加強高職院校檔案管理的措施

文/廣西機電職業技術學院 蔡艷莉

一、高職院校檔案管理存在的問題

（一）檔案管理不規范。許多高職院校根據國家檔案管理的要求，建設檔案館，也形成了檔案管理的組織和流程，但是檔案管理制度依舊不完善，管理人員存在職責不明的情況，而且檔案管理工作也不規范，存在檔案沒有及時歸檔、檔案分散管理的情況。部分基層單位，由于檔案不整理、胡亂堆放、不裝訂，經常出現檔案遺失或者損壞的情況。檔案管理有著機密性，但是部分管理人員缺乏保密意識，檔案的移交和借閱手續不明確，管理工作也缺乏合理的考核辦法，導致檔案管理存在亂象。

（二）管理人員的素質偏低。檔案管理工作是專業性的工作，管理人員的素質直接關系著檔案管理是否“科學、標準、規范”。現階段，高職院校檔案管理缺乏專業化的人員，尤其是檔案的信息化管理以及檔案開發等方面的人才缺乏。部分院校檔案管理人員甚至是兼職，并不是專業從事檔案管理的人員，而且還存在更換的情況。正是由于檔案管理人員素質偏低，缺乏檔案管理的意識，專業性不夠，影響檔案管理工作的效率和質量，同時也降低了檔案的開發和利用率。

（三）管理方式落后。現階段，高職院校在數字檔案室建設方面一直比較滯后，許多檔案管理工作依舊是傳統的管理方式，也就是手工管理的方式，工作效率低下，無法滿足檔案信息化的要求。一些檔案管理軟件并沒有在高職院校得到推廣和使用，一些現代化的技術，例如校園數據庫、校園網絡等，也沒有在檔案管理工作中應用。可以說，高職院校的檔案管理依舊處在一個管理的階段，沒有將其上升為服務階段。部分高職院校雖然開始建設數字檔案室，應用信息化技術，但是應用程度偏低，只停留在數據統計方面，數字化管理水平低，難以實現整體檔案的開發和利用。

二、加強高職院校檔案管理的措施

（一）制度保障，建立健全檔案管理制度。為了保證高職院校檔案管理工作的有效開展，需要建立配套的檔案管理制度。檔案管理工作的開展，應該本著科學、規范、標準的原則進行，理順檔案管理的流程，建立起學院、單位、部門的檔案管理制度，明確檔案管理的各項操作流程和標準，例如，檔案的鑒別和整理工作、檔案的保管、檔案的歸檔、建檔、檔案移交和借閱等，明確各項工作的要求，并將具體的工作責任到人，可以很好地提升管理人員的責任心。同時對檔案管理工作進行量化考核，依靠獎懲的機制，調動起院校檔案管理人員的積極性，讓其努力自覺地遵守各項規定，做好檔案管理工作。只有這樣，才能保證檔案管理工作的標準化和規范化。

（二）人員保障，建設高素質的檔案管理隊伍。檔案管理人員的素質直接影響著檔案管理的工作效率以及質量，高素質的檔案管理隊伍不僅可以保證檔案管理工作的規范化，而且可以促進檔案信息化的發展。首先，高職院校需要為檔案管理崗位配備穩定的檔案管理人員，必須是專職人員，保證檔案管理工作的穩定性。其次，提升綜合素質。新時代，檔案管理人員需要具備良好的思想政治思想，還要有著檔案管理的專業知識，同時掌握現代化的信息技術。因此，高職院校需要做好檔案管理人員的引入和培訓工作，分層次、分階段、有計劃地開展人員培訓，讓檔案人員熟練地掌握檔案管理各環節的工作內容。最后，注重檔案管理人員應用現代化技術的意識，強化其信息化水平和能力，更好地推動高職院校的檔案信息化建設。

（三）創新方式，推動檔案的信息化建設。隨著信息技術的發展，檔案管理信息化建設已經成為檔案室發展的必然趨勢。新時期，高職院校需要做好檔案管理的創新，建設數字檔案室，推動檔案信息化建設，促進檔案管理工作的創新和服務創新，例如，檔案管理的網絡化、數字化、檢索自動化等，這已經成為檔案管理的發展趨勢。因此，高職院校應該注重數字檔案室的建設，加強資金投入，為檔案管理做好基礎設施、硬件和軟件準備，加快檔案管理的信息化進程。創新檔案管理方式，加快紙質檔案的數字化轉換。加強對網絡技術的利用，將檔案的手動檢索轉變為借助計算機開展自動化檢索，提升檔案管理的效率和質量。

三、結束語

綜上所述，高職院校檔案管理工作由于重視度不足、資金投入少、制度不完善，導致檔案管理工作不規范，檔案損壞丟失的情況經常出現；檔案管理人員素質偏低，專業性較差；檔案管理方式落后，依舊采用傳統的檔案管理方式，管理效率差，缺乏檔案的開發和利用。因此，加強高職院校檔案管理工作，應該注重檔案管理的信息化建設。首先，健全檔案管理的相關制度。明確各項工作的職責要求以及管理規范，以制度規范管理行為。其次，人才建設。做好檔案管理人員的引入和培訓，打造具備綜合素質的管理人才隊伍。最后，創新方式，推動檔案的信息化建設。加快紙質版檔案向著數字檔案轉化，加強對信息技術的應用，加快檔案信息化的進程。