新形勢(shì)下醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)對(duì)措施探討

文/河北省榮軍醫(yī)院 王楠

當(dāng)前社會(huì)背景下，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院推進(jìn)人力資源管理的有效方式之一，現(xiàn)階段，醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，本文結(jié)合醫(yī)院實(shí)際發(fā)展情況以及醫(yī)院人事檔案管理中出現(xiàn)的問題，對(duì)管理工作的創(chuàng)新發(fā)展措施加以研究，提出相關(guān)管理建議，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的科學(xué)性提升。

一、新形勢(shì)下醫(yī)院人事檔案管理工作問題分析

（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的缺陷性。對(duì)于醫(yī)院的人事檔案來講，醫(yī)院基本上都是采用最傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存，從性質(zhì)上講，紙質(zhì)檔案固然方便，但是其自身存在的缺陷（如：易受潮發(fā)霉、出現(xiàn)蟲蛀、不防水不防火等）卻成為人事檔案保存的難題。這樣的人事檔案管理方式，很容易使很多重要的人事信息出現(xiàn)不同程度的損傷、缺失，甚至出現(xiàn)很嚴(yán)重的管理人員信息泄露等狀況。

（二）人事檔案信息更新出現(xiàn)滯后性。醫(yī)院人事變動(dòng)較為穩(wěn)定，一般的人事變動(dòng)都是遵循的“人檔不分離”“檔隨人走”，但是人事檔案的信息理論上是應(yīng)該隨著醫(yī)院的發(fā)展及時(shí)更新的，有的人事出現(xiàn)調(diào)動(dòng)，但是卻未對(duì)基本情況進(jìn)行更新登記，導(dǎo)致人事信息出現(xiàn)了一定程度的斷層，使得很多的原始人事檔案沒有跟上醫(yī)院發(fā)展的進(jìn)程，出現(xiàn)了很嚴(yán)重的滯后性，導(dǎo)致了新時(shí)期醫(yī)院檔案管理無法掌握醫(yī)院工作人員的基本情況，對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生一定的影響。

（三）電子檔案系統(tǒng)的管理安全性得不到有效保障。隨著新時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，很多醫(yī)院對(duì)于人事管理也基本上都是采用電子信息庫(kù)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，但是信息化帶來便利的同時(shí)，也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性。比如說：電子檔案管理系統(tǒng)時(shí)常會(huì)受到病毒的侵犯，很容易使得一部分人事信息出現(xiàn)泄露甚至是丟失，這會(huì)對(duì)醫(yī)院工作人員帶來很多的困擾（如：推銷電話、貸款介紹等電話騷擾）。

（四）檔案調(diào)閱、歸還存在的問題。對(duì)于很多的人事檔案，在很多情況下也是避免不了調(diào)閱和查閱的，如果是電子檔案還好一點(diǎn)，一般不會(huì)出現(xiàn)損壞或者丟失等現(xiàn)象，但是，對(duì)于紙質(zhì)檔案來講，由于缺乏完善的調(diào)閱、歸還流程規(guī)定，使得檔案在流轉(zhuǎn)過程中缺乏必要的監(jiān)督，使得人事檔案很容易在調(diào)閱、歸還的過程中產(chǎn)生缺頁(yè)、破損等情況，對(duì)檔案信息的安全產(chǎn)生重大威脅。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作問題的應(yīng)對(duì)措施

（一）加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的保存完整性措施。1.防火。對(duì)于醫(yī)院紙質(zhì)版的人事檔案庫(kù)房管理上，要重視燈具、線路等其它電器的安裝安全性，選取相對(duì)較好的材料，消除這幾方面出現(xiàn)的火災(zāi)隱患，保證紙質(zhì)檔案庫(kù)的安全性。2.防水、防潮、防霉、防蟲。對(duì)醫(yī)院的紙質(zhì)人事檔案庫(kù)房管理，要注重做好庫(kù)房的溫濕控制，及時(shí)對(duì)庫(kù)房進(jìn)行溫濕度調(diào)整，積極做好防潮、防霉、防蟲，潮易生蟲，檔案易霉變，因此，檔案庫(kù)房中需要時(shí)刻備著防霉、防蟲藥品。3.防盜。人事檔案關(guān)系到很多工作人員隱私等情況，做好基本的防盜也很容易理解，就是檔案管理時(shí)，檔案存放地閑人免進(jìn)，安裝防盜報(bào)警裝置，假時(shí)安排工作人員值班，檢查庫(kù)房狀況。

（二）提升人事檔案的信息更新及時(shí)性。在醫(yī)院的人事變動(dòng)中，基本上都是“人檔不分離”“檔隨人走”，這就要求在很多情況下，醫(yī)院要注重人事檔案信息的及時(shí)更新，例如家庭住址、手機(jī)號(hào)碼、人事履歷記錄或者是一些培訓(xùn)總結(jié)等情況都需要在發(fā)生人事變動(dòng)是及時(shí)對(duì)這些信息進(jìn)行補(bǔ)充，重點(diǎn)關(guān)注那些常變動(dòng)的信息。在這一方面還要注意的是就是那些已經(jīng)退休離職的干部檔案問題，對(duì)于這些檔案管理人員不能忽視，雖然已經(jīng)保存了很長(zhǎng)時(shí)間，也不能對(duì)這些檔案進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的處理，需要檔案管理人員對(duì)這些檔案進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)進(jìn)行密封，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)聯(lián)系本人及時(shí)修正。

（三）推進(jìn)電子信息化進(jìn)行檔案管理。檔案現(xiàn)代化管理就是利用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)以往的、現(xiàn)有的檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的管制、利用。加深計(jì)算機(jī)電子檔案管理，減少檔案的儲(chǔ)存空間，操作簡(jiǎn)便，易于保存，也能很大程度上節(jié)約人力、物力、財(cái)力，提高檔案管理的工作效率。用現(xiàn)代化電子信息對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理模式，將人事檔案管理工作按照職位、類型、科室等進(jìn)行劃分，針對(duì)每個(gè)劃分進(jìn)行管理，擴(kuò)大檔案的存儲(chǔ)內(nèi)容和范圍，節(jié)省檔案管理時(shí)間，提高管理效率。與此同時(shí)還需要加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)更新，及時(shí)做好系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)措施，以避免網(wǎng)絡(luò)病毒或者黑客對(duì)系統(tǒng)的侵害和人事信息的保密性。

（四）優(yōu)化檔案調(diào)閱、歸還流程。檔案的調(diào)閱、歸還工作單靠人去監(jiān)督是萬萬不行的，必須要有程序上和證據(jù)的保障。首先，檔案調(diào)閱、歸還時(shí)都必須走正規(guī)手續(xù)，不能出現(xiàn)人來了就拿，拿了就走，歸還無定期，他人代替歸還等情況。其次，檔案調(diào)閱、歸還都必須有錄像取證，確保責(zé)任到人，不留紕漏。

三、結(jié)束語

醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分，在新時(shí)期，醫(yī)院對(duì)于人事檔案管理要引入科學(xué)的管理理念和現(xiàn)代化的管理技術(shù)進(jìn)行管理創(chuàng)新，提升人事檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院良好發(fā)展。