試析數字時代高校檔案管理轉型升級

文/武漢東湖學院 王冀

數字時代的檔案管理是將數字化檔案的信息資源進行完整保存之后，以網絡化的方式進行信息之間的連接，從而實現信息資源共享，在不久的將來，數字化將在提高人們的生活質量方面帶來許多好處。高校檔案數字化的工作必須要做到與時俱進，將更好的檔案管理水平展現出來，真正做到高校檔案的現代化、信息化、網絡化管理。但是在高校檔案數字化當中也存在著一些如安全保障之類的問題，這些問題很有可能會對高校的檔案信息造成丟失、泄露等，因此高校必須將這些問題進行解決，才能真正實現高校的檔案數字化。

一、高校檔案管理現狀

高校本身比較看重學校的管理技術，也只有好的技術才能將高校的發展向前推進，但是這種技術大多指的是學習資源上的，對于檔案的管理技術卻不是很關心，甚至很多高校的工作人員認為檔案并不重要，只是一個面子工程而已，讓學生覺得學校夠專業，其實并不是，高校的黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類11類檔案以及重要資料都在檔案庫里，這些檔案資料如果外泄，可能會影響學校未來的發展建設。高校如果對于數字化檔案管理工作沒有一個正確的認識，就會導致數字化得不到正確的使用，數字化得不到發揮就不會推動高校信息化的建設發展工作，自然而然就不會體會到數字時代的好處。

檔案管理工作相對來說是一件比較麻煩的工作，它需要工作人員對檔案進行嚴格分類，定期檢查有沒有檔案出現紕漏，積極宣傳學校檔案管理的規范和要求，自覺遵守學校檔案管理制度，定期向領導匯報檔案管理情況等。所以，檔案的管理工作除人工之外還需要引入現代化設備進行管理，但是，以現在的檔案管理工作質量來看，還存在著內容不完善等一系列問題。高校的檔案管理工作自從引入數字化之后會大大地減少了這類問題的發生，高校工作人員應該對數字時代有一個完整的概念，才能正確發揮數字時代的作用，而數字化檔案管理本身就是一個良好的輔助管理系統，它可以讓管理人員的工作量得到適當的減少，從而使得管理人員能夠在有限的工作中盡職盡責。

二、高校檔案管理的轉型升級

數字時代的學校檔案管理工作可以很好地推動高校的信息化進程，讓高校管理者能夠更快認識到學校的發展必須跟隨時代發展的步伐，對于學校中一些已經老舊的設備進行更新，讓學生體會到不一樣的學習環境，從而利用信息化技術促進高校的發展。從另一個角度來講，也是對數字時代的推廣。學校是學生學習的場所，高校加強高科技設備的引入不僅可以加強學生對學習的興趣，同時也加強學生在日常生活中對數字化的應用，加強學生對數字時代的了解，并對數字時代產生興趣。因此，數字化對于高校檔案管理工作和高校整體發展水平來說是一種共同進步的關系。

學校的檔案有很多類型，在某些特殊時候有著很關鍵的作用。當數字化使用在檔案管理工作中的時候，學校是全網覆蓋的，無論是學校領導、教職員工還是學生，都可以直接在電腦上輸入查詢信息，幾秒鐘就可以了解到自己想查詢的內容，沒有必要再去一趟檔案室，在給學生檔案利用者爭取了更多的學習時間的同時，提高了工作效率和學習效率。因此，數字化對于學校檔案管理工作來說是非常重要的。數字化的應用可以說是帶動著整個教育界的完善和發展，對于學校的作用是非常積極向上的，相信經過高校檔案管理人員的不斷研究，數字時代的高校檔案管理工作會得到一定的提升，為教育界作出更大的貢獻。

數字時代的高校檔案管理工作作為信息化的一部分，對于高校的影響是非常深遠的，它在提高管理效率的同時，能夠對學校的信息化建設起到一個促進作用，也是代表著未來中國的信息化發展趨勢。政府也應該加強對高校信息化建設的扶持，不管是在教育界還是社會中，都能起到一定的鼓勵作用。轉型升級之后，數字時代的高校檔案管理工作一定會給高校的未來發展帶來推動作用和更深遠的影響。