完善社區服務中心檔案管理的措施

文/內蒙古興安盟突泉縣突泉鎮街道管理服務中心 彭建玲

社區服務中心檔案管理，能夠促進城鎮基層組織建設，完善社區服務功能，有利于提高社區服務中心工作質量。但是從現階段我國社區服務中心檔案管理的情況來看，其中還存在一些不容忽視的問題，比如管理體系不完善、檔案管理方式陳舊等等，這在一定程度上阻礙了檔案管理的開展，基于此，強化社區服務中心檔案管理力度，進一步促進檔案管理工作的完善已經成為社區服務管理的重要內容。

一、社區服務中心檔案管理的意義

社區檔案是記錄社區活動重要信息的載體，包括文字、影像、表格等多種形式。社區服務中心結合實際情況，將檔案進行分類，比如基礎設置檔案、財務檔案、文書檔案等等，這些檔案能夠為社區服務工作提供指導，也記錄社區服務中心發展建設的重要憑證。社區活動是一項持續時間比較長，并且較復雜的工作，這一工作的主要責任就是化解人與人、人與社會之間出現的問題。社區服務中心的工作存在于人們生活中的各個領域，進而其檔案中存儲的內容也豐富起來。社區服務中心開展工作之前，需要對其服務范圍內的居民情況進行了解，這樣才能保證各項活動能夠有序開展，與此同時，檔案工作者還要對活動中的重要信息、活動內容進行詳細記錄，整理、歸納后收入檔案，為日后相關工作的開展提供參考。社區服務中心檔案管理的關鍵，是全面掌握社區內部相關人員以及群眾的情況，根據群眾需求組織服務工作，在這個過程中工作人員要積極與群眾進行交流和溝通，獲取群眾的信任，建立和諧的社區關系，最終達到提高社區服務質量與群眾生活品質的目的。

二、社區服務中心檔案管理的完善措施

（一）加強宣傳力度，提高檔案管理人員的管理意識。社區服務中心檔案管理工作開展時，應該利用各項宣傳手段，不斷提高檔案管理人員的管理意識，使其綜合素質能夠全面提高，進而能夠提高檔案管理工作的效率，區別社區服務中心管理工作能夠越來越規范越來越科學，保證所有檔案資料都能完整且系統，避免檔案出現隨意放置有所損壞等現象發生。比如：社區服務中心通過定期開展宣傳教育活動，普及相關法律、法律，提高檔案管理人員遵紀守法的意識，實現檔案管理規范化；通過安排管理者參與培訓學習活動，提高其檔案管理技能，促進先進管理理念與管理技術的引入，提高檔案管理隊伍整體素養；制定完善的監督、管理體制，定期開展檔案工作檢查與監督工作，嚴格按照規章制度的要求，對不規范行為進行嚴懲，獎勵表現突出、成績優異的工作人員；建立激勵機制，對工作認真負責、工作實效高的管理者進行提拔或者獎金鼓勵，最大限度地激發管理者工作效率；結合實際社區中心服務內容以及工作需求，靈活運用宣傳策略，強化管理者管理意識與服務意識，促進檔案管理工作水平提升。

（二）完善管理制度，為檔案管理工作提供有力支持。社區服務中心檔案管理工作開展時，應該結合社區服務中心檔案的相關內容和特點，制定出對應的系統性檔案管理體系，確保檔案工作能夠規范、有序地進行，不斷推動社區服務中心的發展。社區服務中心的檔案管理人員，應該根據方案的相關法律要求，有針對性地對資料管理制度內容進行完善，尤其是在檔案信息資料的收集、歸納、管理、使用等流程的管理，內部必須要詳盡，能夠保障其中每個環節的規范性、安全性，避免檔案信息資料丟失，或被篡改。采用動態監督管理機制，隨時關注檔案管理情況，一旦發現檔案信息丟失，或者檔案損害等情況，必須要立即采取措施進行補救，確保檔案信息的完整性、真實性、可靠性。社區服務中心檔案管理工作內容多，管理范圍廣，因此工作內容相對繁雜，對檔案管理者專業素養、管理技能、工作態度等方面的要求很高。比如：社區服務中心應該定期開展相關專項會議，在會議中針對檔案管理工作中的典型問題，以及普遍性問題進行研討，明確檔案管理工作重要性，將檔案管理工作的責任落實到人頭，在問題發生時能夠立即找到相關責任人，解決問題，保障檔案管理實效。另外，建立完善、科學的檔案管理監督機制，強化檔案管理監督、檢查力度，通過監督、檢查、管控等手段，保障檔案管理質量，結合相關法律法規，促進檔案管理規范化、制度化。社區服務中心檔案的相關人員，要端正工作態度，能夠積極投入到本職工作，積極參與相關培訓與宣傳活動，不斷提高自身專業技能與工作效率，為社區服務中心檔案管理工作提供最有利的支持。

