軍工企業(yè)檔案制度體系建設(shè)初探
——以PDCA法則為視角

文/中國電科第五十五研究所 曹毛響

檔案制度既包括檔案機(jī)構(gòu)及其業(yè)務(wù)的安排，又包括具體工作中需要遵守的規(guī)則。檔案制度體系建設(shè)水平是衡量一個(gè)軍工企業(yè)管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。只有建立起一套系統(tǒng)、規(guī)范的制度并切實(shí)執(zhí)行，才能真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的科學(xué)管理和有效利用，有效調(diào)動(dòng)員工的積極性和創(chuàng)造力，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案部門乃至企業(yè)的健康發(fā)展。

一、軍工企業(yè)檔案制度體系建設(shè)中存在的問題

當(dāng)前軍工企業(yè)檔案制度體系建設(shè)中存在的共性問題仍然不少，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）制度體系不健全。軍工企業(yè)有自己的檔案制度，但是制度不成體系，檔案管理制度內(nèi)容不健全，制度與制度之間缺乏銜接，或者是制度之間有沖突，給制度的執(zhí)行帶來很大的困擾，直接導(dǎo)致執(zhí)行的結(jié)果有偏差。檔案管理部門對(duì)檔案制度體系建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不夠，缺乏對(duì)制度體系的頂層設(shè)計(jì)。

（二）可操作性不強(qiáng)。大部分檔案制度是由檔案管理部門制定的。有的檔案部門在缺乏細(xì)致的調(diào)查論證情況下，單純?yōu)榱藨?yīng)付檔案工作檢查而制定制度。表面上滿足了管理的需要，實(shí)際工作中可操作性和指導(dǎo)性不強(qiáng)，不僅不能起到規(guī)范檔案工作的作用，甚至還可能造成負(fù)面影響。

（三）缺乏動(dòng)態(tài)管理，制度不能與時(shí)俱進(jìn)，滯后于實(shí)際管理需求。有的軍工企業(yè)檔案部門在其工作內(nèi)容、人員、環(huán)境等發(fā)生變化時(shí)，不能及時(shí)對(duì)檔案制度進(jìn)行修訂、補(bǔ)充及完善。多年來制度始終不變，束之高閣，不能滿足現(xiàn)代管理要求，制度建設(shè)跟不上形勢(shì)。表現(xiàn)在實(shí)際工作中，有的企業(yè)在編制檔案制度體系時(shí)，沒有明確制度體系修訂計(jì)劃和周期，忽略了體系的動(dòng)態(tài)管理。

（四）宣傳力度不大，執(zhí)行效果不好。很多軍工企業(yè)只注重檔案管理制度的建設(shè)或出臺(tái)，忽略對(duì)制度的宣貫和執(zhí)行力度，容易導(dǎo)致制度成為空架子。加之沒有一定的檢查和監(jiān)督工作做保障，制度的落實(shí)單純靠員工的自覺，很難達(dá)到預(yù)期效果。

二、PDCA循環(huán)管理法指導(dǎo)下的檔案制度體系建設(shè)

當(dāng)前，以PDCA循環(huán)管理法則展開工作，有針對(duì)性地解決檔案制度體系建設(shè)中存在的問題，不失為一個(gè)有益的探索。

（一）P——計(jì)劃（Plan）。從軍工企業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)現(xiàn)狀出發(fā)，基于全面風(fēng)險(xiǎn)管控的理念，對(duì)制度進(jìn)行梳理整合，確保制度門類齊全、功能劃分清晰，形成具有軍工企業(yè)特色的檔案制度管理框架。根據(jù)梳理出的制度不足和管理漏洞，制訂好縝密的制度建設(shè)計(jì)劃，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)工作。同時(shí)充分兼顧軍工的特殊性，如軍工企業(yè)科技檔案存在許多商業(yè)和軍事秘密，系統(tǒng)記錄了裝備的研制過程、技術(shù)方案等敏感內(nèi)容，要注意遵守保密有關(guān)要求，在制度建設(shè)中正確處理“通用條款”與“專項(xiàng)條款”之間的關(guān)系。

