淺談墓地檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)途徑

文/洮南市逸園公墓管理處 曹麗

隨著社會的發(fā)展，消費(fèi)水平逐漸提升，群眾對墓地服務(wù)要求日益提高。墓地單位服務(wù)最基本的就是檔案管理工作，要想提高服務(wù)水平以及服務(wù)質(zhì)量就需要與時俱進(jìn)，規(guī)范化管理檔案工作，讓檔案工作在墓地服務(wù)中發(fā)揮其重要作用。對此我們要充分認(rèn)識到信息化技術(shù)的作用，將其科學(xué)合理地引入到墓地檔案管理中，為墓地檔案的收集、存儲、管理與利用創(chuàng)造更加有利的條件。

一、墓地檔案的職能定位

在墓地檔案管理工作當(dāng)中，主要包含以下幾方面的職責(zé)：一是墓地檔案管理要規(guī)范化，墓地檔案管理要在遵紀(jì)守法的條件之下，接受上級領(lǐng)導(dǎo)的工作命令，逐漸加強(qiáng)管理上的規(guī)范性。二是墓地需要“共享資源”，在墓地業(yè)或者是在相關(guān)范圍之內(nèi)，定期公開墓地相關(guān)檔案，增加墓地行業(yè)的檔案交流，拓寬墓地改革的宣傳面，增加墓地改革的效率性。三是需要加強(qiáng)對墓地檔案管理的分類，給墓地改革宣傳鋪路，給上級領(lǐng)導(dǎo)部門決策提供相關(guān)的依據(jù)。四是需要推進(jìn)墓地檔案管理的科學(xué)發(fā)展，在檔案管理工作中融入現(xiàn)代化技術(shù)，以此實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的墓地檔案管理，為本單位以及墓地行業(yè)的管理提供便利，從而為全社會提供更加高效、快捷的查詢服務(wù)。

二、當(dāng)前墓地檔案管理工作中存在的問題

當(dāng)前，我國墓地檔案信息化管理還存在很多的不足之處，主要體現(xiàn)在以下方面：一是區(qū)域不同重視程度不同。有的市縣認(rèn)為殯儀館的工作是火化相關(guān)的服務(wù)，都以為檔案管理可有可無，導(dǎo)致檔案管理不完善；有的地方墓地檔案管理只是報數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)沒有錄入系統(tǒng)。二是有的墓地檔案管理工作人員文化程度不高。檔案工作人員高中及高中以下文化程度占比60%左右。部分檔案工作人員系統(tǒng)操作不熟練，導(dǎo)致在報數(shù)據(jù)時拖沓、不完善、缺乏規(guī)范性。三是墓地的設(shè)備設(shè)施欠缺。當(dāng)前部分墓地檔案管理仍然在使用電話線撥號上網(wǎng)，電腦設(shè)備設(shè)施老舊，網(wǎng)速緩慢、不穩(wěn)定、沒有安全性等相關(guān)的問題。四是墓地檔案管理缺乏規(guī)范性。相關(guān)部門對墓地檔案管理工作不重視，對墓地檔案管理經(jīng)費(fèi)投入較少，導(dǎo)致墓地檔案管理缺乏規(guī)范性，例如在我國煙臺市牟平區(qū)以及微山、臨沭、平原等縣墓地檔案管理中心，至今都沒有設(shè)立墓地檔案管理。五是墓地檔案管理工作人員水平能力不足。墓地檔案管理有很強(qiáng)的政策、專業(yè)以及機(jī)密性能，墓地檔案管理工作人員需要有很好的管理水平能力，因此對檔案管理人員的專業(yè)技能水平有較高的要求。此外，墓地檔案管理人員還必須具備愛崗敬業(yè)、保守秘密的職業(yè)道德。然而由于墓地檔案管理工作比較特殊性，檔案工作人員每天都在重復(fù)著同樣的工作，所以沒有時間重新學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識，因此在一定程度上拉低了檔案管理的水平。

三、加強(qiáng)墓地檔案管理規(guī)范化水平的具體措施

（一）提高思想認(rèn)識，打造墓地為民服務(wù)平臺。隨著社會的日益發(fā)展進(jìn)步，墓地檔案管理工作開始逐漸受到上級有關(guān)部門的關(guān)注。現(xiàn)如今，還有很多墓地檔案管理仍然依靠傳統(tǒng)的服務(wù)方式，沒有辦法跟上當(dāng)代社會發(fā)展和進(jìn)行的腳步。現(xiàn)階段，以信息化為支撐點(diǎn)，創(chuàng)造墓地檔案管理平臺是必經(jīng)之路，這也是提升墓地服務(wù)水平的重要保障。墓地檔案管理反映的是墓地服務(wù)、墓地改革、墓地文化等幾方面的基本憑證以及依據(jù)，是建立健全完善人口信息化數(shù)據(jù)的組成部分。各個地區(qū)需要加強(qiáng)墓地檔案管理工作，設(shè)施配備齊全，盡可能、盡快地在系統(tǒng)中補(bǔ)錄寄存的檔案，完善檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，給群眾、上級部門查詢檔案提供便捷的服務(wù)，避免不法分子倒賣火化證、以罰代化等檔案管理的漏洞，提升火化率，讓墓地檔案管理規(guī)范化。

