大型民營企業(yè)檔案存儲(chǔ)方式選擇

文/嵐橋集團(tuán)有限公司 王曉艷

對(duì)大型民營企業(yè)來講，在不斷發(fā)展的過程中，由于涉及到的工作內(nèi)容非常復(fù)雜，所以必須要加強(qiáng)對(duì)于各項(xiàng)工作的詳細(xì)記錄，并且形成完善的大型民營企業(yè)檔案管理體系，這樣才能夠促進(jìn)大型民營企業(yè)的業(yè)務(wù)正常開展，并且也能夠?yàn)榇笮兔駹I企業(yè)未來的發(fā)展提供真實(shí)全面的參考依據(jù)，所以在大型民營企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，最主要的是選擇恰當(dāng)?shù)臋n案管理模式，只有這樣才能夠保證大型民營企業(yè)自身的發(fā)展水平和整體質(zhì)量得到全面提升。

一、當(dāng)前大型民營企業(yè)檔案存儲(chǔ)存在的問題

（一）存儲(chǔ)條件比較惡劣。從目前來看，由于大型民營企業(yè)對(duì)檔案管理不夠重視，所以在檔案存儲(chǔ)方面往往會(huì)選擇利用庫房的方式，導(dǎo)致整個(gè)檔案存儲(chǔ)的環(huán)境非常的惡劣，不僅存在漏水的問題，而且有的庫房也存在一定的安全漏洞，這樣就導(dǎo)致大型民營企業(yè)檔案存儲(chǔ)受到影響，不僅導(dǎo)致檔案存放發(fā)生受潮變質(zhì)的現(xiàn)象，而且還容易造成檔案存放丟失等問題。

（二）缺少獨(dú)立檔案室。很多大型民營企業(yè)在快速發(fā)展的過程中，對(duì)檔案管理的投入比較少，所以導(dǎo)致許多大型民營企業(yè)沒有專門存儲(chǔ)檔案的部門以及住房。另外由于很多大型民營企業(yè)自身的檔案資料數(shù)量不多，所以就取消了設(shè)立獨(dú)立檔案室的計(jì)劃。

（三）檔案管理設(shè)備有明顯欠缺。在大型民營企業(yè)檔案資料管理的過程中，必須要通過現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)對(duì)各種檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。由于大型民營企業(yè)自身往往不夠重視，所以造成檔案存儲(chǔ)技術(shù)比較落后，缺乏配套的檔案管理設(shè)施，此外，在人員管理的過程中，很多大型民營企業(yè)缺乏對(duì)于檔案管理人才的培育和選拔，導(dǎo)致大型民營企業(yè)自身的檔案管理體系建設(shè)不完善。

二、檔案存儲(chǔ)方式的選擇

對(duì)于大型民營企業(yè)來說，在檔案存儲(chǔ)室建設(shè)的過程中，最主要的是保證兩個(gè)方面：第一是按照國家和地方的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來設(shè)置檔案管理室。第二是盡可能減少檔案管理室建設(shè)的費(fèi)用，并且能夠保證最大限度存儲(chǔ)檔案。很多大型民營企業(yè)在檔案管理室設(shè)置的過程中往往會(huì)直接利用辦公房、庫房或者閱覽室等來作為檔案管理室，但是由于庫房的租金隨著時(shí)間的發(fā)展而不斷增加，所以在選擇庫房的過程中，最主要的是考慮房租價(jià)格，此外要嚴(yán)格按照國家針對(duì)檔案庫房建設(shè)以及配置的要求進(jìn)行深入分析，并且要根據(jù)大型民營企業(yè)自身的實(shí)際檔案產(chǎn)生數(shù)量進(jìn)行判斷，只有這樣才能夠科學(xué)合理地保證檔案管理室建設(shè)的質(zhì)量和水平。在大型民營企業(yè)檔案存儲(chǔ)方式選擇時(shí)，最主要的是保證檔案的整體安全。此外還要加強(qiáng)對(duì)于檔案的成本方面的考慮，所以在大型民營企業(yè)檔案存儲(chǔ)方式選擇的過程中，要遵循以下原則:

（一）符合集團(tuán)集約化管理的原則。由于大型民營企業(yè)在經(jīng)營管理的過程中，最主要的目的就是有效控制成本并且提高大型民營企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)收益，而通過利用中心庫房的建設(shè)方式，不僅能夠增強(qiáng)固定資產(chǎn)投入的整體效益，而且還可以縮小管理的時(shí)空差，增強(qiáng)大型民營企業(yè)的應(yīng)變能力，符合大型民營企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營管理需求。此外通過對(duì)大型民營企業(yè)的檔案進(jìn)行實(shí)體化規(guī)范整理和數(shù)字化的加工，讓每一個(gè)大型民營企業(yè)都能夠擁有完善的數(shù)字檔案管理室，保證減少大型民營企業(yè)檔案實(shí)體化管理的流程，也能夠提高檔案異地保管的質(zhì)量。

（二）促進(jìn)大型民營企業(yè)知識(shí)資源管理。在大型民營企業(yè)檔案形成的過程中，是對(duì)知識(shí)的輸入分類加工的過程，所以在這一過程中所形成的檔案就是知識(shí)文件，所以這些知識(shí)檔案具有顯性化的特點(diǎn)。通過建立大型民營企業(yè)檔案館，利用信息化技術(shù)不僅能夠保證大型民營企業(yè)的知識(shí)檔案實(shí)現(xiàn)共享，而且還能夠擴(kuò)大大型民營企業(yè)檔案的整體覆蓋范圍。

（三）充分發(fā)揮大型民營企業(yè)檔案管理的文化功能。在大型民營企業(yè)檔案管理的過程中，最主要的是記錄大型民營企業(yè)自身的發(fā)展情況，通過將實(shí)物檔案以及紙質(zhì)檔案展出的形式，既能夠增強(qiáng)對(duì)員工的宣傳與推廣，而且也能夠營造良好的大型民營企業(yè)文化環(huán)境，提高大型民營企業(yè)員工自身的歸屬感。

（四）加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化存儲(chǔ)的質(zhì)量。對(duì)大型民營企業(yè)來說，通過數(shù)字化檔案管理的方式可以有效增強(qiáng)檔案存儲(chǔ)的質(zhì)量和水平，所以必須積極建設(shè)數(shù)字化檔案存儲(chǔ)平臺(tái)。在系統(tǒng)架構(gòu)的過程中，必須堅(jiān)持長遠(yuǎn)規(guī)劃與發(fā)展的需求，既能夠保證符合檔案管理的本身需求，又可以適應(yīng)未來發(fā)展，增強(qiáng)對(duì)于數(shù)字信息的保護(hù)。

三、結(jié)論

本文對(duì)大型民營企業(yè)民營檔案存儲(chǔ)方式進(jìn)行分析，深入總結(jié)了當(dāng)前大型民營企業(yè)檔案庫房在設(shè)置的過程中存在的不足，并且提供了相應(yīng)的解決對(duì)策，明確了檔案存儲(chǔ)方式的選擇原則，希望能夠?yàn)橥袠I(yè)的人員提供重要的參考。