（三）建設硬件設備，保障檔案管理工作的順利開展。社區服務中心檔案管理工作的有效開展，離不開一些硬件設施的配置，所以，社區服務中心的相關部門，應該定期檢查并且維護硬件設施，同時要結合實際情況，不斷提高硬件設施等的配置情況。首先，對于檔案存儲的庫房，應該做好潮濕、灰塵、陽光、高溫、蟲害等的防護，購買相應設備，檔案管理部門應該設置對應的崗位，有專人負責管理和維護硬件設備。做好檔案管理環境建設，電子檔案儲存過程中計算設備可能會因為一些外部因素，導致檔案信息資料的丟失或者損壞，比如，室內溫度、濕度等，因此，檔案管理者要定期對檔案室環境進行檢查，將可能會導致計算機系統故障的因素一一排除。社區服務中心的檔案管理工作中，還應該結合現代社會的發展，設置一些專業的現代化設備，如照相機、攝影機、掃描儀、打印機以及計算機等，這些設備能夠幫助檔案管理人員更加高效地開展工作，這些設備在進行檔案的立卷、檢查、查詢、編目、統計以及借閱等內容中，都會用到，有效利用這些設備，一方面可以大大提高工作效率，另一方面還能夠有效存儲檔案信息，作為一種備份。

（四）利用信息技術，提高檔案管理質量和效率。在現在這個信息社會，傳統的社區服務中心檔案管理方式已經老舊，不適合當前的時代要求，也不能滿足現代人們的需要，并且還會消耗較多的資源。在社區服務中心開展檔案管理工作，應該引入信息化的技術手段，利用現代信息技術的電子檔案的形式，取代傳統的紙質版存儲方式，建立全面現代化電子化管理的社區服務中心檔案，最大程度上保證檔案資料的完整性，同時也會大大節約資源的使用。電子版檔案比紙質版檔案更具有存儲優勢，一方面大大節約存儲的空間和人力，另一方面保存的時間也延長了。電子版檔案的存儲形式多樣化，可以用光盤、硬盤、U盤等形式進行存儲，不僅可以節約存儲的空間，還會降低檔案管理人員的整理和維護的時間，大大降低檔案管理人員的精力和時間成本，全面解放了一些人力資源，并且電子檔案存儲更加安全，傳統紙質版檔案保存時會受到一些溫度和環境的影響，造成損壞，而電子檔案的保存不會受到這些環境等外界因素的影響。社區服務中心檔案管理部門想要實現電子化檔案管理，所以，一定要對相關的管理人員進行信息技術的培訓和指導，保障檔案信息化管理的順利實施。

三、結束語

在信息化時代，人們的生活節奏越來越快，對生活品質的要求也在不斷提高。社區服務中心作為基本社會保障體系重要組成部分，其在人們生產、生活中發揮著不可取代的作用。為了給城鎮居民提供更加優質的服務，為居民營造更加積極、健康的生活氛圍，社區服務中心應該通過強化內部管理，提高社區工作質量。尤其是在檔案管理方面，相關工作人員應該積極引入先進的技術手段，構建完善的檔案管理制度，通過一系列相關對策，提高社區服務中心檔案管理水平。