大數據時代高校檔案管理模式的變革和優化

文/西京學院 王玉宗

一、大數據時代給高校檔案管理帶來的挑戰

（一）對檔案管理觀念的挑戰。檔案的收集、整理以及保存、利用等，是傳統檔案管理的主要工作。通常情況而言，首先做的是對檔案的價值進行判斷，然后再根據檔案的價值按照相關的規定確定該檔案所需要保存的年限，最后則是將檔案進行相關的整理和保存。但是傳統的檔案管理思路在大數據時代受到了不小的挑戰。大數據時代的檔案保存更多的是對數字化以及電子化進行強調，注重于檔案的服務性以及利用性功能。傳統的檔案管理一般更加側重于紙質檔案的保存，注重的是檔案的保存，就利用方面而言，并沒有太大的便利性。

（二）對檔案管理技術的挑戰。人工整理方式是傳統檔案管理的主要方式，利用人工對紙質檔案進行保存以及整理，屬于粗放式的管理。而大數據時代的檔案管理由于強調的是電子化以及數字化，因此其管理方式就要求信息化水平的提升，讓檔案管理的信息化作用于儲存檔案的使用便利性。

（三）對檔案數據安全的挑戰。就傳統的檔案管理而言，需要注重三個方面，分別是人防、技防和物防。只要做到了這三個方面。基本上可以保證檔案管理的安全性。但是在大數據時代，由于檔案的管理以信息化和電子化作為依托，那么在安全性方面就有了更大的挑戰。對檔案數據進行儲存的電子設備具有使用年限等限制性因素，因此這一因素可能會造成數據檔案的丟失。另外，客戶端比較容易受到網絡攻擊，所以網絡安全需要特別注意。

二、大數據時代高校檔案管理模式的改革及建議

（一）轉變觀念。大數據時代，為了讓高校檔案管理系統更好地適應時代要求，應該對檔案管理系統中的管理人員的大數據意識、大檔案思想進行建設。讓管理人員更好地從傳統的檔案保存，到現在的檔案使用上進行轉變，將檔案的服務型觀念植入心中，促使傳統的紙質檔案向數字化方向進行過渡。

（二）統籌協調。檔案數據的使用以及儲存由于涉及到的是高校的多個部門，為了更好地進行管理，應該建立統籌協調機制。協調機制的建立應該將學校各個部門之間進行聯合，例如學生處、財務處、人事處以及黨政辦等，另外，信息中心、圖書館等也需要進行統籌，如此才可以實現多個部門之間的資源共享。

（三）制定檔案大數據戰略。檔案數據的加工使用以及處理，不僅有利于提升檔案的服務性，還可以在一定程度上促進高校的發展。所以高校的管理人員應該建立專項小組，對檔案的大數據戰略進行制定，讓高校的檔案數據資源得到充分的利用，并且檔案數據的二次使用以及加工得以實現。高校的科研人才眾多，在科研項目上非常具有優勢，因此應該讓高校檔案數據的作用在最大程度上得到發揮。

（四）建立現代化的檔案管理理念。建立現代化的檔案管理理念需要做到兩點：一是做好檔案管理的宣傳工作，二是對現代化的檔案管理理念進行宣傳和普及。宣傳檔案管理工作的主要內容是：在大數據時代對檔案管理所造成的影響，以及檔案管理在大數據時代應該做出怎樣的改變，才能更好地與時代的發展相符合。還有一點是檔案管理在新的時期管理功能應該如何進行轉變。在對現代化檔案管理理念進行宣傳的時候，應該著重注意宣傳理念是什么，其主要理念是讓兩個功能轉變，分別是從原來的保存功能轉變為服務型功能，由原來的保存、使用、查詢功能轉變為檔案的數據服務功能。

（五）對檔案人才隊伍的建設進行加強。大數據時代的到來，使得原有的檔案管理人員知識結構已經逐漸不適用于新的變化，因此需要對專門的人才隊伍進行培養，補充管理人員在相關方面的知識。這就需要高校加強管理人員新知識的輸入，同時大力培養相關方面的網絡技術人才。在高校檔案管理部門中，專業的技術人員是較為緊缺的，所以高校在進行人員招聘的時候，應該將檔案管理部門所需要的計算機以及網絡方面的人才多加留意。由于現有的檔案管理人員對于原有的檔案資料了解程度比較深，為了讓檔案管理信息化模式推行的更加順利，應該對現有的管理人員進行相關技能的強化，提高原有管理人員的現代化檔案管理水平。

三、結語

在大數據時代，管理部門應該積極推動高校檔案管理信息化發展，讓檔案管理更好地為高校的發展服務。