醫院文書檔案管理存在的問題及對策

文/吉林省人民醫院 張超

文書檔案管理作為單位檔案存在的基礎，已經成為檔案管理水平衡量的重要指標之一。因此在醫院文書檔案管理中，就要做好收集、整理、統計與歸檔等工作，在提高管理水平與能力的基礎上實現科學化管理目標。

一、醫院文書檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度完善度不高。我國《檔案法》中明確提出，檔案要由本單位中的檔案部門進行統一化管理，但是對于醫院來講，受到歷史發展等因素的影響，使得在各項業務開展中所形成的檔案主要以各部門分散管理為主，而醫院中的檔案管理室更多的是保存醫院中的文書檔案，這樣也就出現了醫院文書檔案管理制度不到位等問題。其次，在一些醫院中并沒有落實統一的標準與保管制度，在管理質量上表現出了參差不齊的現象，不僅降低了檔案的使用率，同時也導致工作銜接度不高，影響到了醫院的發展。

（二）管理職責明確度不高。由于檔案管理工作涉及面相對廣泛，因此在各部門工作中都會產生出一定量的檔案，但并非只有醫院中的綜合檔案部門需要進行檔案管理，而是要求個部門都要參與到文書檔案管理中去。目前一些醫院中的綜合檔案管理工作人員在工作中難以與其他部門中的檔案人員進行配合，不僅降低了工作質量，同時也出現了職責劃分不準確等問題。加之在一些部門中由于工作人員注重自身工作便捷性，在工作中存在著檔案管理隨意性較大等問題，尤其是對于一些具有實際價值的文件常常難以及時送入到檔案室中，造成了文書檔案出現了完整度不足等問題。

（三）工作人員專業性不高。在醫院中開展檔案管理工作的人員必須要嚴格按照所設計的標準與規范進行管理，確保文書檔案信息的完整性與安全性。但是在一些醫院中雖然對檔案管理工作人員進行了專業化的培訓，但是對于其他部門的文書檔案管理人員來說，卻很少進行管理培訓，造成了其專業知識與技能嚴重不足，法律法規意識不強，尤其是對于一些醫院中的管理者來講，并沒有認識到文書檔案的重要性，這樣也就造成了檔案管理質量不高，甚至出現一些材料隨意堆放的現象，從而也就影響到了后期的使用。在一些醫院中還存在著檔案管理人員主要以兼職人員為主，而這些兼職人員卻并沒有經過專業化的培訓，在人員配備上表現出了隨意性較大的現象，不僅加大了工作流動性，同時也影響到了文書檔案管理工作的正常開展。

二、提高醫院文書檔案管理效果的措施

（一）完善規章制度。醫院想要實現長遠的發展目標，就要堅持從我國現行的相關法律法規出發，實現科學化管理目標，建立完善的管理制度，確保管理工作的有序開展。通過對工作實際情況進行分析，在完善檔案管理規章制度的基礎上來保證各項工作順利開展。醫院中的管理者也要清楚認識到文書檔案管理工作的重要性，給予一定的支持與幫助。在具體工作中不僅要規范病案記錄與護理日記等，同時也要完善其他制度，實現有序可查、開發利用的發展目標。可以說現階段醫院文書檔案管理在規章制度上還處于逐漸完善的階段，所以就要加大貫徹執行力度，轉變傳統的管理格局，在實現集中統一化管理的基礎上實現可持續發展目標。

（二）做好獎懲工作。醫院在工作中要提升對文書檔案管理工作的領導能力，確保各項制度能夠全面落實到各個環節中。因此在醫院中就要從頂層設計出發，利用檔案管理來完善醫院管理工作，同時還要結合具體管理活動加大研究力度，將具體責任與目標落實到管理中去，實現科學化考核與研究，保證檔案歸檔工作的完整性。其次要求醫院中要及時將文書檔案管理工作納入到總體發展規劃中去，結合具體工作情況，制定出年度工作計劃，實現協調管理目標，保證工作的全面開展。只有掌握具體的規范與管理制度，才能更好地進行管理，才能實現布置、檢查、總結、驗收等工作的有效進行。

（三）打造專業化管理隊伍。在醫院文書檔案管理工作中就要從具體體系發展入手，建立專業化的管理團隊，確保專職人員與兼職人員比例的合理性，從而提高文書檔案管理效果。因此醫院中的管理者要做好人才引進工作，打造出專業化的隊伍，提高工作人員專業性。通過醫院中的管理者承擔領導，在協同各辦公室主任的基礎上來形成高效化管理模式，為醫院文書檔案管理工作營造出良好的管理環境。其次，要做好專業活動與社會活動的結合，鼓勵專業人員進入到醫院中進行專題講座或是可以借助交流工作體會等來充實醫院內部管理能力，只有對醫院文書檔案管理人員進行專業化培訓，才能確保其能夠掌握專業知識，保證知識結構的完整性，在延伸知識視野的同時做好文書檔案管理工作創新，確保工作的順利開展。只有真正掌握先進的管理技術與理念，才能提高工作質量，才能從被動的工作模式中解放出來，形成主動管理意識，在主動學習與探究中成為滿足社會發展要求的復合型專業人才。

（四）做好宣傳工作。只有不斷加大宣傳力度，才能調動醫院中全體職員的檔案管理意識，才能主動配合管理工作人員進行檔案管理。文書檔案工作并不是單純依靠檔案管理工作人員自身就可以實現的，而是需要全體職工的共同參與。所以要想確保各職工能夠參與到管理工作中去，首先，就要做好動員工作，結合檔案管理重點，利用有效渠道進行宣傳。但是在宣傳中還要確保思維的合理性，通過創新工作方法，提高宣傳的新穎性。其次，醫院在開展宣傳工作時還要綜合自身實際情況，找準宣傳工作重點，在保證工作針對性的同時來實現專人負責，提高宣傳力度。如從病例的方案管理工作出發，積極開展專項工作，然后延伸到財務、文書檔案等方面。最后，要做好活動深入工作，確保文書檔案管理工作的專業性與權威性。只有加大宣傳管理力度，才能找準工作重點，才能實現檔案管理建設目標，確保各職工能夠形成正確的管理意識，確保醫院文書檔案管理工作的有序開展。

（五）做好工作創新。首先，在醫院文書檔案管理工作中就要從具體工作環節入手，形成專業化管理工作思路，在提升宣傳力度與吸引力的同時來保證內容的豐富性。如在醫院活動中增加文藝會演或是先進任務典型事跡宣傳等，以此來保證工作形式的新穎性。只有找準工作的切入口，才能更好地進行宣傳，才能達到宣傳的目標。所以在醫院中就要掌握群眾關心的熱點，引進多媒體技術等，在延伸工作層次的基礎上來提高影響范圍。如各文書檔案管理人員參與知識競賽，綜合黨支部等優勢，確保宣傳工作的順利進行。其次，要采取先進的管理手段，實現信息化管理目標。通過將檔案信息轉變為醫院信息的重要組成之一，以此來引入到管理網絡系統中，實現綜合開發與利用目標。此外，還可以采取第三方托管模式，解決醫院檔案管理空間不足等問題。

三、結語

綜上所述，在醫院文書檔案管理工作中就要從具體工作內容出發，結合工作重點，在加大研究力度的基礎上來完善規章制度，實現科學化管理目標，確保文書檔案管理硬件與軟件上的協調性，在掌握先進技術與知識的同時來滿足醫院發展需求。