事業單位新聘人員人事檔案管理工作研究

張靜

中圖分類號：F243 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）9-080-02

摘 要 我國作為一個社會主義國家，事業單位是由國家相關部門成立的，是由國家財政支持，承擔著相關社會職能的單位，事業單位的發展對于我國的經濟社會發展有著至關重要的影響，所以我國一直以來都十分重視事業單位的建設和發展問題。隨著市場經濟體制的逐漸健全，我國事業單位的改革也進一步深化，其中人事檔案管理工作作為事業單位的重要基礎管理工作，其質量會影響到事業單位的人員調動和工作的正常開展，影響事業單位職能的正常發揮，特別是對于新聘用的人員，人事檔案管理工作尤為重要。所以本文就對事業單位新聘人員的人事檔案管理工作進行重點研究，促進事業單位工作的正常開展。

關鍵詞 事業單位 新聘人員 人事檔案管理

事業單位在我國經濟社會發展中的地位是毋庸置疑的，特別是隨著我國市場經濟體制的不斷健全和發展，事業單位的發展也面臨著改革，事業單位的很多管理工作和相關職能都在不斷調整，這對事業單位在新時期的發展提出了更高的要求。在事業單位的眾多管理工作中，人事檔案管理工作是其中比較基礎的工作，該工作直接關系到事業單位的人事調動和職能的正常發揮。針對新聘人員，事業單位必須要對其進行有效的人事檔案管理，加強對新聘人員的了解，使其正常入職，迅速開展工作，促進新聘員工工作的有效開展。

一、事業單位新聘人員人事檔案管理存在的問題

（一）聘用前

事業單位對于我國經濟社會發展的重要性，使得事業單位的招聘也愈發受到重視，每年的事業單位招聘，對于應屆畢業生和待就業的人員來說，都是一項極大的招聘活動，我國每年事業單位的報考人數也在逐年增多，這給事業單位的招聘帶來了很大的壓力。我國事業單位的人才招聘是有著嚴格的規范和流程的，會給所有的應聘人員設置一個統一的招聘流程，對其進行統一的素質考核，然后將考核通過的人員安排在相應的單位和崗位上，對其進行聘用。在該過程中存在著一個比較明顯的問題，所有的事業單位部門考核的內容是一致的，也就是會對應聘人員進行素質的統一考察，卻并沒有根據相關部門和崗位的具體工作要求進行針對性的考核，整個招聘流程比較簡化和概括，缺乏針對性，這樣招聘到的工作人員很多無法適應工作崗位。

另外，事業單位在進行招聘時，會對所有的應聘人員進行人事檔案審核，審核其檔案資料，了解其政治面貌、過往經歷和能力素質等，可是一些事業單位會覺得這一過程不必要，所以就忽略了，擅自簡化了應聘審核流程，導致了整個招聘工作的規范性降低，同時還會在一定程度上影響到應聘人員的素質。

最后，事業單位人才招聘的程序比較多，所以該過程中需要處理的人事檔案資料也比較多，事業單位的人事檔案管理部門需要進行檔案資料的交接和管理，工作量比較大，很容易出現混亂，這給事業單位人事檔案管理工作增加了難度。

（二）聘用后

事業單位在進行新聘員工的人事檔案資料管理時，在辦完聘用手續之后，就需要為其建立檔案并接收檔案資料，將其入庫、管理，而這一過程中很容易出現問題。由于新聘人員的人事檔案資料需要從其他機構獲取和接收，所以可能在該過程出現檔案資料缺失或整理不規范的情況，一些檔案資料的內容并不規范，這樣事業單位就無法對其進行有效接收，而在人事檔案資料基礎上進行的新聘人員人事調動和崗位安排也會受到影響，對其后期的工資和職稱變動也會帶來不利。

另外，在聘用后，如果新聘員工的人事檔案資料不規范或不完整，那么人事檔案管理部門的工作人員還需要對其進行后期的整理和完善，這又是一項極其復雜的工作，會增加工作人員的工作量。

二、事業單位新聘人員人事檔案管理的要點

我國事業單位在開展新聘人員的人事檔案管理工作室，為了保證其質量，可以將工作的重點集中在聘用前、聘用時和聘用后三個階段上。

（一）聘用前

首先事業單位在正式聘用員工之前，需要先了解其基本的人事檔案資料，了解其基本信息，做好檔案審查，要在正式聘用之前看到應聘人員的人事檔案資料，并對其完整度和標準性等進行初步審核，審核通過之后才能正式聘用。在正式聘用之前，事業單位對應聘人員的人事檔案資料只能是借閱，同時還必須要嚴格遵循相關的人事檔案資料轉接流程，向檔案的轉遞部門出示公函，表明身份，同時對答案資料轉接的原因、時間和轉接方式等進行明確，不能隨意查看，在檔案轉接的過程中，要安排專門的人員進行傳遞，防止檔案資料丟失或損毀，在使用結束之后，需要及時歸還，如果已經決定聘用，還需要向傳遞機構出具證明。

