦公室檔案管理問題開展培訓，提升工作人員的專業素養，有條件的單位還可以在社會上招聘具備較高檔案管理專業素質的人才。

三、結語

綜上所述，辦公室檔案管理是單位的一項重點工作，應該給予足夠重視。在工作實踐中，應該積極采取有效措施，優化檔案管理流程，建立科學完善的辦公室檔案管理工作標準，促進辦公室檔案管理水平不斷提升。