試析衛生計生檔案管理

文/費縣衛生和計劃生育局 高艷芝

國家衛生計生工作的改革與進步是提升民眾福利的重要工作。為更好地促進我國衛生健康事業發展，加強衛生計生隊伍的治理能力，科學合理的檔案管理是其基本工作內容之一。在檔案管理工作中，還存在困難和問題，需要政府及有關部門給予人力、財力和物力等綜合保障，采取相應措施以充分發揮檔案促進工作的功效。

一、優化衛生計生檔案管理工作的重要性

近年來，衛生計生工作內容更加豐富，更加龐大，采用傳統的檔案管理工作模式效率較低，易于出錯，不利于一線工作人員的日常工作所需。所以適當采取檔案管理工作優化措施，利用現代化的網絡科技手段可以更加快速便捷地收錄和整理大規模的檔案內容，再通過數據庫和相關軟件的幫助實現檔案數據的系統化和可視化，這便于衛生計生部門展開工作，又便于社會各界及時了解衛生計生的動態信息，從而實現政府與百姓的和諧溝通和矛盾削減，比如通過檔案數據的準確與透明，工作人員可以更加順利地完成社會撫養費等衛生計生費用征收，也可以便于工作人員對不同類型的社會群體進行細致化的針對性管理。最終在不斷的摸索和改革過程中，檔案管理將會獲得理念和模式上的創新，以更加現代化的管理服務模式為衛生計生部門提供優良的后勤保障。

二、衛生計生檔案管理常見問題

（一）檔案管理基本工作條件較為落后。我國正處于飛速發展階段，衛生計生部門需要完成的任務要求也越來越多，但一些檔案管理工作部門的基本硬件配套設施并不足以滿足當前快節奏的工作發展需求，整體硬件水平較為落后，與現在化檔案管理高效、全面、準確的相關思想要求相違背。其具體表現在：第一，一些地區的衛生計生部門受到當地經濟發展所限，并沒有獲得足夠的資金投入支持，無法及時更換先進的工具設備，直接導致檔案管理工作不能快速滿足社會所需。第二。社會發展程度參差不齊，一些檔案管理部門系統更新較慢，缺少專門的硬件設備，此外并沒有根據當地實際情況制定針對性的軟件系統，工作人員不得不采取額外的整理歸檔工作，沒有精力對系統進行及時的維護和調整。

（二）檔案管理基礎工作技術有待提高。管理技術的應用是充分發揮檔案管理改革功效的核心內容，利用計算機系統的現代化檔案管理技術是滿足衛生計生部門各項任務要求的重要依托。當前檔案管理工作技術的不足主要體現在：第一，沒有徹底實現由紙質檔案向數字檔案的轉變。許多數據信息并沒有及時錄入計算機系統當中，無法充分發揮數字檔案的強大功能，缺少了信息化的支持，很大程度上阻礙了工作的有效性。第二，數據庫系統技術并沒有獲得科學充分的發揮。軟件系統技術不完善，不能完全保證檔案數據的安全性和準確性等，相對于世界領先機構，其軟件技術還有很多需要改進和學習的方面。

（三）檔案管理基本工作系統比較滯澀。檔案管理工作系統的制定和建立是基于大量實踐經驗基礎上而得出的，而由于我國發展起步較晚，工作系統并不是十分完善。具體表現在，工作人員在進行數據檔案的收集整理、存檔歸檔過程中采用的工作方法各有特點，并不能形成統一的系統方案，使人員與人員、部門與部門之間溝通與交接出現阻礙，很容易在數據的傳遞過程中發生錯誤、遺漏等混亂現象。

（四）檔案管理基本人員組成水平較低。當前時代背景下的衛生計生檔案管理工作對人才的依賴程度偏高，然而受到歷史發展和專業教育等方面的影響，許多部門工作人員并不足以勝任當前檔案管理改革所需。首先，缺少了對于先進的管理理念和管理技術的掌握。其次，人員組成并沒有及時吸納了解計算機技術的新一代人才，人員組成相對老化，對計算機系統的學習能力較為不足，抑制了檔案管理的工作發展。

三、提升檔案管理工作效果的針對性建議

（一）擴大基礎設施投入。為了適應當前內容豐富、工作量龐雜的檔案管理任務，及時解放勞動力負擔，有必要采取現代化的硬件工具設施幫助工作人員改進工作模式，并通過科學的計算機軟件系統，可以快速地進行檔案數據的收集和整理等工作，如此一來，既可以提升工作效率，又可以減少收錄過程中的錯誤以及儲存過程中的丟失。

（二）加強重視程度，提升技術培養。檔案管理不僅是衛生計生部門重要的工作組成部分，又是保證其他工作有序進行的先決條件。為了滿足社會需求，響應國家衛生健康委員會的號召，檔案管理人員需要提升自身思想境界，加強工作積極性，主動學習先進的管理技術和業務能力，相關衛生計生單位也必須提升對檔案管理的認知程度，抓緊技術的培養和傳遞工作，學習世界先進的檔案管理技術并向內部工作人員進行傳授，可以定期開展培訓課程或者交流會，使檔案管理人員更容易地接觸到科學的管理技術，由老員工向新員工傳遞工作經驗，新員工向老員工教授計算機知識，以此提升檔案管理部門整體技術水平。

（三）優化完善檔案管理工作系統。檔案管理工作系統是基于實際工作需求和部門的技術能力不斷調整優化的，為了制定健全的檔案管理工作系統，首先需要科學地劃分檔案管理工作分工，制定合理的工作流程，為各部門各員工委派詳細的工作內容，并創造溝通的橋梁，維持系統內部信息傳遞的高效性。之后還應建立工作監督小組，對系統進行及時把控，發現問題，解決問題，保證工作系統流暢穩定地運行。

（四）提升管理人員綜合水平。專業化人才是促進檔案管理發展的重要動力，為了滿足檔案管理復雜的工作任務要求，需要全面培養管理人員的綜合水平能力，這既包括檔案學基本能力，又包括計算機系統技術的應用以及其他各類學科的涉獵，通過不斷地學習和實踐才能豐富管理人員內涵，以人才為主要推動力，保證檔案管理工作真正為衛生計生提供全面而準確的數據支持，推動我國醫療衛生行業的進步。

四、結束語

綜上所述，做好衛生計生檔案管理工作是維持衛生計生部門整體穩定運行的基本條件。采取現代化的檔案管理措施，豐富自身管理內容，提升管理效果是政府部門急需完成的改革內容。希望通過積極的優化調整，可以進一步提升衛生計生工作水平，為廣大人民群眾謀取健康福利。