（二）D——實(shí)施（DO）。為實(shí)施制度建設(shè)計(jì)劃和頂層設(shè)計(jì)方案，檔案管理部門應(yīng)牽頭成立制度委員會(huì)。制度委員會(huì)負(fù)責(zé)確定制度體系建設(shè)大綱以及制度起草、審核的程序，保障制度制訂的標(biāo)準(zhǔn)化和制度體系的系統(tǒng)化，論證具體條款的可行性和可操作性，確保制度在上下認(rèn)同后才正式頒布、員工廣泛知曉后才開始執(zhí)行。做好宣貫是制度落實(shí)的前提。檔案從產(chǎn)生到歸檔，再到提供利用，參與人員多，涉及面廣。要加強(qiáng)對(duì)檔案制度的宣傳，不僅讓員工了解條文，更應(yīng)理解制度的內(nèi)涵，入腦入心，有效提升檔案人員的工作能力和管檔水平；同時(shí)檔案管理規(guī)范化也增強(qiáng)了員工依法歸檔、依法用檔的自覺，提高了全員的檔案意識(shí)。制度的生命在于執(zhí)行，要加大對(duì)檔案制度執(zhí)行情況的監(jiān)督、檢查力度，使檔案工作制度切實(shí)落實(shí)到企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理各項(xiàng)工作中去。企業(yè)管理層要帶頭執(zhí)行，形成人人遵守制度、監(jiān)督制度實(shí)施的良好氛圍，有效降低管理成本。

（三）C——檢查（Check）。制度是企業(yè)特定階段的產(chǎn)物。當(dāng)檔案制度體系執(zhí)行到一定階段以后，隨著企業(yè)的發(fā)展和環(huán)境的變化，體系可能存在不適宜性。這一階段就要重點(diǎn)檢查制度體系實(shí)施的情況和效果，既要檢查是否嚴(yán)格執(zhí)行了制度，總結(jié)成功執(zhí)行的經(jīng)驗(yàn)，也要實(shí)時(shí)評(píng)估制度體系修訂的必要性，發(fā)現(xiàn)制度執(zhí)行過程中的短板，以便及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，使企業(yè)的制度符合運(yùn)行實(shí)際，增強(qiáng)制度體系的彈性和應(yīng)變能力。

（四）A——處理（Action）。緊跟科研生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)運(yùn)行實(shí)際，通過對(duì)制度的檢查或者盤點(diǎn)，及時(shí)完善制度體系，該修訂的修訂，該廢除的廢除，該新增的新增。通過對(duì)制度執(zhí)行“不足”的補(bǔ)足和對(duì)運(yùn)行缺陷的修補(bǔ)，確保新的制度建設(shè)體系完整統(tǒng)一。在日常工作中，檔案部門必須隨時(shí)關(guān)注各方面的變化，將新的檔案管理理念、管理方式融進(jìn)檔案工作中，積極推進(jìn)管理創(chuàng)新，保證體系運(yùn)行的有效性、充分性和適宜性，

通過這一循環(huán)無法完成的，可以制訂好計(jì)劃，納入下一個(gè)PDCA循環(huán)繼續(xù)改善。PDCA循環(huán)周而復(fù)始運(yùn)轉(zhuǎn)，每運(yùn)轉(zhuǎn)一次，制度建設(shè)的水平就更進(jìn)一步。四個(gè)階段互相銜接，通過完整的循環(huán)和不斷推進(jìn)，使制度體系建設(shè)與時(shí)俱進(jìn)，趨于完善。

總的來說，軍工企業(yè)的檔案制度體系建設(shè)只有起點(diǎn)，沒有終點(diǎn)。隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，市場環(huán)境發(fā)生改變，相關(guān)制度也應(yīng)隨之改變。制度建設(shè)本身就是一個(gè)不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的過程，持續(xù)提升體系建設(shè)水平是永恒的主題。軍工企業(yè)的檔案制度建設(shè)只有不斷更新，去適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)發(fā)展的需要，才能確保企業(yè)在軍民融合深度發(fā)展的大背景下經(jīng)受得住考驗(yàn)，助力企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和戰(zhàn)略目標(biāo)的達(dá)成。