提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略

文/西南油氣田燃?xì)夥止?魏玥科

辦公室是處理企業(yè)眾多事務(wù)的重要場所，工作量很大，需要文秘人員眼觀六路、耳聽八方，既能把所有工作顧及到，又能保證質(zhì)量。所以在選擇文秘人員的時候要嚴(yán)謹(jǐn)仔細(xì)，要熟悉企業(yè)的基本業(yè)務(wù)，熟練掌握電子設(shè)備的使用，語言恰當(dāng)且應(yīng)急能力強(qiáng)，這樣才能支撐起辦公室的工作，起到承上啟下的作用。本文提供了幾點(diǎn)提高文秘質(zhì)量和水平的有效策略，為企業(yè)提供大致的方向。

一、企業(yè)重視文秘工作并提供各方面支持

企業(yè)之所以強(qiáng)大是因為內(nèi)部結(jié)構(gòu)合理，整體性強(qiáng)，辦公室作為企業(yè)的重要辦公部門，起到連接上下級的作用。但是現(xiàn)階段我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展飛快，企業(yè)也隨之快速發(fā)展，企業(yè)原有的配置反而不足以維持工作。以辦公室的工作為例，企業(yè)的發(fā)展帶來了許多新產(chǎn)業(yè)和新任務(wù)，文秘人員的工作增加了很多。企業(yè)需要重視辦公室文秘的工作，在各方面為辦公室文秘的工作提供便利。比如在選擇文秘人員的時候，企業(yè)可以提供資金支持，重視選拔過程，為辦公室選擇優(yōu)秀的人才；在文秘的日常工作中，企業(yè)需要進(jìn)行大致的觀察和引導(dǎo)，為文秘提供學(xué)習(xí)資源，讓文秘工作盡快融入企業(yè)。

二、增加辦公室文秘人員數(shù)量

眾所周知，企業(yè)單位的產(chǎn)業(yè)鏈較長，會有各種類型的工作需要整理。企業(yè)辦公室文秘工作量大，經(jīng)常需要加班加點(diǎn)，使得許多工作人員不愿意全身心投入到辦公室文秘工作中去，這導(dǎo)致了文秘人員數(shù)量難以滿足企業(yè)辦公室文秘工作的需要。大量的辦公室文秘工作使得企業(yè)不得不選擇臨時或兼職的文秘人員進(jìn)行處理，但是普通文秘人員由于沒有經(jīng)過培養(yǎng)和訓(xùn)練，專業(yè)能力較差，往往不能很好地完成企業(yè)辦公室的大量工作，這給企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)帶來了或多或少的阻礙。在培養(yǎng)出優(yōu)秀專業(yè)的文秘之前，企業(yè)必須增加文秘人員數(shù)量，并合理分配工作任務(wù)，以數(shù)量來彌補(bǔ)質(zhì)量的欠缺。比如一個人的工作兩個人來做，特定的文秘人員只做特定部分的工作，緊急情況時在辦公室主任的指導(dǎo)下共同應(yīng)對。這樣雖然多付了職工薪酬，但辦公室的工作也得到了暫時性的提速，不失為一種有效的方法。

三、加強(qiáng)培訓(xùn)，健全辦公室工作制度

企業(yè)在聘用臨時文秘的同時要加快培訓(xùn)專業(yè)文秘的腳步，為辦公室工作的長久發(fā)展提供動力。辦公室文秘必須經(jīng)過企業(yè)的專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)可以分為三個步驟：一是要考驗文秘人員的心理素質(zhì)和動手能力，這是為了應(yīng)對平常繁多的文件和突發(fā)的緊急情況。二是要引領(lǐng)文秘人員熟知企業(yè)的各方面工作流程，這是為了讓辦公室工作與企業(yè)工作無縫對接。三是要鍛煉文秘人員的語言能力和處理人際關(guān)系的能力，這是為了應(yīng)對各種各樣的客戶，為企業(yè)贏得良好的形象。

辦公室同樣要建立完整的制度條例，要對文秘進(jìn)行行為規(guī)范。比如遵循職業(yè)道德規(guī)范，嚴(yán)格要求自身，保證良好的工作態(tài)度和職業(yè)素養(yǎng)，自覺遵守公司的規(guī)章制度；努力提高自身的職業(yè)素養(yǎng)和辦事水平；提高辦事效率和質(zhì)量；服從上級安排，利用自己的專業(yè)能力維持企業(yè)辦公室工作的有序運(yùn)轉(zhuǎn)。培訓(xùn)和建立制度是對文秘人員專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)過程，是對辦公室工作質(zhì)量和水平的有效提升，如果辦公室文秘能夠自覺遵守以上原則性要求，那么辦公室工作質(zhì)量就會得到有效的提升。

四、附加必要的獎勵制度

企業(yè)根據(jù)員工的工作制定獎勵制度可以說是關(guān)愛員工、激勵員工、督促員工的有效手段。制定合理的獎勵制度不僅適用于辦公室，同樣適用于企業(yè)所有部門，員工物質(zhì)上或名譽(yù)上得到了獎勵，工作態(tài)度就會積極向上。

制定辦公室文秘的獎勵制度，主要內(nèi)容就是確定獎勵原則：多勞多得原則和公開性原則。文秘在工作量巨大的情況下基本完成任務(wù)的，應(yīng)當(dāng)給予“優(yōu)秀獎”，可以獎勵生活用品、紀(jì)念品或適當(dāng)?shù)莫劷穑晃拿卦诠ぷ髁烤薮蟮那闆r下完成全部任務(wù)且質(zhì)量較高的，應(yīng)當(dāng)給予“超越獎”，要獎勵數(shù)額合理的獎金。在獎勵制度中公開性原則也是十分必要的，它代表著公平性，能夠使文秘人員信服并且正視自己。辦公室文秘工作獎勵制度不斷激勵著文秘人員發(fā)揮自己的能量，使其得到滿意的回報。

五、結(jié)束語

綜上所述，辦公室文秘的工作十分重要。負(fù)責(zé)各種文件的起草、裝訂及傳遞工作；及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦工作；文件的回收工作；各種會議的記錄工作。辦公室文秘的職業(yè)能力關(guān)系著企業(yè)工作的進(jìn)度，企業(yè)在選擇文秘人員時應(yīng)該依據(jù)本文所提觀點(diǎn)進(jìn)行專業(yè)的選拔，要重視辦公室文秘工作，對文秘的各方面能力進(jìn)行培訓(xùn)，加以提高。在企業(yè)激烈競爭時期，擁有專業(yè)的文秘人員相當(dāng)于有了“潤滑劑”，能夠使企業(yè)健康發(fā)展。