人事檔案管理工作改進(jìn)的思考

文/興安盟人民醫(yī)院 趙梓淇

人事檔案是國家機(jī)關(guān)、社會組織等單位在人事管理過程中逐漸形成的、記錄反映一個(gè)人人生履歷、工作經(jīng)歷等材料的檔案。其內(nèi)容對一個(gè)人的未來發(fā)展前景意義重大。在入團(tuán)、入黨、晉級、政治工作方面考核、考察、獎(jiǎng)懲、科研成果登記等方面都有很重要的作用。人事檔案管理工作的順利開展需要建立明確的工作目標(biāo)與改進(jìn)技術(shù)，更要做到與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新。結(jié)合現(xiàn)階段我國人事檔案管理工作中存在的問題，現(xiàn)就人事檔案管理工作的改進(jìn)策略總結(jié)如下。

一、實(shí)現(xiàn)管理的社會化

人事檔案管理制度的改革需要匹配經(jīng)濟(jì)發(fā)展的階段，所以管理的社會化是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理效率提升的必要條件。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，目前人事檔案管理的整體工作范圍也在持續(xù)擴(kuò)充，這個(gè)內(nèi)容包括有工齡認(rèn)定、離退休審批等內(nèi)容，這些內(nèi)容都與人事檔案管理工作有內(nèi)部的聯(lián)系。隨著管理體制改革工作的陸續(xù)開展，單一管理模式也向著多管理體制的方向發(fā)展，在這個(gè)過程匯總需要堅(jiān)持分級負(fù)責(zé)的管理機(jī)制，確保人事檔案管理工作的效率與效果。作為人事工作的重要環(huán)節(jié)，人事檔案管理必須與管理體制相結(jié)合。從客觀上來看，我國的人事制度改革的目標(biāo)是完善工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的戰(zhàn)略模式，通過管理體系的優(yōu)化改革來確保分級、分專業(yè)的管理，這樣一來就可以更好地體現(xiàn)人事檔案管理優(yōu)勢與價(jià)值。在實(shí)現(xiàn)人事檔案管理社會化的道路上，需要繼續(xù)拓展體制的內(nèi)涵與外延。相比于傳統(tǒng)的干部檔案管理工作而言，新的人事檔案管理工作在制度上打破了傳統(tǒng)的界限，直接實(shí)現(xiàn)了以能力衡量價(jià)值的管理模式。除此之外，各個(gè)行業(yè)的人事檔案管理工作都會隨著社會化的進(jìn)程不斷的升級、轉(zhuǎn)化，而傳統(tǒng)意義上的各級組織、人事以及勞動(dòng)部門的管理工作也無法再次適應(yīng)人員角色的轉(zhuǎn)變需求，所以需要調(diào)整為人事、勞動(dòng)以及檔案等多個(gè)部門的管理工作，共同協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理與領(lǐng)導(dǎo)，并積極轉(zhuǎn)變過去部門領(lǐng)導(dǎo)集中管理的情況，從而實(shí)現(xiàn)多部門協(xié)調(diào)、大部門集中的管理模式。

二、合理利用現(xiàn)代信息技術(shù)

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)階段的人事檔案管理也開始與信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)匹配，有效提升了工作效率并降低了安全風(fēng)險(xiǎn)，其工作內(nèi)容主要體現(xiàn)在如下方面：

（一）人事檔案管理電子化。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)意義上的人事檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)社會發(fā)展的客觀要求，所以管理模式的轉(zhuǎn)變是必要的途徑與必然的結(jié)果。在實(shí)施人事檔案管理的技術(shù)優(yōu)化過程中，需要輸入相應(yīng)的檔案常用信息，通過人事檔案管理的信息管控與發(fā)布管理來實(shí)現(xiàn)價(jià)值。作為管理人員，應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變辦公模式，將紙質(zhì)檔案更換為電子檔案，同時(shí)也將大量的檔案信息輸入到互聯(lián)網(wǎng)信息庫當(dāng)中，并借助于電子化的途徑來建立更為完善的信息體系。在這個(gè)基礎(chǔ)上，還需要進(jìn)一步加強(qiáng)無紙化辦公以及檔案管理各項(xiàng)工作，切實(shí)配合好非公共性且容易導(dǎo)致出現(xiàn)故障損壞的情況，從而有效降低人事檔案管理的難度與風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，電子化還可以提升管理的規(guī)范性，對于構(gòu)建新的社會信用體系也具有一定的幫助。

（二）人事檔案管理信息標(biāo)準(zhǔn)化。人事檔案管理實(shí)現(xiàn)社會化，其重要的流程之一就是信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作。一般來說，信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)需要包括的內(nèi)容有全國人才信息資源、地區(qū)人才信息資源以及本機(jī)構(gòu)的資源。通過多種軟件進(jìn)行信息的錄用整合，按照統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容模式進(jìn)行編排，可以有效提升人事檔案管理的工作效率與質(zhì)量。除此之外，還需要著重實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息管理中信息的存儲與交換標(biāo)準(zhǔn)化，這也是確保全社會綜合利用人事檔案管理信息，提升信息的應(yīng)用價(jià)值的必要途徑。

（三）人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化。根據(jù)國外現(xiàn)階段的人事檔案管理情況來看，信息化、網(wǎng)絡(luò)化是人事檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢。隨著電子化人事檔案管理工作的不斷完善，信息化、網(wǎng)絡(luò)化也就成為信息合理應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享的必要條件。借助網(wǎng)絡(luò)化，人事檔案的保密性可以得到很好的控制，同時(shí)借助于互聯(lián)網(wǎng)信息安全技術(shù)，也可以在一定程度上確保人事檔案管理不出現(xiàn)遺漏與損耗，從而大大提升了管理的科學(xué)性。除此之外，結(jié)合發(fā)達(dá)國家的人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化現(xiàn)狀來看，許多地區(qū)都實(shí)現(xiàn)了信息技術(shù)存儲檔案，這樣一來存儲安全性得到了保障，效率也得到提升，這都是我國可以借鑒的人事檔案管理方法。

三、結(jié)語

人事檔案的重要性毋庸置疑，但想發(fā)揮其價(jià)值，就需要在管理工作上下功夫。不僅要利用現(xiàn)代資源，如網(wǎng)絡(luò)等，對管理方式加以有效改進(jìn)，管理人員也要提升自身素質(zhì)。企業(yè)要注重管理人員的個(gè)人業(yè)務(wù)能力并進(jìn)行必要培養(yǎng)。還要樹立新的觀念，進(jìn)行開拓創(chuàng)新，重新認(rèn)識人事檔案的作用，讓人事檔案成為發(fā)現(xiàn)人才、任用人才的有力工具。