在正式聘用前的人事檔案管理，主要是為了加強對應聘人員的了解，對其進行政治審核，審核期材料的真實性和政治傾向，了解其道德素養和社會關系，對應聘人員進行全方位的了解，確定其實際條件，能夠滿足事業單位的招聘要求。政治審查是事業單位人員招聘中必不可少的重要環節，政治審查必須要嚴格遵循相關的規范和流程進行，在審查結束之后，才能夠在單位內建立員工檔案。

（二）聘用時

如果事業單位對應聘人員的審查和考核通過了，這時就可以正式聘用，而在這時就需要對其進行建檔，在事業單位內部建立起員工檔案，將其所有的人事檔案資料轉接到事業單位中，對其進行整理和歸檔。在該過程中，人事檔案管理部門必須要對新聘人員的所有檔案資料進行嚴格審核，審核其完整性和規范性，然后遵循規定進行整理。

在新聘人員聘用時的人事檔案管理工作中，管理人員經常會發現新聘員工的相關資料不齊全，而事業單位要求所聘用的員工，其人事檔案資料必須要完整和真實，尤其是學歷證明、入團入黨的證明材料和學習經歷等材料，必須要齊全。這時就需要及時通知新聘人員，通知其根據相關的制度規范，合法追回缺失的材料。

（三）聘用后

事業單位的人事檔案管理是一項長期的工作，在聘用了新員工之后，還需要在其后期工作中持續進行人事檔案管理，而這時的管理工作主要集中在人事檔案的保管上，管理部門的工作人員必須要對所有新聘員工的檔案進行統一的整理、歸檔和保管，既要做好紙質文件的交接和保存，同時還要做好電子檔案的建檔和管理，在該過程中必須要做到保密，不能隨意泄露，如果需要調閱人事檔案，則必須要有相關部門領導的簽字證明才行。在新聘人員入職之后，隨著其工作的不斷開展，會產生更多的檔案資料，這時就需要檔案管理人員對其進行收集、甄別和管理，豐富員工的檔案。

目前計算機技術和信息技術在事業單位的工作中得到了有效的應用，所以事業單位在開展新品人員的人事檔案管理工作時，可以借助相關技術進行檔案的信息化管理，加強對電子檔案的利用。

三、提高事業單位人事檔案管理質量的有效策略

（一）加強對人事檔案管理工作的認識

人事檔案管理制度對于事業單位發展的重要性要求，我國事業單位必須要強化人事檔案管理工作，而首要的就是加強對人事檔案管理工作的認識，要求事業單位的領導必須要真切認識到人事檔案管理工作的重要性，端正工作態度，將人事檔案管理工作作為事業單位的日常管理工作內容，并對人事檔案管理工作的相關人員進行教育，使其也能夠端正工作態度，在工作時認真負責。另外，事業單位領導還需定期了解人事檔案管理工作的情況，可以制定一些激勵措施，激發員工的工作積極性，同時還要加大人事檔案管理工作中的人力、物力投資，為其提供足夠的支持。

（二）提高人事檔案管理人員素質

人事檔案管理人員的素質對于該工作的質量會有著直接影響，所以提高人事檔案管理人員的素質就是提高工作質量的有效方法。我國事業單位需要對人事檔案管理人員進行培訓，使其掌握更加先進的人事檔案管理理念和工作方法，尤其是要使其掌握信息技術和計算機技術，將其熟練應用學人事檔案管理工作中。事業單位想要提高人事檔案管理人員的素質，還可以進行外部招聘，招聘一些更高素質的人才從事人事檔案管理工作。

（三）完善人事檔案管理制度

完善的管理制度能夠保證人事檔案管理工作的順利開展，保證其規范性，所以事業單位需要完善當前的人事檔案管理制度，要根據我國的社會形勢以及事業單位的發展要求，制定出更加可行的合理的人事檔案管理制度，對原有的制度進行補充和完善，對于其中一些工作規范類的要求，則要更加詳細和明確，從而達到有效的規范和管理效果。

（四）完善人事檔案管理技術

信息技術和計算機技術的發展給事業單位的人事檔案管理工作提供了更多的便利，對于提高人事檔案管理工作的效率和質量有著積極作用。所以在我國事業單位開展人事檔案管理工作時，可以完善人事檔案管理技術，引進各種先進的信息技術和計算機技術，促進人事檔案管理工作向著信息化和數字化的方向發展，建立電子檔案，保證人事檔案的安全性和使用便利性，提高人事檔案管理工作的質量。

四、結語

綜合上文內容可以得知，隨著我國社會主義市場經濟體制的不斷發展，我國事業單位的發展也面臨著新的形勢，事業單位的升級和改革正在如火如荼的開展，自然事業單位的管理工作也會受到影響。在事業單位的眾多管理工作中，人事檔案管理是其中的重要基礎工作，對事業單位人力資源的調配和使用會產生直接影響。而對于新聘員工來說，事業單位往往對其不夠熟悉，也無法準確進行崗位安排，只能加強對其在聘用前、聘用時和聘用后的人事檔案管理，幫助事業單位領導了解新品員工的素質和能力，對其進行合理的崗位安排，使新品員工能夠迅速適應崗位，正常開展工作，保證事業單位職能的正常發揮。

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