（二）將公墓檔案做精做實(shí)。墓地檔案管理單位應(yīng)該對公墓檔案的相關(guān)配備設(shè)施重視起來，把基礎(chǔ)性建設(shè)作為重點(diǎn)，加強(qiáng)墓地檔案管理的精準(zhǔn)性。第一，盡可能地完善公墓檔案管理工作。公墓單位的職責(zé)隨著社會的發(fā)展也發(fā)生了改變，與此同時也增加了工作人員的工作量，因此需要錄入更多的檔案資料，這就需要更加準(zhǔn)確、完善的檔案服務(wù)。第二，做好公墓檔案管理工作。在建立基本的檔案信息之后，盡快對檔案資料進(jìn)行分門別類，做好檔案的有序歸類，保證檔案質(zhì)量的提升。

（三）增加投入，更新管理設(shè)備。檔案管理的相關(guān)設(shè)備實(shí)施對檔案管理很重要，如果想順利地開展檔案管理工作，需要借助好的設(shè)備設(shè)施，以此實(shí)現(xiàn)規(guī)范化檔案管理工作，所以，墓地檔案管理中心應(yīng)該配備足夠的經(jīng)費(fèi)在檔案管理方面，保證最基本的配備設(shè)施，比如檔案柜、除濕器、滅火器以及空調(diào)等配備齊全，與此同時，不能讓檔案庫房、查閱室以及辦公室在一起，需要分隔起來，此外還需要做好檔案安全保護(hù)措施，避免發(fā)生檔案丟失的現(xiàn)象，從而實(shí)現(xiàn)墓地檔案管理的規(guī)范性。

（四）強(qiáng)化信息系統(tǒng)應(yīng)用，提高墓地服務(wù)水平。墓地檔案管理服務(wù)系統(tǒng)包含了墓地的各類服務(wù)內(nèi)容，所有相關(guān)的功能以及數(shù)據(jù)都具有相應(yīng)的作用。所以墓地檔案管理需要進(jìn)行信息化建設(shè)，把檔案管理系統(tǒng)和單位服務(wù)系統(tǒng)連接起來，將業(yè)務(wù)辦理和檔案管理相結(jié)合，把墓地檔案管理信息化、規(guī)范化服務(wù)融合，不斷優(yōu)質(zhì)管理服務(wù)，提升檔案管理的服務(wù)水平。民政部門應(yīng)該把墓地信息化作為社會事務(wù)工作考核的重點(diǎn)工作，定期對墓地檔案管理單位進(jìn)行督查、考核。

（五）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，建設(shè)高素質(zhì)墓地隊(duì)伍。人才的建設(shè)是發(fā)展信息化服務(wù)的基石。因此，上級部門需要加強(qiáng)對墓地檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，組織具備較高業(yè)務(wù)能力水平的人員對基層的墓地檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。相關(guān)部門需要把人才的培養(yǎng)作為工作的重點(diǎn)，注意選拔計算機(jī)方面的人才。建立健全培訓(xùn)的規(guī)章制度及相應(yīng)的考核機(jī)制。墓地檔案管理人員的專業(yè)能力水平直接影響著檔案管理的效果。對于墓地檔案管理人員而言，必須要運(yùn)用各種方法不斷地提升自己的專業(yè)能力，比如自己學(xué)習(xí)、參加培訓(xùn)等等，熟悉墓地檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)和基礎(chǔ)的操作，運(yùn)用科學(xué)高效的管理方法來提升檔案管理的效果。與此同時，還要積極探究新的檔案管理技術(shù)和理念，從而讓墓地檔案管理更加科學(xué)、高效的發(fā)展。

（六）利用信息化成果，積極推進(jìn)墓地改革發(fā)展。隨著我國依法治國的發(fā)展，墓地工作依法辦事、規(guī)范化已成為當(dāng)代墓地事業(yè)發(fā)展不可或缺的部分。為此，墓地單位要以信息化建設(shè)為載體，運(yùn)用信息化發(fā)展的成果，把墓地法規(guī)建設(shè)以及信息化建設(shè)高效地結(jié)合起來。一方面，要在信息系統(tǒng)落實(shí)相關(guān)的規(guī)章制度，從而實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理；另一方面，要完善相關(guān)制度，促進(jìn)信息系統(tǒng)的完善性，保證系統(tǒng)的運(yùn)行，數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性以及全面性。通過制定相關(guān)的墓地信息標(biāo)準(zhǔn)，按照標(biāo)準(zhǔn)的方式進(jìn)行管理，確保統(tǒng)一的數(shù)據(jù)精準(zhǔn)和規(guī)范性，以此實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理，進(jìn)而為墓地的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

四、結(jié)語

總而言之，要想提升墓地檔案管理的規(guī)范性，并不是讓計算機(jī)替代人工，而是需要把先進(jìn)的檔案管理方法融入進(jìn)來，根據(jù)墓地檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行完善，不間斷地提升檔案管理人員的自身素質(zhì)，從而促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。